ACTO DE APERTURA DE SUBASTA

El mismo se llevará a cabo en cada subasta con el propósito de que las partes interesadas puedan comprobar las ofertas que se recibieron, si las mismas cumplieron con los requisitos solicitados y conocer la oferta de cada licitador. Esto es un acto público, por lo que el mismo estará abierto al público en general. La Junta no será constituida en el Acto de Apertura de Subasta. La misma estará representada en cada acto por el Presidente y Secretario de la Junta de Subastas o su representante autorizado. A. Función del Secretario de la Junta de Subastas: Será responsable de estar presente en dicho acto y será el encargado de los procedimientos durante el mismo. Será responsable de declarar abierta la subasta a la hora, fecha y lugar, indicados en la convocatoria de subasta, y anunciará a las personas presentes lo siguiente: 1. Número de la Subasta cuyas ofertas se van a abrir. 2. Asunto de la Subasta. 3. Identificación de las personas que están representando a los licitadores. 4. Procederá a leer el remitente de cada uno de los sobres y los cotejará contra la lista de los sobres recibidos. Procederá a abrir los sobres de 29 ofertas en presencia de todos los asistentes y leerá de cada una de las ofertas por partida la siguiente información: a. Número de la partida para la cual ha ofrecido la cotización. b. Precio ofrecido por partida. c. Fecha de entrega ofrecida, si procede. d. Marca y modelo ofrecido, si procede. 5. Verificará que las ofertas hayan cumplido con toda la documentación solicitada como requisito. Cualquier asistente que hubiere sido parte de la competencia en la subasta podrá examinar, en presencia del Presidente y el Secretario de la Junta de Subastas, cualquier documento relacionado con la subasta sometido por los licitadores, después que la oferta contentiva de dicho documento haya sido abierta y leída. B. El Presidente de la Junta de Subastas: Determinará la forma y manera en que los interesados podrán examinar la información, sin que se afecte el desarrollo del acto de apertura. Una vez todos los asistentes al Acto (que hubieren sido parte de la competencia en la subasta) hayan examinado las ofertas, el Presidente de la Junta de Subastas dará por cerrado el mismo, indicando la hora de cierre. C. Con posterioridad al Acto de Apertura, el Secretario de la Junta de Subastas viene obligado a hacer lo siguiente: 1. Mantener un récord de toda incidencia en el Acta de Apertura. 2. Redactar el Acta debe contener lo siguiente: a. Número y asunto de la subasta. b. Fecha, hora y lugar de la apertura de subasta. 30 c. Número de ofertas recibidas tanto como el nombre de los licitadores que cotizaron para una o más partidas y nombre de los que asistieron y no cotizaron. d. Copia del Registro de Asistencia. e. Certificación de la persona que tuvo a su cargo el acto a los efectos de que la información leída públicamente fue aquella requerida por este Reglamento. f. La persona que haya tenido a su cargo el Acto de Apertura de Subasta anotará sus iniciales en cada una de las ofertas. El Acta formará parte del expediente. g. Cualquier incidente, especificación, condición o licitador u otro asunto que la persona que estuvo encargada del acto crea pertinente dar a conocer a la Junta. h. El Acta de Apertura será firmada por la persona que tuvo a su cargo el Acto. i. Si se hubieren grabado las incidencias del Acto, se conservará intacta e identificada bajo la custodia del Secretario de la Junta de Subastas por un periodo máximo de seis (6) meses. j. Toda información relacionada con una subasta será retenida por el SRM y formará parte del expediente de la compra. El expediente de la subasta se mantendrá activo y accesible con todos los documentos durante seis años o una investigación del Contralor, lo que ocurra primero, contados a partir del momento en que concluyan todas las labores y obligaciones 31 contraídas bajo el contrato u orden de compra emitida bajo la misma. Al cabo de este periodo, la Sección de Archivo y Disposición de Documentos procederá con su disposición final. D. Cancelación Tardía de una Oferta: La cancelación de una licitación, por parte del licitador, después de iniciada la apertura de los pliegos de licitación y sin que muestren razones justificadas para ello, se considerará como incumplimiento de contrato. El SRM podrá tomar la acción legal que considere pertinente.