Definición de Términos

Las palabras y frases usadas en este Reglamento serán interpretadas según el contexto en que sean utilizadas y tendrán el significado sancionado por el uso común y corriente. Los términos que aquí se definen cuando sean utilizados en este Reglamento tendrán el significado que a continuación se expresa. Además, las voces usadas en el tiempo presente incluyen el futuro; las usadas en el género masculino incluyen el femenino y neutro, salvo los casos en que resulte absurda tal interpretación; el número singular incluye el plural y el plural al singular. A los efectos de este reglamento, los siguientes términos y frases tendrán el significado que se indica a continuación, a menos que el contexto indique claramente otra cosa: A. Acto de Apertura Proceso en el que las partes interesadas pueden comprobar qué ofertas se recibieron, si cumplieron con los requisitos básicos de forma y conocer la cuantía y modelo de cada oferta cuando proceda. Pág. 2 of 48 Reglamento de Compras y Subastas B. Adjudicación Acto de conferirse el contrato u orden de compra al licitador o suplidor que mejor cumpla con las especificaciones, términos y condiciones de la subasta formal, informal o adquisición en mercado abierto. C. Arrendamiento financiero Medio de adquirir bienes, obras o servicios para el Instituto mediante el cual una parte se obliga a ejecutar una obra o a prestar un servicio O a ceder el derecho al uso y disfrute de un bien mueble específico por tiempo determinado a precio cierto. D. Aviso de Cambio Documento oficial tramitado por la Unidad de Compras para legalizar acuerdos que modifiquen las transacciones cubiertas por una orden de compra. Se preparará para toda modificación o alteración de los términos y condiciones estipuladas en la orden de compra. E. Bienes Cualquier material, equipo o artículo necesario para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. F. Certificado de Elegibilidad Certificación expedida por la Administración de Servicios Generales acreditativa del cumplimiento por parte de un licitador de los requisitos que mediante reglamento se establezcan para pertenecer al Registro Único de Licitadores. G. Comité Científico o Técnico Ad-Hoc Organismo constituido por personas con conocimientos especializados o técnicos cuya función especifica será asesorar a la Junta de Subastas a la División de Compras o al Director del Instituto en relación a los aspectos técnicos de determinadas adquisiciones. H. Competencia adecuada Cuando en una subasta se reciben cotizaciones u ofertas de varias licitadores y se entienda que sus precios y ofrecimientos son razonables. Cuando solamente se recibe una oferta, la Junta podrá adjudicar la subasta a favor de dicho licitador si su oferta cumple con las especificaciones y condiciones de la subasta y el precio no es irrazonable. I. Compra Medio de adquirir una cosa o una obra a cambio de un pago en dinero. Conjunto de bienes, obras o servicios agrupados por tener el mismo propósito, suplidores comunes o porque así convenga al interés público. El termino "compra" se usa en los documentos fiscales indistintamente por el de "adquisición. Pág. 3 of 48 Reglamento de Compras y Subastas J. Comprador Persona, funcionario o empleado del Instituto autorizado por el Director para adquirir bienes y servicios no profesionales a tenor con lo establecido en este Reglamento. K. Compra en Mercado Abierto Procedimiento de compra que se utiliza para la adquisición de bienes y servicios no profesionales cuyo importe fluctúe entre $.01 y $9,999.99. Se refiere, además, al procedimiento de compra que se realiza mediante la solicitud directa de cotizaciones a los vendedores o distribuidores. L. Compra Negociada Mecanismo utilizado para la adquisición de bienes o servicios en las siguientes situaciones: 1. Cuando no se reciban ofertas luego de haberse anunciado la subasta en dos (2) ocasiones. 2. Cuando todas las ofertas recibidas sean rechazadas O la subasta sea cancelada. 3. Cuando los precios cotizados resulten demasiado altos. 4. Cuando los términos de las ofertas resulten onerosos para el Instituto. 5. Cuando el interés público no permita la dilación que causaría la celebración de una nueva subasta. 6. Cuando surja un estado de emergencia según definido en este Reglamento. M. Condiciones Términos bajo los cuales se interesa se entregue un bien, se ejecute una obra O se preste un servicio. N. Condiciones Generales de la subasta Contendrán disposiciones sobre el modo de preparar y de entregar las ofertas y, los requisitos que deben reunir los licitadores y otras, todo de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Subasta Formal del Instituto. O. Condiciones Especiales de la subasta Advertencias o llamamientos específicos a los licitadores en cuanto a los requisitos y características de los bienes, obras o servicios solicitados. La Pág. 4 of 48 Reglamento de Compras y Subastas Junta viene obligada a preparar las Condiciones Especiales adoptadas de las normas establecidas en el Reglamento de Subasta Formal o en cualquier otra norma. P. Contratista Persona con quien el Instituto tenga un contrato vigente. Q. Contrato Documento O grupo de documentos que contienen las especificaciones y condiciones para proveer algún bien O ejecutar alguna obra o servicio, según acordadas entre el Instituto y un licitador o suplidor. R. Departamento Departamento de Justicia. S. Dependencia Cualquier división, organismo, empresa o unidad, sección administrativa, científica o técnica del Instituto T. Día Día laborable, a menos que se especifique otra cosa. U. Director(a) Director(a) Ejecutivo(a) del Instituto de Ciencias Forenses. V. Emergencia Se entenderá por emergencia aquella situación imprevista e inesperada causada por situaciones fuera del alcance humano y que requieran una acción inmediata por parte del Instituto. Ello por alguna de las siguientes razones sin que se entienda esto una limitación: (1) estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de una o más personas, (2) estar en peligro de dañarse o perderse la propiedad pública, (3) estar en peligro de suspenderse O afectarse el funcionamiento del Instituto o sus dependencias, (4) toda situación en que, sin mediar negligencia, olvido o dilación administrativa, la vigencia de los fondos pueda caducar y toda oportunidad para adquirir los bienes, obras o servicios pueda perderse, (5) cualquier otra situación de emergencia que el Director(a) determine según la circunstancias presentes. W. Equipo excedente para venta en subasta Todo equipo del Instituto que ha sido declarado excedente por la Sección de Propiedad con la autorización del Director Ejecutivo. X. Especificaciones Características físicas, funcionales, estéticas o de calidad de los suministros o servicios no personales que se utilizan como referencia Pág. 5 of 48 Reglamento de Compras y Subastas para cada renglón de subasta o cotización. Y. Especificaciones restrictivas La descripción de equipos O materiales por marca, número o modelo específico. Z. Fianza de Ejecución ("Performance Bond") La garantía que se le requiere a un licitador para garantizar el cumplimiento del contrato. AA. Fianza de Garantía de Licitación ("Bid Bond") Respaldo provisional que presentará el licitador con el propósito de asegurarle al Instituto que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de subasta. Esto incluye desde la fecha de la apertura hasta la emisión de la orden de compra O la firma del contrato cuando éste sea el caso. BB. Fianza de pago ("Payment Bond") Garantía requerida al licitador agraciado en contratos de construcción y en otros servicios no personales que requieran la sub-contratación de servicios y/o la adquisición de materiales con el propósito de garantizar el pago de jornales, materiales y servicios a terceras personas. CC. Instituto O ICF Instituto de Ciencias Forenses. DD. Irregularidad menor Cuando en la contratación y/o prestación de bienes y servicios no se observa la norma regular o requerida en los mismos sin que ello conlleve un impedimento para proveer los materiales y/o ejecutar las obras de manera sustancial y que no se afecte el interés público. EE. Junta de Subasta Organismo constituido por tres miembros en propiedad y dos miembros alternos designados por el Director, los cuales tienen a su cargo la evaluación y adjudicación de las subastas formales para adquirir bienes, materiales y servicios, y ventas que se realicen en el Instituto. FF. Licitador, postor o suplidor Cualquier persona natural o jurídica inscrita en el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales disponible e interesada en contratar y en comparecer a la presentación de ofertas para subastas del Gobierno. GG. Licitador Agraciado Licitador al que se le adjudica la buena pro de una o más partidas en una Pág. 6 of 48 Reglamento de Compras y Subastas subasta. HH. Materiales O suministros Concepto que se utiliza para referirse en forma específica a materiales y efectos de oficina O para referirse en forma general a todos los bienes muebles que no puede hacerse el uso adecuado a su naturaleza sin que se consuman. II. Miembro Alterno Aquel funcionario nombrado por el Instituto y el cual sustituye a un miembro en propiedad, cuando el servicio así lo requiera. JJ. Ofertas Las propuestas que someterán los licitadores interesados en la buena pro de una subasta. KK. Pliego de Subasta (Invitación) El documento O conjunto de documentos que contiene las Instrucciones de cómo presentar su oferta, las especificaciones del bien, la obra o el servicio que se solicita, y las Condiciones bajo las cuales se interesa que entregue el bien, efectúe la obra O se preste el servicio en su día. Este se le entregará o dará a conocer no importa cuán complejo o voluminoso sea, a los licitadores al convocárseles para las subastas formales o al pedírseles cotizaciones. LL. Precio Razonable Precio normal en el mercado excepto en aquellos bienes O servicios que tengan su precio regulado por ley O reglamentos. MM. Presidente La persona designada para presidir la Junta de Subastas del Instituto. NN. Recaudador Oficial Funcionario O empleado del Instituto designado por el Director Ejecutivo para cobrar y depositar los fondos públicos que se reciban en el Instituto. OO. Rechazo global Rechazo de todas las ofertas recibidas para una subasta cuando las mismas no cumplan con las especificaciones; no cumplan con las condiciones; ofrezcan precios irrazonables y; se demuestre que los licitadores que controlan el mercado del producto O servicio solicitado se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios irrazonablemente altos. PP. Registro Único de Licitadores Registro en el cual constan las personas naturales o jurídicas cualificadas Pág. 7 of 48 Reglamento de Compras y Subastas por la Administración de Servicios Generales para contratar con el Gobierno por haber cumplido con los requisitos establecidos por el Administrador. QQ. Renglón Agrupación de artículos, suministros o servicios no personales de características comunes o descripciones similares o análogas. Cada grupo puede desglosarse individualmente basándose en especificaciones. RR. Secretario de la Junta Secretario de la Junta de Subastas del Instituto. SS. Servicios no Personales Servicios en cuyo costo directo de producción entran factores adicionales al factor humano. Este servicio no requiere que sea prestado por una persona en específico. TT. Servicios no Profesionales Aquellos servicios a adquirirse de personas naturales o jurídicas, relacionadas con construcción, instalación, mantenimiento, reparación de equipo o de naturaleza similar, cuya actividad no requiere de conocimientos o habilidades especializadas. UU. Subasta Formal Procedimiento de compra y/o venta del Instituto de Ciencias Forenses, que se establece por virtud de este reglamento y que requiere el envío o la entrega de invitaciones a subastas por escrito a posibles licitadores con el detalle de los términos y condiciones de la transacción a realizarse y con indicación de la fecha, día y hora en que vence el periodo para recibir ofertas. Además, requiere el envío a la Junta de Subastas de las ofertas en sobres sellados y la apertura y lectura de las ofertas recibidas en el día (fecha) y hora previamente indicadas, ante los licitadores presentes. Toda compra de $40,000 o más deberá llevarse a cabo mediante el procedimiento de subasta formal, excepto en las compras de equipo científico donde se requerirá el procedimiento de Subasta Formal si la compra excede de $50,000.00. W. Subasta Informal Procedimiento de compra en la cual las cotizaciones se solicitan a través de un escrito original, fotocopia, fax o sistema de mensajes electrónicos o computarizados y la misma no excede los $40,000. Se podrán adquirir materiales, equipos y servicios con una (1) sola cotización para aquellos que estén en el renglón de $0.01 hasta un máximo de $10,000. Se podrán adquirir materiales equipo y servicios con tres (3) cotizaciones por teléfono, sujeto a las limitaciones enumeradas en el Artículo IX A (4), para aquellos que estén en el renglón de $10,000.01 hasta un máximo de Pág. 8 of 48 Reglamento de Compras y Subastas $25,000 y se obtendrán tres (3) cotizaciones por los medios antes mencionados, excepto el telefónico, para aquellos que estén en el renglón de $25,000.01 hasta un máximo de $39,999.99. WW. Suministros Cualquier equipo, material, artículo o servicio de cualquier clase y descripción que no sea servicios personales. XX. Unidad de Compras Dependencia que realiza los trámites relativos a la compra de suministros y servicios no personales YY. Único Suplidor Disponible Única persona natural o jurídica que está disponible a servir el bien, prestar el servicio o ejecutar la obra que se interese en el momento y bajo las condiciones que se solicitan. ZZ. Unidad o Unidad Solicitante La división, organismo, empresa o unidad, sección administrativa, científica O técnica del Instituto que requisa ó solicita los materiales y suministros mediante los trámites correspondientes. AAA. Venta Cuando el Instituto tiene propiedad que ha sido declarada como excedente se iniciará un procedimiento de venta, según dispone este Reglamento. Este procedimiento responderá en todo momento a los principios de economía y eficiencia en beneficio del interés público.