Preparación de Facturas al Cobro por

concepto de llamadas telefónicas A. El Instituto de Ciencias Forenses tiene como política pública permitir que sus empleados disfruten del privilegio del uso del teléfono para llamadas de larga distancia no oficiales, siempre y cuando sea necesario para atender asuntos que no afecten las labores y funciones de la agencia. No obstante, dicho privilegio debe utilizarse por los empleados conforme a las normas de sana administración y mejor utilización de los recursos públicos. B. Para viabilizar este privilegio y, a la vez se cumple con la política pública antes enumerada, cada área de trabajo o División llevará un Registro de Llamadas en el cual cada empleado anotará todas las llamadas de larga distancia que haga, ya sean oficiales o personales. A esos efectos se utilizará el formulario Registro de Llamadas de Larga Distancia. C. El Director de cada División designará una persona responsable de llevar dicho Registro de Llamadas. D. Para la administración del Registro de Llamadas cada División procurará el mejor método que se ajuste a la mayor eficiencia de sus operaciones, según determine cada Director. Las opciones son las siguientes: a. Los empleados/as que hagan las llamadas las notificarán a la persona que el Director de la División designó para llevar el Registro, quien a su vez, hará constar las mismas en el formulario de Registro de Llamadas de Larga Distancia. b. Cada empleado llevará su propio Registro y lo entregará periódicamente a la persona designada en el inciso C de este Artículo, o según determine el Director de la División. C. En los casos de empleados/as que trabajen en turnos rotativos o en jornadas fuera del horario regular notificarán las llamadas durante el siguiente día laborable o, en la alternativa, seguirán el procedimiento 10 establecido en los incisos a y b, según determine el Director de la División. E. Durante los primeros cinco (5) días laborables de cada mes cada División enviará a la División de Finanzas y Presupuesto el Registro de Llamadas de Larga Distancia correspondiente al mes anterior. Dicho documento será firmado por el Director de cada División. F. Durante los primeros cinco (5) días de cada mes el Centro de Procesamientos Electrónicos de Información (CPEI) preparará un informe de las llamadas que se generan a través del cuadro telefónico del Instituto. Dicho informe contendrá una relación de las llamadas de larga distancia que se generaron a través del cuadro del Instituto durante el mes anterior y su relación de costos. El mismo será enviado a la División de Finanzas y Presupuesto dentro del periodo mencionado en este inciso. G. Cada mes la División de Finanzas y Presupuesto preparará un informe de las llamadas personales realizadas por los empleados del Instituto durante el mes anterior para realizar un cotejo de costos de dichas llamadas. Se utilizará el informe del cuadro telefónico como mecanismo de referencia para realizar los cálculos y la eventual gestión de cobro. H. Una vez se calcule la cantidad del cargo por llamada telefónica personal, el funcionario de la sección de Preintervenciones preparará una factura al cobro que será notificada a la mano al empleado por la División de Finanzas y Presupuesto en un sobre sellado por el sistema de mensajería interna del Instituto. Se obtendrá un acuse de recibo de dicha notificación. I. El funcionario o empleado tendrá treinta (30) días calendario una vez le sea notificada la factura al cobro para pagar la factura al cobro por concepto de llamadas de larga distancia. J. El pago lo realizará mediante tarjeta de débito, tarjeta de crédito, descuento en nómina, efectivo, cheque o giro bancario a nombre del Instituto de Ciencias Forenses. K. Durante el periodo de treinta (30) días luego de la notificación de la factura al cobro, el empleado puede solicitar un plan de pago al Recaudador Oficial quien junto al Director de la División de Finanzas y Presupuesto evaluarán el mismo. Una vez se determine que procede el plan de pago solicitado por el empleado, se notificará y se procederá con los ajustes contables correspondientes. A esos efectos se utilizará el Modelo de Solicitud y Aprobación de Plan de Pago del Instituto. L. Igualmente, el funcionario o empleado puede objetar dicha factura dentro del periodo de los treinta (30) días luego de notificada la factura al cobro. En ese caso, el Director de la División de Finanzas y Presupuesto, o la persona en quien este delegue, le concederán una audiencia al reclamante quien tendrá que 11 exponer las razones de su objeción. El Director de la División de Finanzas y Presupuesto o su representante evaluará el reclamo, deberá fundamentar el motivo del ajuste y notificará por escrito su determinación al empleado o funcionario. La notificación expresará el derecho a una solicitud de reconsideración o revisión de la determinación y el término para solicitarla. M. Salvo que no se resuelva la objeción conforme a lo dispuesto en el Artículo XVI de este Reglamento, si el empleado se niega a realizar un plan de pago o pagar la deuda se procederá a realizar un descuento de nómina que no excederá de un 2% de su sueldo mensual. Dicho descuento se hará hasta tanto se salde la deuda. N. La política del Instituto de Ciencias Forenses es promover que en los casos que por naturaleza del servicio sea necesario asignar un equipo de teléfono celular a los funcionarios de la agencia, se utilizará para propósitos oficiales. No obstante, como situación excepcional se permitirá el uso de dicho equipo para llamadas personales para situaciones de urgencia y siempre y cuando se restituya el costo de las mismas. O. En los casos de llamadas generadas por teléfono celular, la División de Servicios Auxiliares enviará mensualmente copia de la factura de su equipo celular del periodo anterior a los funcionarios que tengan dichos teléfonos asignados por parte del Instituto con el propósito de que éstos identifiquen cuales llamadas son personales. En el documento de la factura mensual identificarán sus llamadas personales con sus iniciales al lado de cada llamada. P. Una vez los funcionarios identifiquen sus llamadas personales en la factura del equipo celular asignado, enviarán dicho documento a la División de Finanzas y Presupuesto. Q. Una vez se reciba en la División de Finanzas y Presupuesto la factura del equipo celular con las llamadas personales identificadas y con su respectivo costo, el funcionario de la sección de Preintervenciones preparará una factura al cobro que será notificada a la mano al funcionario. R. El funcionario rembolsará dicho costo utilizando los mecanismos enumerados en este Artículo.