EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

La Comisión mantendrá un expediente de personal para cada empleado. Los expedientes de personal están custodiados por la persona designada por los Comisionados y los archivos permanecerán cerrados con llave durante horas no laborables. Solamente tendrá acceso a los mismos la persona designada por los Comisionados y/o el Presidente de la Comisión. En el expediente de personal se archivarán, entre otros documentos, cuando apliquen: la solicitud de empleo, certificado de buena conducta, certificado de salud, certificado de nacimiento, cartas de recomendación, copia de la licencia verificada (si aplica), copia de diplomas y certificados, tarjetas de identificación con foto, certificación de exención para la retención de contribución sobre ingresos, descripción de deberes de la plaza que ocupa, nombramiento o contrato, forma 1-9 del Servicio de Inmigración, currículum vitae, certificados de adiestramientos, acuses de recibos, documentos sobre las evaluaciones del trabajo que se realicen, amonestaciones y cualquier otro documento de interés para la Comisión relacionado con el empleado. Es responsabilidad de cada empleado informar con prontitud a la Comisión cualquier cambio en sus datos personales. Será deber del empleado notificar a la Comisión cualquier cambio en: Nombre Legal Seguro Social Dirección Número de Teléfono Estado Civil Nuevos miembros de la familia Beneficiarios La persona con quien comunicarse en caso de emergencia Progreso académico Cualquier información que deba contener el expediente o se entienda sea necesaria mantener en el mismo. La exactitud de esta información es importante para efectos de nóminas, beneficios o si es necesario comunicarse con el empleado en cualquier momento que esté fuera del trabajo. La responsabilidad de la Comisión estará limitada en todo momento a la última información anotada en el expediente de personal existente en la Comisión. 80 Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva del servicio. 1. Clasificación de Expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá tres (3) expedientes separados: (a) un expediente de historial del empleado este expediente se identificará con el nombre completo del empleado y el número de seguro social. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, todos los documentos relacionados con el historial de personal del empleado desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta la fecha de su separación definitiva del servicio. Entre estos documentos estarán: (1) Copia autenticada del certificado de nacimiento, o en su defecto, certificación sobre la autenticidad o existencia del certificado; (2) Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma 1 9, Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986 Ley Pública Núm. 99-603); (3) Certificado de antecedentes penales expedido por la Policía de Puerto Rico; (4) Notificación de nombramiento y juramento; (5) Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc.; (6) Evaluaciones sobre el trabajo del empleado; (7) Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución; (8) Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o mejoras administrativas; (9) Documentos que reflejen acciones que sean finales y firmes, así como resoluciones de la Comisión Apelativa al respecto cuando dicho foro haya sostenido una decisión de sanción; 81 (10) Certificaciones de servicios prestados al Gobierno; (11) Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente; (12) Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos; (13) Récord de adiestramientos (14) Documentos sobre becas O licencias para estudios, con 0 sin sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula; (15) Récord de licencias; (16) Récord de accidentes por causas ocupacionales; (17) Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas u otras autorizadas por ley. (b) un expediente con información médica este segundo expediente será para uso confidencial y tendrá la información confidencial del empleado relacionada a instrucciones, determinaciones y certificaciones de índole médica a tenor con lo establecido por la Ley ADA y la "Health Insurance Portability & Accountability Act" ("HIPAA"). (c) un expediente de informes de cambio este tercer expediente contendrá copia de todos los informes de cambio, la demás documentación relacionada con la participación de empleados y toda documentación requerida para fines de retiro. 3. Examen de los Expedientes (a) Los expedientes de personal son propiedad de la Comisión, para uso exclusivo de ésta o el Gobierno de ELA de Puerto Rico, y el acceso a la información que éstos contienen está restringido y podrá ser examinado únicamente para fines oficiales por empleados 0 funcionarios autorizados. El expediente de personal es un documento estrictamente confidencial, por lo cual no se podrá divulgar información contenida en los mismos, especialmente lo concerniente a salarios. El custodio de los expedientes será responsable por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita u oral de la información contenida en los expedientes. La Comisión será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone adelante y en armonía con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, 3 L.P.R.A. 82 $1002, que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento para la administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. (b) No obstante, el empleado tiene derecho a revisar su expediente de personal en compañía del custodio de los expedientes. Para ello tiene que solicitar la revisión por escrito a los Comisionados, por lo menos, tres (3) días laborables de antelación, expresando su interés y justificación para su petición. La solicitud tiene que estar firmada en original por el empleado solicitante. En ningún momento se le prestará el expediente al empleado. No se proveerá copias del expediente de personal, salvo de aquellos documentos relacionados a beneficios (plan médico, seguro de vida), a solicitud escrita del empleado. En el caso de que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. (c) Los empleados podrán obtener copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se exigieren. Las solicitudes de copias se harán por escrito con no menos de cinco (5) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del documento solicitado. (d) Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. 4. Conservación y disposición de los expedientes Se conservarán y mantendrán archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes a los expedientes de los empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: (a) En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un período de cinco (5) años. Transcurrido dicho período, la Comisión procederá como más adelante se expresa en este inciso. (b) En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se reintegre a un puesto en la Comisión antes del período de cinco (5) años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes 83 que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. (c) Cuando ocurra el traslado de un empleado de la Comisión a otra agencia o instrumentalidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, se transferirán los expedientes del empleado no más tarde de treinta (30) días contados a partir de la fecha de efectividad del traslado. Siempre que se transfiera un expediente de un empleado 0 de un ex-empleado de la Comisión a otra agencia, se preparará una certificación de los documentos que se incluyen en los expedientes y la agencia que lo recibe verificará y certificará el recibo de los documentos. (d) Si el empleado separado solicitara una pensión de un sistema de retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el expediente del exempleado y la Comisión lo remitirá al Sistema. En adelante, el Sistema de Retiro conservará el expediente. (e) En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la Comisión conservará el expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente a la Administración de los Sistemas de Retiro, junto con el Informe de Cambio notificando el fallecimiento. (f) Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la Comisión, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. (g) La disposición final de cualquier documento relacionado con el expediente de los empleados se hará conforme a las normas del Reglamento para la administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. (h) Los formularios y cartas que formen parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. 84 (i) Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencias se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá destruirse todo récord de asistencia después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor y si han transcurrido al menos cuatro (4) años desde su conservación. (j) Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda, o aprobado los cursos, en el caso de becas, licencias o pagos de matrícula. (k) Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de conservación. 5. Otros documentos relativos a la administración de personal se conservarán de acuerdo a las siguientes disposiciones: (a) Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. (b) Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un año a partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán inactivas por un año y se dispondrá de ellas de acuerdo al Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. (c) Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un año a partir de la fecha de cancelación o vencimiento y se dispondrá de ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. (d) Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en los exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las solicitudes de examen de las personas que resulten elegibles se conservarán por el tiempo que dure la vigencia del registró. Se dispondrá de ambas de conformidad a las disposiciones del Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.