Pliegos de la Subasta

a. El representante autorizado de la oficina peticionaria preparará la petición de subasta formal. Ésta deberá ser entendible y deberá especificar los bienes, servicios u obras que se desean adquirir y la entregará a la oficina del Director Ejecutivo, la cual, después de evaluarla, preparará los pliegos y documentos necesarios para iniciar el trámite correspondiente. Será responsabilidad del Secretario de la Junta de Subastas preparar los pliegos de las subastas en coordinación con el área peticionaria. Esta petición deberá contener la requisición, la justificación y la solicitud de los bienes, servicios u obras que se desean adquirir. b. El pliego de la subasta contendrá toda la información necesaria a fin de facilitar a los licitadores la preparación de sus ofertas. Además, deberá contener el aviso publicado para esos fines, las instrucciones, especificaciones y condiciones, según se define a continuación: 1. Instrucciones serán las guías que le indicarán a los licitadores cómo preparar sus ofertas. 2. Especificaciones conjunto de características físicas, funcionales, estéticas y de calidad de cada uno de los productos, materiales, equipo, obra o servicios que se solicitan. 3. Condiciones términos bajo los cuales se interesa que se entregue el bien, se ejecute la obra O se preste el servicio. C. El representante autorizado de la oficina peticionaria debe asegurarse que el pliego de la subasta contenga, por lo menos, la siguiente 22 información: 1. descripción exacta de lo que se interesa adquirir; 2. especificaciones recomendadas; 3. especificaciones de modelos; 4. condiciones particulares de lo solicitado; 5. justificación sobre la necesidad de la compra, que incluya el uso que se le dará; 6. certificación de fondos (Ninguna petición de subasta podrá procesarse sin la debida certificación de fondos, la cual formará parte de los documentos de la solicitud de subasta.); y 7. cualquier otra información que a juicio del representante autorizado de la oficina peticionaria, entienda sea de utilidad.