Licencias con Sueldo para Estudios

El(La) Director(a) Ejecutivo(a) podrá autorizar la concesión de licencias con sueldo para estudios a los empleados, conforme a las normas que se establecen a continuación. A tales fines, se consignarán los fondos necesarios en el presupuesto de la ASEM dependiendo de la capacidad fiscal. Las licencias así determinadas formarán parte del Plan de Adiestramiento, Capacitación y Desarrollo que se desarrolle anualmente. 85 1. Disposiciones Generales Será responsabilidad de la Oficina de Recursos Humanos el determinar el número y las áreas de estudio en que se ofrecerán las licencias con sueldo para estudio a base de las necesidades de puestos de la Administración y la dificultad de reclutamiento. Esto condicionado a que la situación fiscal de la ASEM lo permita. Se anunciarán las oportunidades para el otorgamiento de licencias con sueldo para estudios, mediante la publicación de un aviso público. La ASEM notificará el número y clase de licencias con sueldo para estudios que se ofrecerán, así como los requisitos que habrán de exigirse para la admisión de solicitudes, la última fecha para radicar las mismas y cualquier otra información pertinente. Como norma general las licencias con sueldo para estudios serán otorgadas para comenzar estudios durante la sesión académica de otoño (agosto) de cada año. Los candidatos competirán en igualdad de condiciones. Todo aspirante a una licencia con sueldo para estudios deberá someter su solicitud cumpliendo con los requisitos que establezca la ASEM, no más tarde de la fecha establecida en la convocatoria que se emita y se publique para conocimiento de los interesados. Cuando convenga a las necesidades del servicio, el(la) Director(a) Ejecutivo(a) podrá extender el período para el recibo de solicitudes o cancelar la convocatoria. En cualquiera de estos casos se emitirá un aviso público con la acción correspondiente. Solamente se concederán licencias con sueldo para estudios en universidades o instituciones acreditadas por el Consejo de Educación Superior del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. Sin embargo, de los estudios no ser ofrecidos en Puerto Rico se autorizará realizar los mismos en universidades o instituciones de los Estados Unidos acreditadas por una autoridad competente. Los beneficiarios de la licencia con sueldo para estudios deberán cumplir con todas las normas y reglamentos establecidos por la ASEM y por la institución educativa. La violación a las normas y reglamentos de la ASEM o de la institución educativa pudiera conllevar la cancelación de la licencia con sueldo para estudios. 2. Requisitos de Elegibilidad Solamente podrán beneficiarse de una licencia con sueldo para estudios los empleados con estatus regular que hayan aprobado satisfactoriamente su período probatorio. No se otorgarán licencias de estudios a empleados con estatus transitorio o por contrato. El empleado interesado en solicitar una licencia con sueldo para estudios deberá hacer las gestiones necesarias para solicitar admisión a una institución educativa acreditada que ofrezca el grado académico. La Administración no intervendrá en 86 dicho proceso. 3. Selección de Candidatos a Licencias con Sueldo para Estudio Los empleados a beneficiarse de una licencia con sueldo para estudios serán seleccionados por un comité nombrado por el(la) Director(a) Ejecutivo(a) quienes evaluarán las solicitudes recibidas. Dicho comité deberá tener un mínimo de tres (3) integrantes. El comité utilizará los siguientes criterios para seleccionar los beneficiarios de la licencia con sueldo para estudios. a. Antigüedad en la Administración b. Desempeño del empleado C. Ausencia de acciones disciplinarias d. Asistencia y Puntualidad e. Promedio académico obtenido en estudios anteriores f. Recomendación del Servicio para el cual trabaja el empleado g. Cualquier otro criterio establecido que permita seleccionar al candidato con mayor mérito para dicha licencia. El empleado seleccionado para una licencia con sueldo para estudios deberá presentar evidencia de haber sido admitido al programa de estudios. Si alguno de los empleados seleccionados para una licencia con sueldo para estudios no fuera admitido por la institución académica, el comité seleccionará un nuevo empleado a beneficiarse de dicha licencia. 4. Cubierta de las Licencias con Sueldo para Estudios El empleado en licencia con sueldo para estudios recibirá su salario, y demás beneficios marginales establecidos, como si estuviera prestando servicios regulares en la Administración, sujeto a las deducciones correspondientes. Sin embargo, al empleado en licencia con sueldo para estudios no se le pagará el diferencial por turnos irregulares de trabajo, el diferencial por condiciones riesgosas o especiales de trabajo, el pago por obvenciones de alimentos, ni la aportación para la adquisición de uniformes, excepto cuando por acuerdo con la ASEM cubra algún turno de trabajo. El empleado seleccionado para una licencia con sueldo para estudios deberá sufragar todos los costos relacionados a los estudios, incluyendo los gastos de matrícula, compra de libros, transportación y alojamiento. 87 5. Contrato de Licencia con Sueldo para Estudios Los beneficiarios de la licencia con sueldo para estudios formalizarán un contrato con la Administración, comprometiéndose a trabajar para la ASEM por un período de tiempo equivalente al doble del que haya estudiado mediante la licencia con sueldo para estudios en una plaza donde pueda aplicar los conocimientos y destrezas adquiridas durante sus estudios. Se comprometerá, además, a cumplir con aquellas otras disposiciones establecidas por la Administración que les sean aplicables. No serán considerados como parte del compromiso de trabajar para la Administración el doble del tiempo que estuvo disfrutando de la licencia con sueldo para estudios, aquellos términos de tiempo en los cuales el empleado se encuentre en algún estatus sin sueldo. Cada beneficiario de la licencia con sueldo ofrecerá los nombres de dos personas de reconocida solvencia moral y económica, mayores de edad y residentes de Puerto Rico, quienes garantizarán el cumplimiento del contrato y serán parte del mismo. 6. Cambios en los Estudio Todo cambio de institución o alteración en el programa de estudios autorizados mediante licencia para estudios estará sujeto a la aprobación del(de la) Director(a) Ejecutivo(a). 7. Informes sobre Estudios Será responsabilidad de cada individuo a quien se le conceda una licencia con sueldo para estudios someter a la ASEM evidencia de su aprovechamiento académico al final de cada sesión académica. El(La) Director(a) Ejecutivo(a) podrá requerir de la universidad o institución correspondiente informes sobre el programa de estudios, notas, conducta, asistencia y cualquier otra información que estime conveniente con relación a los becarios. 8. Duración de la Licencia con Sueldo para Estudio La licencia con sueldo para estudios se extenderá hasta que el empleado complete el grado académico para el cual se ofreció la licencia. El término de tiempo requerido para completar dicho grado será determinado por la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales a base del programa de estudios (currículo) establecido por la institución educativa. Será responsabilidad del empleado presentar a la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales, previo a la formalización del contrato de licencia con sueldo para estudios, copia del programa 88 de estudios (currículo). Si el empleado no presentara dicha copia podría cancelarse la concesión de la licencia con sueldo para estudios. En todo momento el tiempo establecido para completar el grado académico será el menor requerido. En caso de que el programa de estudios requiera completar una tesis o disertación, el tiempo máximo para completar la misma será de cuatro (4) sesiones académicas. La duración de la licencia con sueldo para estudios podrá ser extendida sólo por causas extraordinarias con la autorización del(de la) Director(a) Ejecutivo(a). Por causas extraordinarias se entenderán eventos como la enfermedad del empleado, la cancelación de clases por fenómenos naturales, el cierre de la institución académica, entre otros eventos similares fuera del control del empleado. Para conceder dicha extensión el empleado deberá notificar a la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales las causas por las cuales requerirá una extensión de la licencia con sueldo para estudios. Dicha notificación deberá realizarse al momento en que ocurra el incidente que ha provocado el no cumplir con el programa de estudios establecido. Bajo ninguna circunstancia se autorizará una extensión de la duración de la licencia con sueldo para estudios si el empleado hace una notificación tardía del incidente. Por notificación tardía se entenderá que ha transcurrido un período mayor a 60 días. La Administración podrá requerir la evidencia necesaria para evaluar la solicitud de extensión de la licencia con sueldo para estudios. En caso de que el empleado no cumpla con la duración establecida para la licencia con sueldo para estudio se determinará que éste no cumplió con la responsabilidad contraída, por lo que deberá reembolsar a la Administración la cantidad total desembolsada más los intereses de tipo legal que correspondan desde el momento en que fueron desembolsados los fondos. 9. Carga Académica Requerida y Aprobación de Cursos Los empleados a los que se les conceda licencia con sueldo para estudios deberán mantener un estatus de estudiante a tiempo completo que se interpretará de la siguiente manera: a. Estudios no graduados (bachillerato, grados asociados) El empleado deberá completar un mínimo de quince (15) créditos por sesión académica. b. Estudios graduados (maestrías, doctorados) El empleado deberá completar un mínimo de doce (12) créditos por sesión académica. Será responsabilidad del empleado presentar a la Oficina de Recursos Humanos y 89 Relaciones Laborales, al inicio de cada sesión académica, copia de su matrícula para verificar que cumpla con la carga académica requerida. Si el empleado no cumpliese con la carga académica requerida o si no presentara copia de su matrícula se cancelaría la licencia con sueldo para estudios. La carga académica requerida podrá ser modificada por autorización del(de la) Director(a) de la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales de existir algún requisito de la institución académica que así lo solicite. El que el empleado entienda que la carga académica es demasiado alta no será justificación para reducir la misma. Los empleados a los que se les conceda licencia con sueldo para estudios deberán mantener un promedio académico no menor de 3.00 puntos y obtener una calificación de pase en cada uno de los cursos tomados durante la sesión académica. El darse de baja de un curso se interpretará como haber obtenido una calificación de no pase en el mismo. Será responsabilidad del empleado presentar al Área de Desarrollo Organizacional de la Oficina de Recursos Humanos, al finalizar cada sesión académica, copia de las notas obtenidas para corroborar que se haya cumplido con el requisito de promedio académico y aprobación de cursos. Si el empleado no presenta copia de las notas obtenidas al finalizar la sesión académica la Administración procederá a suspender los pagos de licencia con sueldo para estudios hasta tanto presente las mismas. El empleado que mantenga un promedio académico menor a 3.00 u obtenga una calificación de no pase en algún curso durante alguna sesión académica, será colocado en un período de prueba. Del empleado no aumentar el promedio académico para la próxima sesión académica al mínimo establecido, o de obtener una nueva calificación de no pase en algún curso, se cancelará la licencia con sueldo para estudios. La obtención de una calificación de no pase en algún curso no conllevará una extensión de la duración de la licencia con sueldo para estudios. El empleado deberá hacer la reprogramación necesaria para concluir sus estudios en la fecha establecida. 10. Recesos Académicos Durante los recesos académicos establecidos por la institución académica el empleado deberá reportarse a trabajar en sus turnos de trabajo regulares en el puesto que ocupa, reactivándose la licencia con sueldo para estudios una vez comience la nueva sesión académica. Del empleado no presentarse a trabajar durante los recesos académicos, según le sea notificado, la Administración procederá a descontar dicho tiempo de la licencia 90 regular del empleado. Esta disposición garantiza el buen uso de los fondos públicos ya que no se justifica otorgar salario alguno si el empleado no está participando activamente de un programa de estudios. Será responsabilidad del empleado entregar a la Oficina de Recursos Humanos y Relaciones Laborales copia del calendario académico para determinar las fechas en que deberá presentarse a trabajar. El tiempo trabajado durante los recesos académicos no será considerado como parte del compromiso del empleado de trabajar para la Administración por el doble del tiempo que estuvo disfrutando de la licencia con sueldo para estudios. Este compromiso comenzará a contar a partir de que el empleado sea ubicado en el nuevo puesto. El Servicio para el cual trabaja el empleado en licencia con sueldo para estudios podrá autorizar que éste(a) disfrute de sus vacaciones regulares durante el período que habría de presentarse a trabajar en los recesos académicos. 11. Interrupción de la Licencia con Sueldo para Estudios En caso de circunstancias extraordinarias el empleado podrá solicitar una interrupción de la licencia con sueldo para estudios. Una interrupción en la licencia con sueldo para estudio conllevará que el empleado no realice estudios en una sesión académica particular, reinstalándose a trabajar a su puesto, para continuar estudios en la próxima sesión académica. La solicitud de interrupción de los estudios deberá ser realizada previa al comienzo de la sesión académica y deberá venir acompañada de una autorización de la institución académica. Se autorizará a cada empleado hasta un máximo de una (1) interrupción de la licencia con sueldo para estudios durante la vigencia de la misma. Si el empleado no continúa sus estudios en la próxima sesión académica se cancelaría la licencia con sueldo para estudios, por lo que el empleado deberá reembolsar a la Administración la cantidad invertida más los intereses de tipo legal que correspondan. 12. Restricciones de Segundos Empleos El propósito de una licencia con sueldo para estudios es otorgarle al empleado el tiempo necesario para completar sus estudios. Por lo tanto, el empleado no podrá mantener ningún otro empleo, a tiempo completo o parcial, en la empresa privada o agencia de gobierno. El mantener un segundo empleo durante el tiempo de estudios conllevará la cancelación de la licencia con sueldo para estudios, por lo que el empleado deberá reembolsar a la Administración la cantidad invertida más los intereses de tipo legal que correspondan. 91 Solamente estarán permitidas aquellas experiencias de empleo que sean requeridas como parte del programa de estudios. 13. Incumplimiento de Contrato Todo beneficiario de una licencia con sueldo para estudios, que después de concluir sus estudios no dé cumplimiento a la obligación contraída, reembolsará a la ASEM dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de terminación de sus estudios o de la terminación de sus servicios en caso de no completar el período por el cual se haya comprometido a trabajar con la Administración, la cantidad total desembolsada a la ASEM por concepto de la licencia con sueldo para estudios, más los intereses de tipo legal desde el momento en que fueron desembolsados los fondos. En circunstancias que lo justifiquen, se podrá hacer un plan de pagos que cubra un período mayor de seis (6) meses. El cobro se efectuará en cualquier tiempo de conformidad con el procedimiento legal en vigor con relación a las reclamaciones a favor de la ASEM. Toda persona a quien se le haya concedido una licencia con sueldo para estudios que no cumpla con la obligación contraída será inelegible para el servicio público por tiempo igual al triple del tiempo de estudios, a menos que se le exima por una autoridad competente. 14. Responsabilidad para con los Beneficiarios de la Licencia con Sueldo para Estudios Una vez el empleado culmine sus estudios, deberá reinstalarse a trabajar en el puesto que ocupa y presentar evidencia de haber obtenido el grado académico para el cual se concedió la licencia con sueldo. A partir de dicha reinstalación, la ASEM vendrá obligada a ubicar al beneficiario de una licencia con sueldo para estudios en un puesto vacante donde pueda aplicar los conocimientos y destrezas adquiridas durante sus estudios. El puesto donde se ubicará al empleado será determinado por la Oficina de Recursos Humanos tomando como criterio de análisis las necesidades de puestos de la Administración y la dificultad de reclutamiento. a. Las condiciones de empleo serán aquellas que el puesto conlleve (Ej. turnos de trabajo, días de trabajo, período probatorio). b. El salario y beneficios del empleado serán ajustados de acuerdo lo establecido para dicho puesto. El(La) Director(a) Ejecutivo(a) congelará, en coordinación con la Oficina de Gerencia y Presupuesto, el puesto reservado al beneficiario de la licencia con sueldo para estudios, excepto que por necesidad del servicio se podrá cubrir mediante nombramiento transitorio por el tiempo que dure la licencia con sueldo para estudios. 92 De no existir un puesto vacante para nombrar al beneficiario de la licencia con sueldo para estudios, una vez completados los estudios, el puesto se creará de cualquier fondo disponible en la Administración. Si por alguna situación impredecible O de emergencia esto no fuera posible, podrá incluirse el nombre del beneficiario de la licencia con sueldo para estudios en registros de elegibles para clases de puestos iguales o similares al puesto para el cual se concedió la licencia con sueldo para estudios. Todo beneficiario de la licencia con sueldo para estudios que sea nombrado al completar sus estudios, estará exento de tomar el examen correspondiente a la clase de puesto, o su equivalente en otros planes de clasificación, para la cual se le otorgó la licencia con sueldo para estudios. En caso del nuevo puesto requerir de una licencia profesional para ejercer las funciones, la ubicación en el nuevo puesto se realizará a partir del momento en que el empleado presente evidencia fehaciente de poseer al menos una licencia provisional. El tiempo que el empleado trabaje en su puesto anterior antes de ser reubicado al nuevo puesto no será contabilizado como parte del compromiso de trabajar para la Administración el doble del tiempo que estuvo en licencia con sueldo. 15. Exámenes de Reválida Si el nuevo puesto requiere una licencia profesional para ejercer las funciones y el empleado no aprobara el examen de reválida ofrecido, deberá antes de tomar el próximo examen de reválida, presentar al Área de Desarrollo Organizacional de la Oficina de Recursos Humanos evidencia de haberse matriculado y completado un curso de repaso para dicho examen. Del empleado no haberse matriculado en dicho curso de repaso se entenderá que no está realizando el esfuerzo necesario para aprobar el mismo por lo que deberá reembolsar a la Administración la cantidad invertida más los intereses de tipo legal que correspondan. Si el empleado no aprobara el examen de reválida luego de haber agotado todas las oportunidades de examen ofrecidas, deberá reembolsar a la Administración la cantidad invertida más los intereses de tipo legal que correspondan. En caso de no haberse establecido por ley u reglamento un número máximo de exámenes de reválida a tomar se otorgará un máximo de cuatro (4) oportunidades para aprobar el mismo. 16. Relevo de Compromiso El(La) Director(a) Ejecutivo(a) relevará al beneficiario de la licencia con sueldo para estudios de todos los compromisos contraídos en el contrato formalizado entre las partes, en caso de que sus servicios no sean requeridos dentro de un término de seis (6) meses subsiguientes a la terminación de sus estudios por razones 93 presupuestarias o económicas.