Definiciones

Para propósitos de este Reglamento, los siguientes términos tendrán los significados que se expresan a continuación y deberá entenderse que el singular incluye el plural y el masculino incluye el femenino: a. Acuerdo decisión tomada por la Junta de Subastas o por la Junta de Revisión de Subastas Formales sobre cualquier asunto ante su consideración que no conlleve la decisión final del recurso o asunto bajo consideración. b. Administradores o Gerentes funcionarios designados por el Director Ejecutivo para dirigir las diferentes áreas operacionales de la JCA. C. Agente comprador aquella persona, funcionario o empleado de la JCA asignado o nombrado por el Director Ejecutivo de la JCA, o su representante autorizado, para generar la función de Agente Comprador en representación de la JCA con el propósito de adquirir bienes o servicios no profesionales a tenor con lo establecido en este Reglamento. d. Artículo cualquier mercancía o suministro que se desee adquirir. e. Austeridad moderación, sobriedad, rigidez, templanza, temperancia, prudencia, mesura, economía, continencia, abstinencia, dureza o aspereza de gastos en la administración de los bienes propios o ajenos en el servicio público. En este sentido es sinónimo de ahorro. f. Aviso de cambio documento oficial tramitado por la Oficina de Compras que se utiliza para legalizar acuerdos que modifiquen las transacciones cubiertas por una orden de compra. Éste también se preparará para toda modificación o alteración de los términos o condiciones estipulados en la orden de compra. g. Bienes conjunto de artículos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. 2 h. Carta de justificación - documento utilizado por la oficina peticionaria para indicar el propósito y el uso específico de los bienes 0 servicios solicitados y cualquier otra característica en esencial que permita la evaluación de la requisición. i. Certificado de elegibilidad certificación expedida por la Administración de Servicios Generales (ASG) acreditando el cumplimiento por parte de un licitador de los requisitos necesarios para pertenecer al Registro Único de Licitadores. j. Compra - medio de adquirir artículos, materiales, equipos, mejoras permanentes o servicios no profesionales a cambio de un pago en moneda legal. k. Compra imprescindible compra que debe ser efectuada de forma inmediata por existir una necesidad en la JCA que requiere que la misma se realice en un periodo corto de tiempo. I. Compras formales - son todas aquellas compras que realizan los agentes compradores adscritos a la Oficina de Compras de la JCA. m. Compras en mercado abierto son todas aquellas compras que realiza la Oficina de Compras de la JCA, cuya adjudicación se hace sin tener que cumplir con los requerimientos de una subasta formal. n. Componentes operacionales cualquier otro organismo que en el futuro forme parte de la JCA. O. Compra en subasta informal procedimiento de compras mediante el cual las cotizaciones se solicitan por escrito y cuya adjudicación se hace sin tener que cumplir con los requerimientos de una subasta formal pero cumpliendo con los propósitos de este Reglamento. El monto total de la compra no excederá la cantidad que se utiliza para la adquisición de bienes o servicios no profesionales de toda índole, bajo una orden de compra o contrato, cuyo precio mínimo sea de cincuenta mil dólares ($50,000.00) y no exceda la cantidad de noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($99,999.99). También se incluye mediante este procedimiento toda obra de construcción que no exceda la cantidad de noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($99,999.99). p. Compra por subasta formal - procedimiento de compra que se utiliza para la adquisición de bienes y servicios no profesionales cuyo importe sea de cien mil dólares ($100,000.00) o más, la cual requiere el envío o la entrega de invitaciones para someter ofertas escritas, 3 según los términos y condiciones de las transacciones a realizarse. Las invitaciones indicarán el día y la hora en que vence el periodo para recibir las ofertas. Se requerirá el recibo de las ofertas en sobres sellados, además de que la apertura y lectura de las ofertas recibidas se efectúen en el día y hora previamente determinados. q. Contratista - persona natural o jurídica con quien la JCA tenga un contrato vigente. r. Cotización - respuesta de oferta de precios y condiciones por escrito, de un bien O servicio por parte del licitador a una solicitud por parte de la Oficina de Compras de un Agente Comprador autorizado de la JCA. Dicha solicitud se puede hacer por facsímil, correo electrónico y/o cualquier otro medio de comunicación disponible. S. Decisión opinión emitida o determinación tomada por el Director Ejecutivo de la JCA, o su representante autorizado, sobre aspectos relacionados con subastas informales o formales y/o compras en mercado abierto, mediante un procedimiento, según autorizado por este Reglamento. Incluye, además, decisiones relacionadas con el Registro Único de Licitadores de la ASG. t. Director Ejecutivo - se refiere al Director Ejecutivo de la Junta de Calidad Ambiental. u. Emergencia aquella situación que ocasione necesidades inesperadas e imprevistas y que requieran la acción inmediata del Director Ejecutivo y/o del Gobierno de Puerto Rico, por estar en peligro la vida, la salud O la seguridad del pueblo y/o del ambiente; que ocasionen que pueda suspenderse o afectarse adversamente el servicio público o la propiedad del Gobierno de Puerto Rico; O si el término para usar los fondos está a punto de vencer y toda oportunidad para adquirir los bienes y servicios no profesionales deseados pueda perderse afectando adversamente el interés público. En todos los casos antes señalados y en bien del interés público, se podrán tomar las medidas necesarias para realizar compras sin sujeción a los procedimientos de subastas establecidos, previa autorización por escrito del Director Ejecutivo y según los criterios que se establezcan en este Reglamento y las normas que pudiera promulgar el Director Ejecutivo mediante una Orden Administrativa. V. Equipo todos los bienes muebles e inmuebles adquiridos o que puedan adquirirse en la JCA cuyo costo por unidad sea de quinientos dólares ($500.00) o más y ostente una vida útil mínima de dos (2) años, ya sea mediante compra, traspaso, cesión, donación o por otros 4 medios, según establecido en el Reglamento Núm. 11 del Departamento de Hacienda del Gobierno de Puerto Rico, mejor conocido como Normas Básicas para el Control y la Contabilidad de los Activos Fijos. W. Especificaciones - conjunto de características primordiales de suministros o servicios no profesionales utilizadas como referencia para cada renglón de cotización o subasta y calidad con que se describen. X. Fianza es la garantía depositada para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. y. Fianza de ejecución ("Performance Bond") - garantía requerida al licitador agraciado para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída por una orden de compra o de un contrato. Ésta debe ser prestada por una compañía de seguros que esté autorizada a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros. Z. Garantía de licitación ("Bid Bond") - respaldo provisional que tiene que presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. Ésta debe ser prestada por una compañía de seguros que esté autorizada a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguros. aa. Junta de Calidad Ambiental (JCA) es la agencia creada por la Ley Núm. 416 de 22 de septiembre de 2004, según enmendada, mejor conocida como la Ley sobre Política Pública Ambiental. bb. Junta de Revisión de Subastas Formales es la Junta establecida para atender, revisar, examinar y emitir recomendaciones sobre cualquier impugnación a determinado procedimiento llevado a cabo mediante una subasta formal. Es nombrada por el Director Ejecutivo y está compuesta de tres (3) miembros, según descrito en este Reglamento. CC. Junta de Subastas es un organismo administrativo de estudio, evaluación y adjudicación de subastas, cuyas funciones se rigen por este Reglamento. Es nombrada por el Director Ejecutivo y estará compuesta por cinco (5) miembros, según descritos en este Reglamento. dd. Licitación oferta de precios y condiciones por un bien o servicio no profesional, respondiendo el licitador a una convocatoria a subasta 5 pública o informal. ee. Licitador - cualquier persona natural o jurídica debidamente calificada e inscrita en el Registro Único de Licitadores de la ASG, que esté disponible e interesada en contratar y comparecer a la presentación de ofertas para subastas del Gobierno para participar como postor, presentando así una oferta mediante cotización y/o subasta que celebre la Junta, según los procedimientos establecidos en este Reglamento. ff. Licitador agraciado - cualquier persona natural o jurídica a quien se le adjudica la buena pro de una o más partidas de una orden de compra o en una subasta. gg. Mercado abierto - procedimiento especial de adquisición donde se solicitan cotizaciones a licitadores disponibles en el mercado dentro del Registro Único de Licitadores para que suplan los bienes o servicios, según los términos, condiciones y especificaciones ya establecidas. hh. Obra de construcción - trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualquier estructura o equipo, ríos, canales, quebradas y otros cuerpos de agua y sumideros. Toda obra de construcción que requiera permisos, planos, endosos u otros documentos requeridos de otras agencias, será atendida por la Junta de Subastas Formales. ii. Oferta - son las propuestas que presenten los licitadores interesados en la buena pro de una subasta. jj. Oficial Comprador persona que dirige y supervisa la Oficina de Compras de la JCA, según las disposiciones de este Reglamento. Además, es el encargado de realizar, coordinar y supervisar las compras de bienes, obras y servicios del área peticionaria de la JCA. kk. Oficina de Compras - es la unidad responsable de la adquisición de bienes y servicios no profesionales de la JCA y sus componentes operacionales. Será responsable de cumplir con las directrices establecidas en este Reglamento. II. Oficina de Subastas oficina responsable de preparar documentos de adquisición de bienes y servicios no profesionales que excedan de la cuantía autorizada al Oficial Comprador. 6 mm. Oficina peticionaria cualquier Departamento, Oficina, Unidad, Área, entre otros, dentro de la JCA o sus componentes operacionales que solicitan la adquisición de un bien O servicio no profesional, mediante la tramitación de una requisición de compras, según las disposiciones de este Reglamento. nn. Orden de compra documento oficial que emite la Oficina de Compras de la JCA en la que se establecen los precios, las condiciones y las especificaciones de los bienes o servicios no profesionales que se interesa adquirir. OO. Orden de servicio documento oficial que emite la Oficina de Compras de la JCA en la que se establecen los precios y las especificaciones de los servicios no profesionales que se interesan adquirir y cuyo importe no exceda los cuatro mil novecientos noventa y nueve dólares con noventa y nueve centavos ($4,999.99). pp. Pago por adelantado ("Cash On Delivery") es la situación en que un suplidor requiere a la JCA que al momento de la entrega de determinado bien se encuentre disponible el cheque para efectuar el pago correspondiente. qq. Partida desglose de cada uno de los bienes y/o servicios no profesionales que se solicitan en una orden de compra, subasta informal O subasta formal. rr. Parte interesada cualquier persona natural o jurídica cuyos intereses puedan afectarse con el resultado de una resolución O adjudicación del Director Ejecutivo o su representante autorizado. SS. Parte recurrente aquella parte que radique un recurso de los establecidos en este Reglamento. tt. Parte recurrida - la Junta de Revisión de Subastas Formales, en caso de subastas formales, subastas informales, en otros procedimientos extraordinarios y asuntos relacionados con el Registro de Licitadores. uu. Personal técnico - aquel personal nombrado para servir como asesor del Director Ejecutivo, la Oficina de Subastas y la Oficina de Compras de la JCA en el análisis y evaluación técnica para la compra de equipos, suministros y/o servicios, en aquellos casos en que por la naturaleza técnica y compleja del asunto sea necesaria la intervención de personas capacitadas y entendidas en la materia. Este personal podrá asesorar en la redacción de especificaciones y en la evaluación de las cotizaciones u ofertas sometidas. 7 VV. Pliego de la subasta es el documento que se entregará a los licitadores interesados en cotizar y contendrá la información necesaria por los licitadores para la preparación de sus ofertas. WW. Precio costo o valor de un bien, obra o servicio, reflejado en dólares y centavos. XX. Precio irrazonable es aquel precio cotizado por un licitador que es mayor cuando se compara con el precio promedio del bien o servicio no profesional. yy. Precio razonable el precio normal o promedio del bien o servicio no profesional en el mercado. Esto no impide que cualquier licitador o postor ofrezca un precio menor. ZZ. Presidente de la Junta de Subastas es la persona designada por el Director Ejecutivo para presidir la Junta de Subastas o la Junta de Revisión de Subastas Formales. aaa. Registro Único de Licitadores registro de licitadores creado en virtud de la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002. En este Registro constan las personas naturales o jurídicas cualificadas por la ASG para contratar con el Gobierno por haber cumplido los requisitos establecidos por el Administrador de dicha oficina. Este Registro está disponible tanto en la ASG como en su portal de Internet. bbb. Reglamento se refiere al Reglamento de Adquisición de Bienes, Servicios No Profesionales y Subastas Públicas de la Junta de Calidad Ambiental, el cual aplica a la JCA, así como a sus componentes operacionales. CCC. Requisición de compras documento utilizado por las oficinas peticionarias para solicitar la adquisición de un bien o servicio no profesional. Toda requisición deberá ser trabajada por un Agente Comprador o el Oficial Comprador, los cuales pertenecen a la Oficina de Compras, independientemente de la cuantía de la misma. El Oficial Comprador de la Oficina de Compras, o su representante autorizado, será responsable de determinar el mecanismo para adquirir el bien o servicio. Ninguna de las oficinas peticionarias estará autorizada a realizar ningún trámite directamente con ningún suplidor. ddd. Representante autorizado todo aquel funcionario autorizado por el Director Ejecutivo para ejecutar funciones expresadas en este Reglamento. 8 eee. Secretario de la Junta de Revisión es el Secretario de la Junta de Revisión de Subastas Formales, según nombrado por el Director Ejecutivo. fff. Secretario de la Junta de Subastas es el funcionario o empleado nombrado por el Presidente de la Junta de Subastas. ggg. Servicios no profesionales son aquellos servicios cuya prestación principal consista del producto de una labor en la que no se requieren conocimientos, destrezas o habilidades especializadas. Están incluidos bajo esta categoría los servicios misceláneos prestados por corporaciones, sociedades, entre otros, tales como adiestramientos; servicios de mantenimiento y limpieza de las estructuras; servicios de reparación de estructuras; servicios de reparación y mantenimiento de equipo; servicios de recogido de valores; servicios de limpieza y mantenimiento de acondicionadores de aire; arrendamiento de equipo, incluyendo autos; y cualquier otro tipo de servicio. Existen reglas para determinar en qué momento este tipo de servicio se debe adquirir mediante la tramitación de una orden de compra, orden de servicio O contrato. Cuando el servicio se tenga que adquirir mediante la tramitación de una orden de servicio aplicarán las disposiciones de este Reglamento y cuando el servicio se tenga que adquirir mediante la tramitación de un contrato aplicarán las disposiciones de los procedimientos que apliquen a dicha materia. hhh. Solicitud de impugnación petición por escrito ante la Junta de Revisión de Subastas Formales para que se revise la adjudicación hecha en determinada subasta y que fue emitida por el Director Ejecutivo o su representante autorizado. iii. Solicitud de propuestas selladas proceso que normalmente se sigue en una subasta, pero que debido a circunstancias excepcionales, el Director Ejecutivo, O su representante autorizado, entiende que es más seguro ya que no permite discusiones y negociaciones sobre propuestas recibidas antes de hacer la adjudicación. jjj. Solicitud de revisión moción radicada ante el Director Ejecutivo, o su representante autorizado, en casos de compras de subastas formales, compras mediante procesos extraordinarios y asuntos relacionados con el Registro Único de Licitadores de la ASG. kkk. Subastas públicas medio que se utiliza en el Gobierno de Puerto Rico para adquirir bienes o servicios no profesionales, mediante el cual se solicita al mayor número de licitadores que reúnan los requisitos establecidos en este Reglamento, que ofrezcan precios y 9 términos conforme a las especificaciones y condiciones solicitadas. De esta forma se estimula la competencia comercial para que el Gobierno de Puerto Rico pueda adquirir los mejores bienes, obras y servicios a los mejores precios y condiciones. III. Suplidor registrado - todo aquel suplidor que esté registrado en el Registro Único de Licitadores de la ASG del Gobierno de Puerto Rico. mmm. Suplidor exclusivo representante autorizado de determinada marca ya sea en o fuera de Puerto Rico. nnn. Única fuente de abasto - la existencia de un solo suplidor en el momento de la necesidad. 000. Único licitador disponible única persona natural o jurídica que está dispuesta a servir el bien o servicio no profesional que se le solicita, en el momento que se necesita y bajo las condiciones que se le solicita. ppp. Utilidad - medida de satisfacción que se obtiene al adquirir un bien o servicio en respuesta a sus necesidades.