Subastas

A. Subasta Informal o Mercado Abierto 1. Se podrán adquirir mediante subasta informal suministros, equipos, servicios no personales y la contratación de arrendamientos financieros hasta un máximo de $40,000 por renglón, excepto en las compras de equipo científico. Para la compra de equipo científico se puede seguir el procedimiento de subasta informal hasta un máximo de $50,000 por renglón. 2. La Unidad de Compras, podrá decidir en toda compra efectuada mediante subasta informal o someter los casos a la consideración de la Junta de Subastas cuando lo crea necesario. 3. La Unidad de Compras podrá adjudicar una compra habiendo obtenido una (1) sola cotización en los casos que pertenezcan al renglón de 0.01 a $10,000.00 4. La Unidad de Compras, obtendrá cotizaciones por escrito de por lo menos tres (3) suplidores para las compras en el renglón de $10,000.01 a $25,000.00. Se aceptarán las cotizaciones por escrito mediante su envío por correo, mensajero, fax o comunicación electrónica o computadorizada. En la alternativa, se podrán obtener las cotizaciones por teléfono y se anotarán las mismas en un formulario titulado "Record de Cotización, diseñado a tales Pág. 17 of 48 Reglamento de Compras y Subastas fines y que será certificado por la Unidad de Compras. Dicha cotización debe confirmarse por los medios antes enumerados. 5. La Unidad de Compras obtendrá cotizaciones de por lo menos tres (3) suplidores cuando las compras estén en el renglón de $25,000.01 a $39,999.99. Se aceptarán las cotizaciones por escrito mediante su envío por correo, mensajero, fax o comunicación electrónica o computadorizada. 6. Las subastas informales podrán adjudicarse con menos de tres (3) cotizaciones sin sujeción a las normas antes señaladas, solo en los casos que no hayan suficientes suplidores, lo cual se hará constar en el formulario antes mencionado. 7. La Unidad de Compras esperará un mínimo de tres (3) días laborables por las cotizaciones de los suplidores contados a partir del día en que se soliciten las mismas. De no recibir las cotizaciones en ese término, se indicará en el récord como un "no bid" a la compañía que no envió su cotización. B. Tarjetas de Crédito Procedimiento de compra de bienes o servicios mediante el cual, se pueden adquirir o alquilar bienes y servicios misceláneos. Esto no aplica a las tarjetas corporativas que son utilizadas para gastos de representación. 1. El Administrador de la Tarjeta designado en el Instituto es responsable de coordinar con los usuarios autorizados de tarjeta que sean designados por el Presidente para establecer los límites de la tarjeta. El uso de la tarjeta no podrá excederse de la cantidad máxima presupuestada. 2. El usuario autorizado será responsable por la custodia y el manejo correcto de la tarjeta. En caso de robo O pérdida de la tarjeta, el usuario de la tarjeta es responsable de notificar inmediatamente al Administrador de la Tarjeta del Instituto y al departamento de Servicio al Cliente del banco emisor. C. Compras Especiales 1. Procedimiento de compra que se utiliza en el Instituto para cuando exista cualquiera de las siguientes circunstancias: a. Cuando el suministro del equipo, materiales, efectos O servicios a adquirirse esté contratado por el Área de Compras, Servicios y Suministros de la Administración de Pág. 18 of 48 Reglamento de Compras y Subastas Servicios Generales y el Instituto crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en esos contratos. b. Cuando los precios no estén sujetos a competencia, por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental. C. Cuando al mejor conocimiento del Instituto, exista una sola fuente que provea el bien O servicio. d. Cuando se tenga que hacer una adquisición urgente de bienes bajo una situación de emergencia. En estos casos la emergencia no deja tiempo suficiente para adquirir los bienes por el procedimiento ordinario y se crean unas necesidades públicas e inesperadas que requieren acción inmediata por estar en peligro la vida, salud, o la seguridad de los empleados O la ciudadanía en general, o se menoscaben los deberes ministeriales del Instituto. Solamente el Director puede solicitar la adquisición urgente de bienes o servicios bajo una situación de emergencia; en cuyo caso tendrá la responsabilidad de justificar la misma. e. Cuando, al mejor conocimiento del Instituto, la compra tenga que hacerse fuera de Puerto Rico, por no haber proveedores conocidos y cualificados en el mercado local que puedan proveer los suministros o servicios deseados. f. Cuando se necesiten piezas de reemplazo, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para equipo cuya reparación o servicio sean objeto de un contrato. g. Cuando el equipo, materiales O servicios que se proyecta adquirir sean de naturaleza especializada o se interese comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio que otras unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta, por mantener la uniformidad o la superioridad en el tipo y calidad del servicio que se obtendrá en la unidad comprada o del proveedor de dicho servicio. h. Cuando se compre un vehículo de motor, el mismo deberá regirse por la reglamentación aplicable. i. Cuando la compra se realice al Gobierno de los Estados Unidos de América o a un departamento o agencia del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. j. Cuando la compra sea por una cantidad igual o menor de Pág. 19 of 48 Reglamento de Compras y Subastas cien dólares ($100), ésta se podrá efectuar a través de la Caja Menuda. Para ello, se deberán regir por el Reglamento de Caja Menuda y el Procedimiento de Desembolso de Caja Menuda. 2. En todo caso que se catalogue como Compras Especiales, será requerido mantener documentación suficiente y adecuada que justifique las razones para haber sido considerado como especial. Dicha documentación acompañará los documentos relacionados con la compra y el desembolso. D. Permuta O "Trade-in" 1. Se podrá efectuar adquisición mediante permuta cuando se den las siguientes condiciones: a. Sea poco beneficioso continuar con el uso del bien a darse en pago; b. Que el bien a recibirse haya sido tasado por un tasador licenciado O persona dedicada profesionalmente a la venta de bienes similares o del mismo tipo, según aplique. 2. El área operacional del Instituto que solicite una permuta deberá seguir el procedimiento que se establezca para estos propósitos. 3. La adquisición mediante permuta debe ser recomendada por el Director del Instituto. La recomendación debe ir acompañada por una justificación que indique el propósito y análisis de la transacción. 4. AI momento de efectuarse la permuta, se entregará el bien usado y el valor de dicho bien se acreditará al precio de venta. La diferencia se pagará con cheque O con el método que determinen las partes. E. Donación 1. Se podrá aceptar donaciones de bienes muebles, servicios u obras si el uso O utilidad de éstos guarda estrecha relación con las funciones y servicios que presta el Instituto, O los resultados que el mismo persigue. 2. Toda donación de bienes muebles operacionales será tramitada por la División de Servicios Auxiliares, con la aprobación del Director. Pág. 20 of 48 Reglamento de Compras y Subastas F. Compras a Plazo 1. Las compras a plazo proceden, si ocurre alguna de las siguientes circunstancias; a. Que el costo de lo que se vaya a adquirir sea tan excesivo que el desembolso inmediato y completo de dicha cuantía afectaría adversamente el flujo de efectivo del Instituto; b. Que lo que se vaya a adquirir sea equipo o maquinaria cuya expectativa de vida útil exceda de tres (3) años; C. Que no exista otra forma de adquisición más beneficiosa para el Instituto, dentro de las circunstancias específicas del caso. H. Ventas 1. Cuando el Instituto determine disponer de su propiedad excedente lo hará mediante el proceso de subasta, siempre y cuando sea económico, eficaz y responda al mejor interés público. 2. Para que un equipo sea declarado como excedente, el Encargado de la Propiedad del Instituto tiene que certificar que el mismo no representa utilidad alguna para la División, Oficina o Área de Trabajo en que se encuentra asignado. Dicha certificación debe ser aprobada por el Director del Instituto. Previo a esta certificación deberá completarse lo siguiente: a. El Director de División, Oficina o Área de Trabajo en que se encuentra el equipo asignado debe informar la condición en que se encuentra el mismo, solicitará su descontinuación y recomendará que se declare como propiedad excedente. b. La Oficina de Propiedad redactará un informe sobre la condición del equipo luego de realizar una inspección física del equipo preparará una certificación recomendando o no que se declare como equipo excedente. C. De certificarse por parte del Encargado de la Propiedad que el equipo es excedente, se referirá al Director Ejecutivo para obtener la autorización requerida. 3. Se utilizará la certificación que preparará el Encargado de la Propiedad como base para preparar la relación y condición del equipo. El mismo será subastado en las condiciones físicas y Pág. 21 of 48 Reglamento de Compras y Subastas técnicas en que se encuentren. El Instituto no brindará garantías de clase alguna sobre artículos, equipo y vehículos a subastarse. 4. Todo equipo disponible para venta en pública subasta tendrá un precio mínimo establecido, el cual se incluirá en la certificación de equipo preparada por el Encargado de la Propiedad. El precio será determinado por el Encargado de la Propiedad en coordinación con el Director de la División de Finanzas y Presupuesto. 5. Para determinar el valor de la propiedad excedente se utilizará método de depreciación directa conforme a la reglamentación del Instituto y del Departamento de Hacienda. 6. Ningún empleado O funcionario del Instituto O de su unidad familiar podrá participar en las subastas como oferente directamente ni mediante terceras personas, sean éstas naturales O jurídicas. Todo aspirante a participar como licitador en la subasta deberá presentar la siguiente certificación: a. "Bajo pena de nulidad absoluta certifico que ningún servidor público del Instituto es parte O tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto de la participación objeto de esta subasta y de ser parte O tener interés en las ganancias o beneficios producto del contrato, haya mediado una dispensa previa." 7. Los artículos a subastarse estarán disponibles para ser inspeccionados desde el día laborable anterior a la fecha de apertura de la subasta a celebrarse. Los interesados en inspeccionar deberán presentarse al lugar donde estén disponibles los equipos e identificarse con licencia de conducir. 8. Una vez se adjudique la subasta al licitador agraciado, el comprador está sujeto a los siguientes deberes y responsabilidades: a. Levantará o removerá los artículos adjudicados en la subasta en el lugar y condiciones en que están, deberá utilizar su personal, equipo y medios de transportación. b. Los compradores tendrán cuatro (4) días laborables a partir de la fecha de otorgamiento para el levantamiento de los artículos adjudicados. En los casos en que el comprador pague con cheque personal, el término de cuatro (4) días comenzará a correr desde el momento en que el banco honre dicho pago. Pág. 22 of 48 Reglamento de Compras y Subastas C. No se aceptarán reclamaciones sobre las partidas adjudicadas ni se admitirá la devolución o cambio de equipo, una vez se efectúe la transacción de compraventa. d. En los casos de venta de vehículos, la persona a quien se le adjudique la subasta pagará los arbitrios correspondientes para los mismos conforme a la reglamentación vigente que, a esos efectos, promulgue el Departamento de Hacienda. A esos efectos, presentará evidencia del pago de los mismos antes de levantar el vehículo. 9. En los casos en que no se reciba ninguna oferta para el equipo subastado se procederá a donar el mismo a instituciones gubernamentales O instituciones sin fines de lucro que hayan demostrado su interés o necesidad con anterioridad. La petición deberá ser por escrito y tener la autorización del Director Ejecutivo. I. Arrendamiento de Maquinaria y Equipo 1. La Ley Núm. 265 de 3 de septiembre de 2003, conocida como la Ley para Reglamentar Ciertos Contratos Gubernamentales de Financiamiento y Arrendamiento de Bienes Muebles, requiere, entre otras cosas, para los contratos de arrendamiento de bienes muebles, por más de un año fiscal, lo siguiente: a. Que tenga la aprobación previa, por escrito, del Banco Gubernamental de Fomento, (BGF). Será anulable todo contrato de arrendamiento otorgado por las entidades gubernamentales (incluyendo corporaciones públicas) sin la aprobación previa del BGF. b. Que los contratos no podrán cederse, venderse, o de modo alguno transferirse sin la aprobación previa, por escrito, del BGF. Toda cesión, venta O cualquier tipo de traspaso de contrato de arrendamiento, efectuada sin la aprobación previa, por escrito, del BGF será anulable. C. Toda solicitud de aprobación sometida por el Instituto al BGF deberá incluir: el formulario preparado por el BGF titulado Solicitud para la Aprobación del Otorgamiento de un Contrato de Financiamiento de Bienes Muebles, una certificación del Director y del Asesor Legal, indicando que se ha cumplido con los requisitos contractuales y de compra del Instituto (Certificación de Cumplimiento), y la copia del Contrato de Financiamiento propuesto. Pág. 23 of 48 Reglamento de Compras y Subastas d. Todo contrato de arrendamiento deberá incluir una cláusula expresamente indicando que, salvo que de otro modo esté expresamente autorizado por ley, dicho contrato de arrendamiento no constituye una deuda para el pago de la cual está empeñado la buena fe, crédito y el poder de imponer contribuciones del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. e. Todo contrato de arrendamiento deberá incluir una certificación estipulando que el BGF revisó y aprobó dicho contrato. El BGF tendrá treinta (30) días laborables para evaluar la Solicitud con todos los documentos requeridos y notificar por escrito la aprobación o denegación de la misma. Si el BGF no contesta dentro del término de treinta días, se considerará que dicha Solicitud ha sido tácitamente aprobada. No obstante, toda solicitud de información adicional requerida por el BGF para la evaluación, interrumpe el término de treinta días laborables, continuando éste una vez se someta la información adicional requerida. f. Si se denegara una Solicitud de Aprobación de Contrato, el Instituto tiene diez (10) días laborables, posteriores a la fecha del acuse de recibo de la notificación, para solicitar reconsideración. El BGF tiene quince (15) días para contestar. Si no contesta en dicho periodo, se considerará que ha sido rechazada de plano. g. Si el Instituto no otorga un contrato de arrendamiento, previamente aprobado por el BGF, deberá notificarlo al BGF, por escrito. 2. Se exime del requisito de aprobación por parte del BGF, del otorgamiento de un contrato de arrendamiento, a los que cumplan con alguno de los siguientes requisitos: a. Cuyo principal no exceda de $50,000, siempre y cuando el principal agregado de todos los contratos de arrendamiento otorgados por el Instituto con el arrendatario no exceda de $100,000 para el año fiscal en curso. b. Sea otorgado por una corporación pública y cuyo interés no exceda la tasa de interés máxima permitida para los contratos de arrendamiento, según establecida por el BGF de tiempo en tiempo. Pág. 24 of 48 Reglamento de Compras y Subastas C. Se exime de la aprobación del BGF de la cesión de un contrato de arrendamiento, las cesiones a la compañía matriz, subsidiario o afiliado del arrendatario. d. Será responsabilidad del Instituto el mantener expedientes completos y un registro que incluya la documentación que demuestra que el contrato de arrendamiento está exento de cumplir con lo dispuesto en el Reglamento sobre Contratos Gubernamentales de Financiamiento del BGF. 3. En todo caso, los contratos de arrendamiento antes mencionados, se regirán por las disposiciones de la Ley Núm. 265 de 3 de septiembre de 2003 y del Reglamento sobre Contratos Gubernamentales de Financiamiento, aprobado por el BGF, mediante Resolución Núm. 8146 de 21 de enero de 2004. 4. Se podrá arrendar maquinaria O equipo cuando ocurra una o más de las siguientes razones: a. cuando el costo de compra sea tan alto que pueda afectar las operaciones normales del Instituto; b. cuando sea susceptible a cambios tecnológicos constantemente; C. cuando el uso que se le vaya a dar a lo arrendado sea por un período corto o determinado y resulte muy oneroso al Instituto adquirirlo mediante compra; d. cuando se necesite para sustituir una unidad que esté en reparación. 5. Se deberá justificar, por escrito, cuando se determine que es más conveniente el arrendamiento de una maquinaria, equipo O vehículo corporativo. Se debe evaluar la posibilidad de un arrendamiento con opción a compra o por un término fijo de tiempo, luego de evaluar varias alternativas de equipo disponible y solicitar ofertas, bajo condiciones normales de un mínimo de tres. J. Subasta Formal 1. Invitación o Pliego de la Subasta a. La Invitación o pliego de la subasta, es el documento que se entregará a los licitadores interesados en cotizar, en el cual se habrá expresado todo lo necesario para facilitarle a estos Pág. 25 of 48 Reglamento de Compras y Subastas preparar sus ofertas. b. La invitación a subasta contendrá especificaciones completas, detalladas y descripciones claras de los suministros y servicios no personales que se desea obtener así como las consideraciones a utilizarse en la adjudicación a iniciativa de la Junta de Subasta o a solicitud de la Unidad de Compras O del(a) Director(a) podrá nombrar un Comité Científico o Técnico Ad Hoc que les asesore. C. La Unidad de Compras velará por que en la celebración de las subastas formales se provea para la participación del mayor número posible de licitadores cualificados, representativos de las fuentes de abastecimiento de los suministros y servicios y servicios no personales que se interese adquirir. La Unidad de Compras podrá requerir de dichos licitadores información que permita determinar su responsabilidad. La Unidad de Compras proveerá a la Junta de Subastas, información de licitadores que no estén cualificados O que hayan demostrado incompetencia o incapacidad para cumplir con dichos requisitos. d. La invitación o pliego de la subasta tendrá que contener cuatro (4) asuntos, los cuales podrán estar contenidos en dos O más documentos: el aviso de la subasta, las instrucciones, las especificaciones y las condiciones. e. El Aviso de Subasta se preparará en la Unidad de Compras y se publicará, según lo dispuesto en este Reglamento. f. Las instrucciones serán las guías que le indicarán a los licitadores cómo preparar sus ofertas y serán preparadas por la Unidad de Compras. g. Las instrucciones pueden ser generales o especiales. h. Las instrucciones generales contendrán disposiciones sobre cómo efectuar las ofertas, como prepararlas, como entregarlas; requisitos que deben reunir los licitadores; y otras normas que deben seguirse de acuerdo a este Reglamento y las Leyes de Puerto Rico sobre contratos de adquisición O venta con el Gobierno que el ICF estime pertinente señalar. Pág. 26 of 48 Reglamento de Compras y Subastas i. Toda instrucción general debe contener la siguiente disposición normativa: "No se considerará al Instituto de Ciencias Forenses ni al Gobierno del Estado Libre Asociado comprometido hasta que se haya firmado el contrato correspondiente". j. Las instrucciones especiales serán advertencias que se harán a los licitadores para facilitar su evaluación, entendimiento y adjudicación. k. Las especificaciones serán preparadas por la Unidad de Compras del Instituto. I. El Delegado Comprador, el Supervisor del Área de Compras, y el Director de la División de Servicios Auxiliares se asegurarán que las especificaciones cuenten con los siguientes requisitos: 1) Qué estén al día 2) Qué sean claras, precisas y completas 3) Qué no sean restrictivas 4) Qué en su contenido tengan los elementos esenciales y básicos de lo que se está solicitando 5) Qué haya presupuesto identificado para la compra 6) Qué se cumple con la reglamentación de agencias reguladoras m. Las especificaciones contendrán términos y condiciones que aseguren que los bienes y servicios adquiridos por el Instituto tengan el mismo grado de calidad y uniformidad en la descripción de lo solicitado y adquirido. n. La referencia a marcas específicas se hará únicamente como guía o índice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículo que se interesa obtener. En estos casos los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las descripciones y especificaciones indicadas en la invitación o subasta. Podrá cursarse invitación a subasta para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades del Instituto. Pág. 27 of 48 Reglamento de Compras y Subastas La justificación para ello formará parte del expediente de compra. O. Cuando no se incluya en la invitación a subasta todas las especificaciones de material, equipo o servicios no profesionales a adquirirse, se mantendrán en la Unidad de Compras copias de los documentos relacionados a la disposición del público y así se hará constar en la invitación. p. Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse cumpla con los reglamentos vigentes y normas comunes de ingeniería, seguridad y ambiente. q. Las condiciones de la subasta serán preparadas por la Unidad de Compras y contendrán los términos bajo los cuales se interesa adquirir el bien O servicio. Las mismas tienen que estar fundamentadas en las normas que regulan las compras en el Gobierno. r. Las condiciones pueden ser generales y especiales. S. Las condiciones generales se regirán por las normas sobre adquisición O venta y siempre estarán presentes en todo pliego de subasta. Las mismas contendrán lo siguiente, de acuerdo a la necesidad de cada subasta: 1) Garantías de Licitación ("Bid Bond") 2) Fianza ("Performance Bond") 3) Muestras 4) Certificado de Inspección 5) Calidad de Equipo 6) Contenido y Peso 7) Fecha de Entrega 8) Almacenaje 9) Cualquier otra condición necesaria relacionada a la adquisición O venta que el Director O la Junta estime Pág. 28 of 48 Reglamento de Compras y Subastas necesario para asegurar el bienestar público. t. La invitación indicará claramente los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación de la subasta. u. Las condiciones especiales se incluirán cuando a juicio del Instituto sea necesario luego de una evaluación de los bienes y servicios que pretenden adquirirse o venderse, de la División o Unidad de trabajo que los requiere y de la experiencia manejando contratos similares previos. V. En aquellos casos sujetos a condiciones O restricciones especiales, se incluirá una nota señalando claramente la condición de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. W. En los casos en que se requiera que los licitadores sometan alguna certificación o documento especial como parte de su oferta, se incluirá una cláusula al efecto, detallando los términos básicos del requerimiento. X. Se podrá solicitar cotizaciones por la cantidad total de una compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio cuando se considere que ello convenga a los mejores intereses del Instituto, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. y. La firma O firmas licitadoras a quienes se les adjudicare el contrato de compra O parte del mismo, como resultado de una subasta, convendrá en suministrar el producto O productos ordenados de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones que se estipulen. En caso de incumplimiento del contrato por retraso en la entrega de los artículos O servicios, el Instituto hará un descuento del uno porciento (1%) del valor del contrato incumplido por cada día laborable de retraso, hasta un máximo de diez (10) días, al momento de tramitar cualquier pago. El importe total a ser descontado no excederá de 10 porciento (10%) del importe del contrato para la partida o partidas correspondientes, excepto en el caso de un exceso de diez (10) días a los términos de entrega, en cuyo caso la penalidad podrá ser hasta un máximo de un veinte porciento (20%). En los casos de construcción, las multas podrán ser de entre $50.00 hasta Pág. 29 of 48 Reglamento de Compras y Subastas $200.00 diarios, por cada día de atraso, dependiendo de la magnitud del proyecto. Esto sin menoscabo a los daños y perjuicios causados al Instituto por concepto de incumplimiento. Estas estipulaciones se harán formar parte del contrato. Z. Toda invitación especificará los términos para impugnación o apelación de la convocatoria y/o adjudicación. aa. El término de tiempo a fijarse para la entrega de los suministros O servicios no personales será uno razonable, en armonía con las facilidades de que disponga el comercio local, siempre que esto no conflija con las necesidades del Instituto. bb. La invitación se hará llegar a los suplidores por el medio verificable más conveniente, (ej.: correo, mensajería, fax, sistema electrónico O computadorizado, etc.) con suficiente antelación a la fecha límite para recibir cotizaciones, a los fines de asegurar el adecuado conocimiento y oportunidad de concurrencia. CC. Cualquier consulta, duda O desacuerdo con los términos de la subasta, el suplidor lo expondrá, ante la Unidad de Compras, personalmente por escrito en un término de cinco (5) días calendario antes de abrirse los pliegos de subasta que contiene las licitaciones y ofertas. dd. La Unidad de Compras podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta por razones justificadas notificando a los licitadores correspondientes por lo menos cuarenta y ocho (48) horas antes de la fecha fijada para su apertura. En casos excepcionales y siempre que las circunstancias lo justifiquen, podrá obviarse el requisito de las cuarenta y ocho (48) horas. ee. La invitación a subasta deberá establecer que el Instituto podrá adjudicar la compra por renglones individuales, grupo de renglones o por la totalidad, dependiendo de lo que mejor convenga a sus intereses. Esta disposición no incluirá especificaciones restrictivas que puedan limitar la competencia. 2. Aviso de la Subasta a. La Unidad de Compras fijará el día, fecha hora y lugar en Pág. 30 of 48 Reglamento de Compras y Subastas que se cerrarán las licitaciones y el día, fecha, hora y lugar exacto donde se entregarán las ofertas, y donde se abrirán los pliegos de proposiciones. b. De manera consistente con el inciso anterior, el Aviso debe contener la siguiente información: 1. Número de subasta 2. Descripción de los bienes y/o servicios a adquirirse, O bienes a venderse. 3. Fecha y hora límite en que se cerrarán las licitaciones 4. Fecha y lugar en se entregarán y abrirán los pliegos de proposiciones. 5. Advertencia de que no se considerarán otras ofertas que se reciban luego de la hora fijada para la apertura. 6. El Aviso de Subasta tendrá la firma del Director Ejecutivo. C. La invitación se considerará como cursada con suficiente antelación cuando se publica en un periódico de circulación general con no menos de diez (10) días calendario antes de la apertura. Este término será suficiente para el envío, recibo y contestación de las partes. d. La invitación a subasta para compras en cantidades estimadas en más de $40,000.00 se notificará mediante aviso de subasta por lo menos durante dos días consecutivos en un periódico o diario de circulación general en Puerto Rico, con no menos de diez (10) días de anticipación a la fecha límite para someter cotizaciones. Para el caso de equipo científico o de laboratorio se llevará a cabo este procedimiento cuando el mismo exceda la cantidad de $50,000. 3. Radicación de Ofertas a. Los sobres de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial indicando la fecha y hora exacta en que se recibieron. Toda oferta radicada será custodiada por el Secretario de la Junta hasta la fecha y hora fijada Pág. 31 of 48 Reglamento de Compras y Subastas para la apertura de los pliegos de subastas. No se aceptará oferta alguna que se, reciba después de la fecha y hora fijada para el cierre de las licitaciones. b. Los sobres no se abrirán hasta la fecha y hora fijada para la apertura. En caso de que alguno de los sobre sellados conteniendo una propuesta se abra por error, la persona que abra el sobre deberá seguir el siguiente procedimiento: 1) Sellará inmediatamente el sobre asegurándose de que el contenido original quede en su totalidad dentro de éste. 2) Anotará en la parte exterior del sobre su firma y el título del puesto que ocupa. 3) Entregará el sobre al Secretario de la Junta, quien anotará en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto el sobre y su firma. Además, levantará un acta para que lo sucedido conste en el Libro de Actas. C. Se aceptará una sola oferta de cada licitador para cada subasta. 1) Varias Ofertas por un Mismo Licitador Si una misma empresa comercial somete varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio O de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos O varios de sus socios, agentes u oficiales; se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. 2) Ofertas Alternas Se aceptarán ofertas alternas, esto es, una oferta principal y una o varias ofertas alternas, por artículos de calidad similar y a distintos precios, cuando en la invitación a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos. 3) Ofertas Básicas Los licitadores cotizarán basándose en precios para cada uno de los renglones en que deseen participar, lo que constituirá la oferta básica. Pág. 32 of 48 Reglamento de Compras y Subastas 4) Oferta de Todo O Nada Será admisible, además a la oferta básica, la oferta sobre la base de "Todo o Nada", estableciendo precios condicionados sobre tal base, para uno O más grupos de partidas o la totalidad de ellas, a menos que el licitador indique lo contrario. La Oferta adicional "Todo o Nada" no impedirá que el Instituto pueda aceptar los precios individuales contenidos en la Oferta básica. 5) Oferta Precio Global En sustitución de ofertas sobre la base de "Todo O Nada", será admisible cotizar sobre la base de precio global ("Lump Sum"). El licitador podrá ofrecer una rebaja sobre el precio global cotizado, basándose en precios unitarios, siempre que se le adjudiquen todas las partidas para las cuales cotiza. A menos que el licitador indique lo contrario, la Junta podrá considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta descartando el precio global. 6) Ofertas de Precios Estimados No se aceptarán ofertas basándose en precios estimados que puedan variar luego en la facturación. La invitación a subasta podrá incluir una disposición estableciendo las condiciones en que se aceptarán cambios en precios, una vez adjudicada la subasta, siempre y cuando sea para beneficio de la agencia. d. Los funcionarios y empleados del Instituto bajo ninguna circunstancia podrán intervenir directa o indirectamente con los licitadores en la preparación y entrega de los pliegos de ofertas ni en forma alguna aconsejar, informar, sugerir o influenciar sobre la adjudicación de las subastas. En caso de que algún licitador haya actuado en concierto y común acuerdo con un funcionario o empleado, el mismo podrá ser eliminado del registro de suplidores, sin perjuicio de la acción legal que se considere pertinente. e. Los pliegos de proposiciones deberán estar firmados en original en tinta o lápiz indeleble, por el licitador o su representante autorizado. 1) El Secretario de la Junta podrá considerar ofertas sin firmar, si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado o su representante autorizado radica una carta u otro documento firmado, que Pág. 33 of 48 Reglamento de Compras y Subastas justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente. f. El retiro de una oferta radicada podrá efectuarse mediante petición escrita, sometida antes de la apertura de la apertura del acto de subasta. El retiro de una oferta con posterioridad a la apertura de cualquier subasta estará condicionado a que pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable. g. El licitador no podrá radicar una oferta sustituta una vez retirada la oferta original. Cuando un licitador, sin establecer razones meritorias, insista en el retiro de su oferta se procederá a la confiscación del "Bid Bond". Cuando se niegue a aceptar la orden de compra que se emita, después de adjudicada la subasta, se considerará que ha incumplido el contrato y se procederá contra el "Bid Bond". h. Las ofertas podrán ser modificadas únicamente antes de la apertura, mediante comunicación escrita, la que deberá ser radicada ante el Secretario de la Junta, en sobre cerrado, identificado con el número de la subasta; fecha y hora señalada para la apertura; y nombre y dirección del licitador. i. Deberá incluirse información indicando las razones para la modificación de la oferta. j. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la apertura de la subasta. 4. Apertura de los Pliegos de Subasta a. En el día y fecha fijado para la apertura de las proposiciones se requerirá de todos los licitadores que asistan a la apertura que firmen un registro de asistencia anotando el nombre de la firma o corporación a quien representan y el puesto que desempeñan en la misma. b. Cualquier licitador asistente a los actos de apertura podrá examinar, en presencia de uno o más oficiales de la Junta, cualquier documento relacionado con la subasta sometida por otro licitador, después que la oferta contenida de dicho documento haya sido abierta y leída en público. C. No se permitirá bajo ninguna circunstancia, efectuarle cambios O modificaciones a una oferta después de haber Pág. 34 of 48 Reglamento de Compras y Subastas sido abierta y leída en público. d. Se considerarán únicamente aquellas licitaciones que estén, firmadas O que se consideren como tales conforme a las disposiciones del presente reglamento y que cumplan con todas los requisitos exigidos en los pliegos de especificaciones y descripciones para la subasta. e. Todas y cada una de las ofertas recibidas como resultado de una convocatoria podrán ser rechazadas si se considera que los licitadores carecen de responsabilidad, si la naturaleza o calidad de los suministros o servicios no personales no se ajustan a los requisitos, si los precios cotizados se consideran irrazonables (demasiado altos o tan bajos que constituyen razón para dudar del cumplimiento por parte del licitador) o si por el interés del Instituto se justifica su rechazo. f. La cancelación de una licitación, por parte del licitador, después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación y sin que se muestren razones justificadas para ello, se considera como un incumplimiento. El Instituto podrá recomendar la eliminación de dicho licitador del registro de licitadores cualificados o una sanción y tomar la acción legal que dispone este Reglamento. g. La Junta de Subastas no evaluará propuestas o cotizaciones que contengan alteraciones, obliteraciones, tachaduras o irregularidades que no tengan las iniciales del licitador.