Órdenes de Compra

A. Toda solicitud para la compra de suministros O servicios no personales se hará a la Unidad de Compras mediante una requisición debidamente aprobada por el Director(a) de la unidad solicitante o su representante autorizado. La misma será contabilizada inmediatamente por dicha dependencia en la partida O fondo correspondiente. En las compras que requieran pago por adelantado, se tramitará el pago en conjunto con la orden de compra. B. Toda compra de suministros y servicios no personales al comercio local o extranjero será formalizada mediante la emisión de órdenes de compra en estricto acuerdo con las negociaciones efectuadas con dichos comerciantes. Estas órdenes de compras se verificarán a los fines de determinar la corrección, exactitud y propiedad del cargo a hacerse a un fondo O partida presupuestaria y que la compra se ajusta a las normas establecidas. C. Las órdenes de compra se entregarán O remitirán a los suplidores después de haberse hecho las reservas de fondos en las partidas y fondos correspondientes. Se podrá prescindir del requisito de emitir una orden y de establecer la reserva en los fondos y partidas correspondientes antes de efectuar la compra cuando exista una emergencia. En las compras que requieran pago por adelantado se Pág. 45 of 48 Reglamento de Compras y Subastas tramitará el pago en conjunto con la orden de compra. En las compras de emergencia en que se obvie el requisito de emitir previamente una orden de compra y establecer la reserva en los fondos O partidas correspondientes se requerirá la autorización del Director(a) para que se tramite rápidamente el pago en forma directa. El Director(a) del Instituto velará porque la Unidad de Compras establezca las normas y procedimientos internos que sean necesarios para reducir a un mínimo las compras de emergencia. D. Los costos a incurrirse en transportar compras desde el punto de entrega hasta el Instituto se incluirán como parte del costo del equipo o material a adquirirse, siempre que ello sea posible y práctico. E. La emisión de órdenes de compra para entregas parciales se limitará a aquellos casos en que la necesidad del servicio así lo requiera. F. En aquellos casos en que luego de emitida una orden de compra surja circunstancias no previstas que ameriten cambios, ya sea en precios, cantidad, descripciones, especificaciones y otras condiciones, la Unidad de Compras expedirá un Aviso de Cambio a la orden emitida. Copia del Aviso de Cambio se enviará para la aprobación del Supervisor de la Unidad de Compras y se dejará una copia del Aviso de Cambio en el expediente de la orden de compra. G. En los casos en que las órdenes de compras se paguen anticipadamente, el Comprador mantendrá un expediente de las mismas y preparará un informe semanal con las órdenes emitidas y sus números de orden, nombre del suplidor y tiempo de entrega. Dicho informe se entregará al Receptor Oficial del Instituto el primer día laborable de cada semana y contendrá las transacciones del periodo anterior.