Manejo de Garantías de Oferta y Garantías de Ejecución

A. Una vez el licitador entregue su Oferta conforme a este Reglamento y, de requerirse Garantía de Oferta ("Bid Bond") en el Pliego de Subasta, será responsabilidad de la Secretaría de la Junta de Subastas recibir los documentos que acrediten la garantía. B. Una vez se levante el acta sobre la apertura de la subasta, la Secretaría de la Junta someterá al Recaudador Oficial las garantías de ofertas recibidas con una relación de los participantes en la subasta. C. Las garantías sometidas, de ser requeridas, serán recibidas por el Recaudador Oficial y serán depositadas en las cuentas del Instituto o en la caja fuerte, según aplique. El Recaudador procederá a verificar y recibir formalmente las garantías y preparará los recibos correspondientes. Copias de dichos recibos serán parte del expediente de la subasta. D. Inmediatamente después de la adjudicación de la subasta, el Secretario de la Junta notificará a la Unidad de Compras, a la Oficina de Contratos y al Recaudador Oficial del Instituto quien fue el licitador agraciado. E. La Unidad de Compras le requerirá al licitador agraciado las Garantías de Ejecución ("Performance Bond") y otras contenidas en el pliego de subasta. El Recaudador Oficial recibirá dichas garantías de la Unidad de Compras y las custodiará en el Instituto. F. Los documentos de endoso que sean requeridos al licitador agraciado constarán en el expediente de la subasta que tendrá la Oficina de Contratos sobre el proyecto. Dicha Oficina se asegurará que todos endosos requeridos sean entregados por el licitador agraciado antes de la firma del contrato. G. Una vez sea adjudicada la subasta al licitador agraciado y transcurridos 10 días de haberse notificado la misma, el Recaudador Oficial procederá a cumplimentar un informe al Oficial Pagador Especial con el objetivo de éste último pueda devolver las garantías que presentaron los licitadores no agraciados y que sea menester devolver. No se devolverán las garantías que haya prestado un licitador que esté impugnando la adjudicación de una subasta. Pág. 40 of 48 Reglamento de Compras y Subastas H. El informe al Oficial Pagador Especial deberá contener la siguiente información: 1. Número de la subasta; 2. Fecha del informe; 3. Nombre del licitador; 4. Número de cada recibo expedido; 5. Tipo de garantía presentada; 6. Cuantía de la garantía; 7. Partidas adjudicadas a cada licitador; 8. Precio ofrecido por el licitador en cada partida adjudicada a su favor; 9. Cantidad a cobrar al licitador agraciado; 10. Monto total de las partidas adjudicadas a cada licitador; 11. Cantidad a reintegrar a los licitadores no agraciados Artículo XIII. Notificación de la Decisión de la Adjudicación de la Subasta Formal por parte de la Junta A. Una vez evaluadas las ofertas que fueron aceptadas, la Junta en reunión decidirá a favor de que licitador adjudicará la subasta. El Secretario de la Junta informará a viva voz sobre las ofertas a ser evaluadas. Luego la Junta votará y el Secretario llevará constancia de todos los eventos en la reunión. B. Después de la adjudicación, el Secretario de la Junta viene obligado a notificar a la brevedad posible al Director sobre la decisión, a todos los licitadores, a la Unidad de Compras y al Recaudador Oficial. Este último tramitará con el Oficial Pagador Especial la devolución de las garantías que presentaron los licitadores no agraciados. C. La adjudicación será firmada por el Secretario de la Junta y se notificará a todos los licitadores mediante un escrito titulado Notificación de Adjudicación de Subasta. El contenido de dicho aviso será el siguiente: 1. Fecha del aviso; Pág. 41 of 48 Reglamento de Compras y Subastas 2. Fecha de la adjudicación; 3. Nombre y dirección del licitador; 4. Número de la subasta 5. Nombre de cada licitador indicando las partidas adjudicadas a su favor y la razón para rechazarle las partidas que no se le hayan adjudicado; 6. Determinaciones de hechos y advertencias de su derecho a solicitar Reconsideración conforme al Artículo XIII de este Reglamento. 7. Criterios de evaluación de la subasta y advertencia de que la adjudicación de la subasta puede variar, por lo que los licitadores no agraciados deben estar listos para sostener sus ofertas. D. Además de los requisitos de notificación previos, al licitador agraciado se le indicará sobre los documentos que deberá someter antes de la formalización del contrato, el término de tiempo en que debe presentar los mismos y una advertencia a los efectos de que el Instituto no está obligado por la adjudicación hasta tanto no se otorgue el contrato O la orden de compra.