Convocatoria a Subasta

a. La Oficina de Subastas, luego de completar el trámite correspondiente de la preparación de todos los pliegos de la Subasta, redactará una invitación o convocatoria a subasta que será firmada por el Director Ejecutivo. b. La convocatoria se hará mediante la publicación de un aviso por un día en por lo menos un (1) periódico de mayor circulación en Puerto Rico. C. El Secretario de la Junta de Subastas, o su representante autorizado, fijarán la fecha y hora en que cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y sitio exacto donde se abrirán los pliegos de proposiciones. d. La convocatoria a subasta cumplirá con los siguientes requisitos: 1. Contendrá especificaciones completas y descripciones claras de los suministros y servicios no profesionales que se desean obtener. 2. Indicará claramente los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación de la subasta. 3. Especificará la fecha, hora y lugar en que se abrirán los sobres con las ofertas. 23 4. Contendrá instrucciones específicas respecto a la forma en que habrán de someterse las ofertas, así como los términos y condiciones que regirán la transacción. Estos términos y condiciones, así como las especificaciones, constituirán la base del contrato. 5. En toda solicitud de precios, se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda hacer su oferta. e. Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales, deberán contener una nota a tales efectos, señalando claramente las condiciones o restricciones de manera tal que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. f. En los casos en que se requiera que los licitadores sometan alguna certificación o documentos especiales como parte de su oferta, se establecerán los términos básicos del requerimiento mediante cláusula a esos efectos. g. Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse deberá cumplir con los reglamentos vigentes y las normas comunes de la ingeniería y seguridad. h. En la convocatoria se consignarán los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables al Gobierno de Puerto Rico, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. i. Las referencias o marcas específicas de artículos se harán únicamente como guía o índice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la convocatoria a subasta. j. Se podrán solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio siempre que se considere que ello conviene a los mejores intereses de la JCA y de sus componentes operacionales, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. k. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos o servicios será uno razonable dependiendo del tipo de bien o servicio a ser adquirido, en armonía con las facilidades del comercio local, siempre que esto no se interponga con las necesidades de la JCA y/o de sus componentes operacionales. 24 I. Cuando las circunstancias lo ameriten, se requerirá una fianza de ejecución ("Performance Bond") para garantizar la entrega de la mercancía o ejecución de los servicios subastados y se hará constar dicho requerimiento en la convocatoria de subasta. Esta fianza se le requerirá al postor al cual se le adjudique la subasta. m. Los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra O parte del mismo en un procedimiento de subasta, convendrán en suministrar los productos O servicios contratados de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones que se estipulen. n. De ocurrir algún retraso, el cual dependerá del tiempo razonable otorgado, en la entrega de tales productos o servicios y no cumplirse con el tiempo estipulado, la JCA y sus componentes operacionales podrán cancelar la orden de compra o contrato emitido, dependiendo de la urgencia con que se necesitan los bienes o servicios o se podrá solicitar un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso. La cantidad a ser descontada se fijará en las condiciones e instrucciones especiales para la subasta. Dicha cantidad será establecida a base de la premura que tengan los productos O servicios para la JCA y sus componentes, la disponibilidad de los mismos en el mercado, los gastos y contratiempos que el retraso pueda ocasionar a la JCA O a sus componentes operacionales y a cualquier otro factor que el Director Ejecutivo, o su representante autorizado, estime pertinente. La cantidad a ser establecida no será menor del uno por ciento (1%), ni mayor del cinco por ciento (5%) del importe del pago. Igualmente, la fianza que garantiza la ejecución del contrato responderá del pago por daños y perjuicios. O. AI entregar los pliegos y hacer su oferta, los licitadores deberán reclamar su preferencia. p. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representará ni una penalidad ni los daños convenidos entre ambas partes para compensar a la JCA o sus componentes operacionales de gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados. q. En toda invitación a subasta se especificarán los términos para impugnación de la convocatoria y adjudicación. r. Se podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta cuando el Director Ejecutivo lo estime conveniente, notificando a los licitadores correspondientes antes de la fecha y hora fijada para la apertura de la subasta. 25