Disposiciones Generales

A. El Director(a) tendrá facultad para comprar, autorizar a comprar o de cualquier otra forma hacer que se provean aquellos suministros y servicios que sean necesario para las operaciones del Instituto. Ordenará la adopción de sistemas y procedimientos internos e impartirá las instrucciones necesarias para que en los trámites de requisición, orden y pago de compras se cumpla con las disposiciones de este reglamento. B. El Director(a) establecerá una Unidad de Compras y designará los funcionarios y empleados autorizados a comprar a nombre del Instituto. C. El Director(a) velará por que los suministros y servicios necesarios para ejecutar los planes presupuestarios se adquieran en la forma más económica, con la mayor calidad y eficiencia posible. D. Los funcionarios o empleados en quienes el Director(a) delegue la función o la supervisión de la actividad de compra no podrán aceptar regalías, Pág. 9 of 48 Reglamento de Compras y Subastas prestar dinero o tomar dinero prestado de firma comercial, individuo o entidad alguna que provea servicios O suministros al Instituto. E. Los funcionarios o empleados del Instituto autorizados a solicitar O aprobar la adquisición de suministros y servicios no personales se guiarán por criterios de necesidad, utilidad, calidad y austeridad. Además, no aprobarán la adquisición de suministros de mayor costo, cuando existan sustitutos de menos precio que satisfacen con igual efectividad y calidad las necesidades del solicitante. Los materiales y/o suministros para procedimientos estándares operaciones (SOP, por sus siglas en inglés) y equipos validados no podrán ser reemplazados por los compradores amenos que haya una comunicación escrita por parte del Director (a) de la División, solicitando los mismos. F. Cada Director(a) de una dependencia O su representante autorizado se asegurará que los suministros o servicios no personales que solicita sean estrictamente necesarios para el desarrollo y cumplimiento de las funciones o programas a cargo de su unidad. Solamente se aprobará la adquisición de suministros que sean estrictamente necesarios para realizar las actividades de la unidad administrativa, científica, educativa o técnica que los solicita. G. Se podrán comprar materiales, piezas y equipo usado cuando su adquisición resulte conveniente a los mejores intereses del Instituto. Para las compras de este tipo que excedan de $10,000 se obtendrá una certificación del usuario a los fines de que los suministros cumplen con los propósitos para los cuales se están adquiriendo y que el estimado de vida útil establecido es similar al de un nuevo equipo. H. La Unidad de Compras evaluará cuidadosamente las requisiciones que recibe para evitar que se fraccionen la adquisición de suministros O servicios no personales con el propósito de obviar los procedimientos ordinarios de compra. I. Debido a las funciones especializadas y técnicas que lleva a cabo el Instituto, el Director podrá autorizar el uso de especificaciones restrictivas en los procesos de adquisición mediante subasta. J. El Instituto podrá usar los servicios de la Administración de Servicios Generales de Puerto Rico O del Gobierno Federal cuando éstos resulten más convenientes, económicos y ventajosos. K. En los casos de compra de equipo, para sustituir equipo similar existente, podrá incluirse como parte de los términos del contrato la entrega del equipo a ser sustituido como crédito al costo del nuevo equipo. En tal caso se tratará de obtener un precio por lo menos igual al precio en el Pág. 10 of 48 Reglamento de Compras y Subastas mercado del equipo que se entrega como crédito. L. En los expedientes de los contratos de servicio de transportación se justificará su conveniencia para el Instituto, especialmente en los casos en que dichos servicios se adquiera para una sola persona. M. Los contratos de mantenimiento preventivo y correctivo de equipo, hasta donde sea posible, se harán para cubrir todas las unidades similares que no tengan contrato. N. Los documentos de compra que contengan la concesión de un descuento por pronto pago serán identificados en tal forma que ello permita que los mismos se tramiten con la urgencia necesaria para que se pueda tomar el descuento. O. En el caso de subastas formales, todo documento que se genere en las Divisiones o Áreas de Trabajo, deberá enviarse copia certificada del mismo a la Junta de Subasta para que ésta pueda tener un expediente completo de la subasta. Debe indicarse de cual División o Área de Trabajo procede el documento. P. La Junta de Subastas y la Unidad de Compras estarán obligadas a utilizar el Registro Único de Licitadores vigente que provee la Administración de Servicios Generales como paso previo a la adquisición de bienes y servicios, según dispuesto en la Ley Núm. 164 de 23 de julio de 1974, según enmendada, conocida como "Ley de la Administración de Servicios Generales", según enmendada por la Ley Núm. 85 de 18 de junio de 2002, a menos que se declare una emergencia según lo establecido en el artículo IV inciso 22 de este reglamento. En cuyo caso se podrán utilizar suplidores fuera del Registro de Licitadores. Q. La Unidad de Compras deberá considerar y dar trato preferente a los servicios y productos que genere la Corporación de Empresas de Adiestramiento y Trabajo (CEAT) si los mismos cumplen razonablemente los requisitos en cuanto a especificaciones y calidad, están disponibles para entrega en tiempo razonable, los fondos necesarios para su adquisición están disponibles y si sus precios comparan razonablemente con los precios corrientes en el mercado, según dispuesto por la Ley Núm. 47, de 6 de agosto de 1991, según enmendada. De igual forma, deberá supeditar la aprobación y convalidación de toda subasta de bienes, materiales o servicios no profesionales, al cumplimiento estricto con la política de preferencia, consagrada en la Ley Núm. 14 de 8 de enero de 2004, conocida como "Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña", y en la Ley Núm. 129 de 7 de octubre de 2005, "Ley de Reservas en las Compras del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico". Pág. 11 of 48 Reglamento de Compras y Subastas R. El contrato de arrendamiento financiero se puede desglosar en dos, uno celebrado entre el intermediario financiero y el proveedor, y el segundo ente el Instituto y el Proveedor, donde se podrá considerar hacer el financiamiento a través de una institución bancaria y/o en intermediario financiero, lo que resulte en beneficio a los mejores intereses del Instituto. Se tomará en consideración la suma principal, intereses y otros cargos para establecer la suma total de los pagos de arrendamiento financiero y el término a contratarse. El contrato debe incluir una cláusula de rescisión que lee como sigue: "Si en algún año fiscal no se asignasen los fondos necesarios para cumplir con el compromiso, el contrato quedará resuelto sin obligación posterior de ninguna de las partes". Segunda Parte: Creación y Organización de la Junta de Subastas Artículo VI. Junta de Subastas A. Creación 1. La Junta de Subasta estará compuesta por tres (3) miembros en propiedad y dos (2) miembros alternos. 2. El Director(a) seleccionará y nombrará a los miembros de la Junta de entre los empleados del ICF y designará un Presidente por un término de tres (3) años, un Secretario por un término de cinco (5) años, un Vocal por un término de dos (2) años, y dos miembros alternos por un término de tres (3) años uno y el otro por cuatro (4) años. 3. Los miembros de la Junta no percibirán remuneración adicional por los servicios prestados como tal. 4. No podrán pertenecer a la Junta de Subastas los empleados de la Unidad de Compras, el Supervisor de la Sección, el Director de la División de Servicios Auxiliares, los empleados de que tienen que ver directamente con el proceso de auditoria fiscal de la División de Finanzas y Presupuestos, ni ningún empleado de confianza del Director(a). 5. El Supervisor de la Unidad de Compras será el consultor permanente de la Junta en todo lo concerniente a las compras de bienes y servicios. 6. La Junta tendrá la responsabilidad de decidir sobre las subastas formales y en cualquier otro asunto relacionado con la función de Pág. 12 of 48 Reglamento de Compras y Subastas compras y/o ventas que el Director(a) o la Unidad de Compras considere conveniente someter a su atención. En el descargo de esta responsabilidad la Junta podrá nombrar comités Ad Hoc o asesores científicos o técnicos. Los miembros de dichos comités no recibirán remuneración alguna por los servicios prestados como tal, ni tienen derecho a votar. 7. Las reuniones de la Junta serán citadas por su Presidente o Secretario. 8. Tres (3) personas será el número requerido para constituir quórum. Los acuerdos serán por mayoría simple de los presentes, disponiéndose que en aquellos casos en que hubieses empate, se someterá el caso al Director(a) para su decisión. El Director(a) podrá nombrar una persona para delegar en éste la evaluación del asunto y solicitarle una recomendación sobre la determinación final. 9. El Secretario de la Junta mantendrá al día un Libro de Actas (que puede ser electrónico) en donde se hará constar todos los asuntos, acuerdos y recomendaciones de cada reunión que se celebre. B. Deberes generales de los miembros de la junta 1. Asistir a las reuniones de la Junta. 2. Participar del proceso de subasta desde la evaluación hasta su adjudicación, dentro de los límites de autoridad conferidos, incluyendo los procedimientos relacionados al examen de las reconsideraciones y/o impugnaciones de las determinaciones de la Junta sobre las subastas. 3. Inhibirse de su derecho al voto en cualquier determinación cuando existan relaciones de parentesco o algún conflicto de interés, según definido por este Reglamento, en el artículo 5, incisos 6 y 25 con cualquier licitador en una subasta. 4. Participar activamente en la evaluación de las ofertas, aportando sus conocimientos con el propósito de hacer la mejor selección en beneficio del Instituto. 5. Solicitar asesoramiento, cuando sea necesario, a los funcionarios del Instituto, otras Juntas de instrumentalidades de gobierno y privadas, o requerir, con la aprobación del Director(a) asesoramiento externo. Pág. 13 of 48 Reglamento de Compras y Subastas 6. Mantener en forma confidencial los trabajos y gestiones que realice la Junta, desde el momento en que se inicie el examen de las licitaciones hasta que se termine el proceso de adjudicar la subasta. 7. Asesorar al Director(a) sobre política y materia relacionada con las subastas. 8. Señalar al Director(a) violaciones al Reglamento cuando éstas sean detectadas. 9. Recomendar al Director(a) enmiendas y revisiones al reglamento. 10. Referir a la atención del Director(a) los casos donde no se logra votación mayoritaria, con voto explicativo de los miembros que no están de acuerdo. 11. Toda recomendación de la Junta propenderá a defender los intereses legítimos del Instituto y evitar favoritismo, preferencias o consentir parcialidades indebidas hacia cualquier postor. 12. Mantener un seguimiento continuo de las subastas bajo evaluación para que las mismas se adjudiquen dentro del período que indican las ofertas. 13. Agilizar el proceso de adjudicar subasta. 14. Mantener control de los documentos relacionados con las subastas mientras dichos documentos están en su poder. 15. Evaluar las licitaciones y adjudicar la subasta al licitador que ofrezca mejores condiciones de precios, calidad u otra condición que sea beneficiosa para el Instituto. 16. Es obligación de la Junta estar al día con los cambios en el mercado de productos y servicios para atender las necesidades del Instituto. Para eso podrá contar con el asesoramiento técnico de personal de la agencia. C. Deberes del Presidente 1. Representar a la Junta en todas aquellas funciones inherentes a su cargo. 2. Preparar el calendario de sesiones junto con el Secretario(a) para la apertura de subastas. Pág. 14 of 48 Reglamento de Compras y Subastas 3. Convocar las reuniones de la Junta. 4. Dirigir los procedimientos de la Junta. 5. Someter aquellos informes requeridos por el Director(a) o el funcionario en que éste delegue. 6. Cumplir con toda otra función que expresamente se le asigne en este reglamento. 7. Preparar informes semestrales al Director(a) o al funcionario en quien este delegue sobre las subastas adjudicadas y pendientes de adjudicación. Además, cualquier otro informe que le soliciten. D. Deberes del Secretario 1. Citar a las reuniones de la Junta. 2. Responder directamente al Presidente. 3. Custodiar toda la información contenida en los libros, récords, expedientes de subastas. 4. Mantener récord de la correspondencia despachada y recibida. 5. Mantener un libro de minutas que estará disponible en todo momento para examen del Contralor, Auditores y cualquier otro funcionario autorizado para revisar las decisiones de la Junta. 6. Recibir, custodiar y velar por la tramitación adecuada de los expedientes de subastas. 7. Conducir la reunión para el cierre de recibo de ofertas. 8. Hacer resumen de las ofertas. 9. Hacer entrega de las Garantías de Licitación ("bid bonds") a la División de Finanzas y Presupuesto y mantenerse al tanto de la vigencia de los mismos. 10. Notificar los acuerdos y adjudicaciones. 11. Certificar adjudicaciones, acuerdos y otros documentos. 12. Custodiar el sello de la Junta. Pág. 15 of 48 Reglamento de Compras y Subastas 13. Tomar las minutas y levantar las actas. 14. Redactar actas, minutas, acuerdos, adjudicaciones e informes para la aprobación del Presidente. 15. Sustituir al Presidente de la Junta cuando sea necesario. E. Deberes del Vocal de la Junta de Subastas 1. Participar activamente en la evaluación de ofertas aportando sus conocimientos con el propósito de hacer la mejor selección en beneficio del Instituto. 2. Sustituir al(a) Presidente(a) O Secretario(a) cuando sea necesario. F. Deberes de los Miembros Alternos 1. Ejercer las funciones de cualquier miembro de la Junta por sustitución, cuando así se estime necesario.