Medidas de Seguridad, Conservación, Custodia y Almacenamiento de

los Videos Digitales Instalados en las Instalaciones del Instituto de Cultura Puertorriqueño A. El personal autorizado por el Director de la Oficina de Sistemas de Información podrá retirar del sistema de vídeo el disco DVD-RAM (cartucho de grabación) con las grabaciones; confeccionará el Formulario "Informe de Novedades de Grabación del Sistema y Video". 6 B. La información contenida en el DVD-RAM (cartucho de grabación) removida de las cámaras y junto al Formulario "Informe de Novedades de Grabación del Sistema y Video" será llevado al lugar de almacenamiento por un periodo de treinta (30) días calendarios, con excepción de los casos de investigaciones y procesos criminales o civiles. C. Las grabaciones de vídeo generadas por el equipo del Instituto serán propiedad exclusiva de la Agencia y estarán disponibles para uso oficial de conformidad con las restricciones legales aplicables. D. El Instituto contará con un lugar, ubicado en la Oficina de Sistemas de Información, para la seguridad, conservación, catalogación, almacenamiento y custodia de vídeos. La Oficina de Sistemas de Información será la responsable de administrar dichos vídeos y entregará copia cuando así lo soliciten previamente con la autorización necesaria según se dispone en este Reglamento. E. El área habilitada para la conservación, catalogación, almacenamiento y custodia de vídeos, se regirá por las siguientes normas: 1. El acceso al área asignada estará restringida. 2. El Director de la Oficina de Sistemas de Información deberá controlar y denegar el acceso a personas no autorizadas. 3. Tanto los empleados como los visitantes autorizados que entren y/o salgan del área, deberán firmar un Registro de Entrada y Salida. 4. El Director de la Oficina de Sistemas de Información y/o la persona en la cual el delegue, por escrito, serán los custodios de la llave de acceso a dicha área. F. El área habilitada para la conservación, catalogación, almacenamiento y custodia de vídeos deberá garantizar el cumplimiento de los criterios mencionados a continuación: 1. La estación de trabajo debe ser segura y con un ambiente de confidencialidad. 2. El acceso a las imágenes y contenido en los vídeos será única y exclusivamente para uso de los funcionarios autorizados por este Reglamento. 3. Debe proveer para mantener la integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación de los vídeos bajo su custodia. 7 4. Garantizar la protección del almacenaje de los vídeos bajo su custodia, para evitar cualquier tipo de manipulación. 5. Garantizar que los vídeos obtenidos se conservarán en el mismo formato a partir del que se originó. 6. Garantizar que todos los vídeos estén identificados con los siguientes datos: a) Fecha de la grabación. b) Número o nombre de la grabación. c) Lugar. d) Hora de inicio de la grabación. e) Hora de finalizada de la grabación. f) Nombre de la persona que trabajó con la información de la grabación. 7. Toda petición de una grabación de imágenes en particular será entregada al solicitante, única y exclusivamente para propósitos dispuesto en este Reglamento. De este modo, se establece que las imágenes captadas por este sistema será para propósitos oficiales y/o para propósitos de seguridad pública. 8. En el área habilitada para la conservación, catalogación, almacenamiento y custodia de vídeos se mantendrá permanentemente actualizado un registro administrativo de los vídeos obtenidos, conteniendo la fecha de llegada, la fecha de toma de las grabaciones, la de destrucción de las imágenes. 9. El procedimiento de disposición de las grabaciones se llevará a cabo cada treinta (30) días, con excepción de los casos de investigaciones y procesos criminales o civiles. El personal autorizado por el Director de la Oficina de Sistemas de Información para la disposición de los disco DVD-RAM (cartucho de grabación) con las grabaciones, conjuntamente con el Director de la Oficina de Sistemas de Información levantarán un acta atestiguando que la información electrónica fue destruida, consignando la fecha, hora, lugar, discos de DVD-RAM (cartucho de grabación) con las grabaciones y cualquier otra información pertinente. 8 10. El Director de la Oficina de Sistemas de Información, así como cualquier otra persona, no estará autorizado a entregar grabación de imágenes, sin mediar una autorización que así lo amerite según se dispone en este Reglamento. 11. Para propósitos investigativos, los miembros de la Policía de Puerto Rico podrán obtener una copia del vídeo. 12. Las grabaciones solicitadas serán entregadas, en disco (CD) no regrabable debidamente certificada como copia fiel y exacta del original, por el Director de la Oficina de Sistemas de Información.