Adjudicación de Subasta

A. En iguales condiciones, la subasta se adjudicará al postor más bajo. Sin embargo, la subasta podrá adjudicarse a otro postor si la calidad del producto y la conveniencia del Instituto en tal sentido lo justifica, en cuyo caso se harán constar las razones por escrito. B. La Junta tendrá que adjudicar la subasta, a la mayor brevedad posible, Pág. 36 of 48 Reglamento de Compras y Subastas después de realizada la apertura de la misma y siempre promoverá el interés público. C. La adjudicación de la subasta de compras se celebrará mediante reunión privada de la Junta en la que se haya establecido el quórum requerido por este Reglamento. El/la Secretaria levantará un acta de todos los eventos de la reunión. D. En dicha reunión podrá participar algún perito o funcionario de la Unidad de Compras u otra dependencia del Instituto que haya asesorado a la Junta en el proceso de la adquisición a modo de asesor o proveer información adicional que promueva el mayor entendimiento de sus miembros. Dicha participación constará en actas. E. La adjudicación de compras mediante subasta se hará por renglón o grupo de renglones conforme resulte en los mejores intereses del Instituto, tomando en consideración además a los anteriores requisitos, factores tales como que el postor haya cumplido con las especificaciones, descripciones, calidad, precio, descuentos ofrecidos por pronto pago, habilidad del postor para cumplir con los términos del contrato a realizarse, su responsabilidad económica, tiempo de entrega o ejecución que se ofrezca y las experiencias obtenidas con los licitadores en contratos anteriores en cuanto a cumplir con los términos del contrato a realizarse. F. La adjudicación de subastas de venta se hará al licitador que haya hecho la oferta más alta. La adjudicación se hará a viva voz en reunión pública. G. Además, la adjudicación de subastas se hará a favor del licitador que esté respaldado por un buen historial de capacidad y cumplimiento que lleve al convencimiento de la Junta de que cumplirá con los términos del contrato que en su día se otorgue, siempre y cuando su oferta reúna los siguientes requisitos: 1. que cumpla con las especificaciones; 2. que cumpla con las condiciones y demás requisitos establecidos en el pliego de subasta; y 3. que sea la más baja en precio, o aunque no cumpla con este requisito, resulte la mejor oferta en beneficio de los mejores intereses del Instituto. H. Cuando a la fecha fijada para la apertura de los pliegos de cotizaciones no se hayan recibido ofertas de licitadores, la subasta será declarada desierta. Para adquirir los suministros o servicios no personales se Pág. 37 of 48 Reglamento de Compras y Subastas iniciará un nuevo ciclo de subasta, o se procederá conforme lo dispuesto en el Artículo XV de este Reglamento. I. En caso de que las ofertas sean rechazadas y se declare desierta la subasta se convocará a una nueva subasta. Si las razones por las cuales fue rechazada la oferta en la primera subasta persisten en una segunda subasta, se podrá autorizar por parte del Director la adquisición el bien o servicio con el O los licitadores rechazados siempre que las condiciones y/o el precio sean de beneficio al Instituto. Igualmente, se podrá obviar la subasta si la realización de la misma dilata y perjudica el comienzo de los trabajos en el Instituto y el interés público se afecta adversamente. Este inciso no será de aplicación en los casos en que la subasta haya sido declarada desierta por motivo de incumplimiento de especificaciones. J. En los casos en que recibiere oferta de un solo licitador, la misma podrá ser aceptada, siempre que su oferta cumpla con las especificaciones y condiciones de la subasta y el precio fuera razonable. Si el precio fuera irrazonable, para esta adjudicación se requerirá que el Director autorice a la Junta a negociar con el único licitador. De no llegar a un acuerdo se podrán hacer gestiones de adquirir el bien o servicio en mercado abierto con otros licitadores. K. Se podrá rechazar cualquiera o todas las proposiciones para una subasta con anterioridad a la emisión de la orden de compra O contrato cuando: 1. Los licitadores no cumplan con alguno de los requisitos, descripciones, especificaciones O condiciones estipulados. 2. Se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. 3. No haya fondos disponibles para pagar los artículos o servicios no profesionales de la oferta más baja. 4. Las ofertas demuestren que los licitadores controlan el mercado del producto solicitado, y se han puesto de acuerdo entre sí para cotizar precios irrazonablemente altos. En este caso el licitador será descalificado y se le impedirá participar en futuras subastas conforme a las penalidades establecidas en el Artículo XVII de este Reglamento. 5. Cuando la Junta se vea precisada a efectuar un rechazo global, la compra se llevará a cabo mediante el anuncio de una nueva subasta, mercado abierto o en la forma más beneficiosa para el Instituto en armonía con las circunstancias involucradas. Pág. 38 of 48 Reglamento de Compras y Subastas 6. Cuando el (la) Director(a) Ejecutivo(a) entienda que es lo más beneficioso para el Instituto. 7. Cuando un mismo licitador presente varias ofertas en sobres separados para un mismo producto O servicio bajo su nombre O bajo otros nombres. En este caso el licitador será descalificado y se le impedirá participar en futuras subastas conforme a las penalidades establecidas en el Artículo XVII de este Reglamento. L. Dos O más ofertas se considerarán empatadas cuando sean idénticas en precios, descripciones, especificaciones y demás condiciones especificadas en la invitación a subasta. En estos casos la Junta podrá: 1. Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido el Instituto con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente, la experiencia de otros clientes de los licitadores o cualquier otro criterio que ayude al Instituto a elegir el licitador más conveniente para éste. 2. Celebrar una nueva subasta donde sólo participen los licitadores empatados, en cuyo caso se obviará la publicación del aviso de subasta. M. Rechazo de oferta más baja 1. La Junta podrá rechazar la oferta más baja en precio, cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del Gobierno. 2. También podrá ser rechazada cuando no cumpla con las especificaciones, requisitos y términos de la subasta. N. Irregularidades permisibles La Junta podrá excusar u obviar cualquier informalidad O irregularidad menor en las ofertas recibidas, tales como desviaciones de las especificaciones, términos o condiciones que, a juicio de la Junta, no estén en conflicto con el uso, funcionamiento y calidad de los artículos O servicios, siempre que con ello se beneficie el interés del Instituto. O. Las adjudicaciones de subastas formales se notificarán por comunicación escrita a todos los licitadores que concurran a las mismas por parte de la Junta de Subastas. Pág. 39 of 48 Reglamento de Compras y Subastas P. La Junta mediante acuerdo unánime y la autorización del Director Ejecutivo podrá cancelar la subasta en los casos en que se determine que no hay necesidad de los bienes o servicios que originaron la subasta o, cuando por una situación imprevista los fondos destinados al proyecto se agoten o, se hubieren liberado para ser utilizados para otro propósito o, cuando el Director determine que la cancelación se hace en el mejor interés público. cancelación se hace en el mejor interés público.