Requisitos de la Invitación a Subasta Formal

A. Especificará la fecha, hora y lugar en que se abrirán los sobres con las ofertas. B. Especificaciones completas y descripciones claras de los suministros y servicios no profesionales que se desean obtener. C. Indicará los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación de la subasta. D. Instrucciones específicas respecto a la forma en que habrán de someterse las ofertas, así como los términos y condiciones que regirán la transacción. Éstos y las especificaciones constituirán la base del contrato. E. En toda solicitud de precios, se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda hacer su oferta. F. Aquellos casos sujetos a condiciones o restricciones especiales deberán contener una nota a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. G. En los casos que se requiera que los licitadores sometan alguna certificación o documentos especiales como parte de su oferta, se establecerán los términos básicos del requerimiento mediante cláusula al efecto. 18 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura H. Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse deberá cumplir con los reglamentos vigentes, estándares de la industria y normas comunes de seguridad. I. En la convocatoria se consignarán los tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables a la Administración, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. J. Las referencias o marcas específicas de artículos se harán únicamente como guía o índice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en las Especificaciones Generales de la subasta. K. Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que ello conviene a los mejores intereses de la Administración, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. L. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos o servicios será uno razonable, en armonía con las facilidades del comercio local, siempre que ésto no conflija con las necesidades de la Administración quien podrá establecer el tiempo de entrega requerido. M. Se requerirá una fianza de ejecución (performance bond) para garantizar la entrega de la mercancía o ejecución de los servicios subastados y se hará constar dicho requerimiento en la convocatoria de subasta. Esta fianza se le requerirá al postor al cual se le adjudique la subasta y el por ciento de la fianza estará especificado en el pliego de subastas. N. Los licitadores a quienes se les adjudique el contrato de compra o parte del mismo en un procedimiento de subasta acordarán suministrar los productos o servicios contratados de conformidad con los términos de entrega, especificaciones y demás condiciones que se estipulen. De ocurrir retraso en la entrega de tales productos o servicios, el Sistema podrá cancelar la orden de compra o contrato emitido dependiendo de la urgencia con que se necesitan los bienes o servicios o podrán hacer un descuento al momento de tramitar el pago por cada día consecutivo de retraso. La cantidad a ser descontada se fijará en las condiciones e instrucciones especiales para la subasta. Dicha cantidad será establecida a base de la premura que tengan los productos o servicios para el Sistema, la disponibilidad de los mismos en el mercado, los gastos y contratiempos que el retraso pueda ocasionar al Sistema y cualquier otro factor que el Administrador o su representante 19 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura autorizado estime pertinente. La cantidad a ser establecida no será menor del uno por ciento (1%) ni mayor del cinco por ciento (5%) del importe del pago. Igualmente, la fianza que garantiza la ejecución del contrato responderá del pago por daños y perjuicios. La suma a pagar por retraso en la entrega de la mercancía en ninguna forma representa una penalidad. Por consiguiente, los gastos adicionales y otros contratiempos ocasionados como consecuencia del retraso, deberán ser compensados a la Administración. O. Se debe indicar que los licitadores deberán reclamar su preferencia, en la Hoja de Oferta al momento de hacer su licitación y presentar el Certificado de Preferencia. P. En toda Invitación a Subasta se especificarán los términos para impugnación de la convocatoria y adjudicación. Q. Se podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta, cuando el Presidente lo estime conveniente, notificando a los licitadores correspondientes antes de la fecha y hora fijada para la apertura de la subasta. R. La Junta tendrá la facultad inherente para establecer especificaciones que sean razonables, de acuerdo a las necesidades de la subasta. En el caso de subastas donde las requisiciones de compra conlleven especificaciones altamente técnicas, la Junta podrá contratar consultores especializados que asesoren a la Junta en la determinación de los mismos, o evaluar información especializada. S. En las Especificaciones Generales se incluirá una cláusula exponiendo la facultad que posee la Junta de Subastas para realizar una inspección ocular de las facilidades de almacén u oficina del licitador, así como de equipo vendido o servicio prestado a clientes anteriores, que sea similar al requerido por la Administración.