Preparación de Facturas por concepto de

servicios prestados por el Instituto al amparo de contratos vigentes con empresas privadas y otras entidades gubernamentales. A. Una vez el Instituto, por medio de una de sus Divisiones, haya prestado los servicios a los que se obligó con una empresa privada y otra entidad gubernamental mediante contrato u otro tipo de acuerdo permitido por ley procederá a preparar una 4 factura al cobro. Para este propósito se utilizará el Formulario de Factura al Cobro del Instituto. B. La División del Instituto que prestó el servicio a la entidad gubernamental preparará en un periodo no mayor de diez (10) días laborables luego de prestado el mismo, un Acta de Incidencias en la que se incluirá detalladamente el tipo de servicio prestado, la agencia a la que se prestó el servicio, el o los funcionarios del ICF que prestaron los servicios, la fecha y lugar de los mismos. Además, se incluirá un Informe de Factura preliminar en la que se incluirá el servicio prestado, la agencia a la que se prestó el servicio, la fecha y lugar en el que se prestó, así como el costo a ser facturado. C. El Acta de Incidencias y el Informe de Factura serán referidos en el periodo establecido en el inciso anterior a la División de Finanzas y Presupuesto. Ambos informes deben ser certificados D. Será responsabilidad del funcionario de la sección de Preintervenciones a cargo de la facturación examinar y corroborar los expedientes relacionados al contrato de servicios para asegurar que los cálculos incluidos en la gestión de cobro sea precisos, correctos y consistentes con el servicio prestado. El examen o corroboración del expediente puede incluir, pero sin limitarse a, el contrato entre las partes, informes técnicos del servicio prestado, hojas de asistencia o participación, informe de compras especiales, tarifas, entre otros. E. En caso de haber discrepancias entre el Acta de Incidencias y/o la Factura Preliminar que envía la División que presta el servicio y la que prepara la División de Finanzas y Presupuesto se reunirán el funcionario enlace en la División y el funcionario de la sección de Preintervenciones con el propósito de armonizar las diferencias conforme al contrato entre el ICF y la entidad privada o gubernamental. F. La División de Finanzas y Presupuesto tendrá un máximo de diez (10) días laborables luego de haber recibido el Acta de Incidencias y el Informe de Factura para emitir y enviar la factura al cobro a la otra parte contratante por servicios prestados por el Instituto.