Reglas Específicas de Adjudicación

AI evaluar las ofertas ante su consideración, la Junta de Subasta podrá encontrarse con una serie de ofertas que no se atengan a la directriz general establecida en el artículo anterior, pero que podrían ser susceptibles de evaluación sujeto a los controles que se detallan a continuación: A. Ley para la Inversión en la Industria Puertorriqueña Para la adjudicación de subastas, se considerarán las disposiciones de la Ley Núm. 14 del 8 de enero de 2004 y de la Ley Núm. 109 de 12 de julio de 1985, según enmendadas, las cuales establecen cierta preferencia en las compras de mercadería, provisiones, suministros, equipo, y materiales producidos, manufacturados o ensamblados en Puerto Rico. Dicha preferencia deberá ser reclamada por los licitadores mediante la correspondiente presentación del Certificado de los productos donde se otorga el por ciento de preferencia, lo cual se hará constar en la Hoja de Oferta de la subasta. B. Mejor Postor La adjudicación de subastas se hará al mejor postor, tomando en consideración, además de los anteriores requisitos, factores tales como: las especificaciones sometidas, los descuentos ofrecidos por 26 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura pronto pago, su responsabilidad económica, el tiempo de entrega o ejecución que se ofrezca y las experiencias obtenidas con los licitadores en contratos anteriores, en cuanto al cumplimiento con los términos de los contratos. C. Rechazo de Mejor Oferta La Junta podrá rechazar la mejor oferta en precio cuando tenga conocimiento y exista evidencia de que el licitador que hace la oferta no ha dado atención y cumplimiento satisfactorio a contratos que le hayan sido otorgados anteriormente por cualquier dependencia del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. También se podrá rechazar, cuando no cumpla con las especificaciones, requisitos y términos de la subasta. Así también, cuando se estime que los mejores intereses del Sistema no están adecuadamente protegidos. Además, la Junta podrá rechazar, la mejor oferta si el proveedor fuere convicto o se declare culpable en el foro estatal, federal O en cualquier otra jurisdicción de los Estados Unidos de América, de los delitos constitutivos de fraude, malversación o apropiación ilegal de fondos públicos. D. Término de Entrega como Factor Principal Si en la convocatoria a subastas se establece que el término de entrega es un factor primordial que podría afectar adversamente el desarrollo del programa, éste se constituirá uno de los factores principales al momento de evaluar las ofertas para adjudicación. E. Descuentos por Pronto Pago Los descuentos por pronto pago podrán descontarse como parte de la oferta a los fines de la adjudicación de la subasta, siempre que éstos se ajusten a la estipulación que al efecto, aparezca en la convocatoria a subasta. F. Adjudicación por Partidas La Junta podrá aceptar o rechazar cualquier partida, grupo, o grupos de partidas de cualquier oferta, así como ordenar cantidades menores a las establecidas, según convenga a los mejores intereses de la Administración, siempre que esa no haya sido condicionada por el licitador a una aceptación distinta. Se podrá también adjudicar las subastas, englobando partidas, cuando así se estime conveniente al interés público. G. Oferta única Se podrá rechazar la única oferta recibida, aunque ésta reúna los requisitos de la subasta, si el precio ofrecido es irrazonable o si el licitador no es confiable según las guías de conducta de este Reglamento. La Junta de Subastas recomendará se realice otra subasta, en los casos de emergencia podrá adquirirse el bien o servicio no profesional mediante mercado abierto. 27 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura H. Empate de Ofertas Dos o más ofertas se considerarán empatadas cuando sean idénticas en precios, especificaciones y demás condiciones estipuladas en el pliego de subasta. En casos de empate, la Junta de Subastas podrá: 1. Decidir el empate a base de la experiencia que haya obtenido con los licitadores en contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. 2. Anunciar una nueva subasta donde sólo participarán los licitadores empatados que ofrezcan por escrito mejorar su oferta con fecha de entrega de la oferta. 3. Adjudicar la misma por sorteo en presencia de los licitadores que hayan resultado empatados. En caso de que los representantes de los licitadores no comparezcan, el sorteo podrá efectuarse ante testigos imparciales. I. Rechazo Global Se podrá rechazar cualquiera o todas las ofertas recibidas para una subasta, en los siguientes casos: 1. Uno o más de los licitadores no cumplan con algunos de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas. 2. Se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. 3. Los precios obtenidos son irrazonables. 4. No hayan fondos disponibles suficientes para pagar los artículos o servicios de la oferta más baja en precio de acuerdo con el presupuesto asignado. 5. Cuando quien hace la oferta ha incurrido en actos de corrupción o haya cometido delitos contra el erario que impliquen depravación moral. 6. Si hubo colusión para controlar el mercado del producto solicitado o para cotizar precios irrazonablemente altos. En este caso los licitadores involucrados estarán sujetos a las disposiciones legales y reglamentarias que apliquen y se procederá con alguna de las siguientes alternativas, según sea más conveniente. En dichos casos se anunciará una nueva subasta y se dispondrá del asunto en la forma más beneficiosa para la Administración y sus componentes operacionales. J. Compras Negociadas Se podrá concertar contrato mediante negociación si conviene al interés público bajo las siguientes situaciones: 28 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura 1. Todas las ofertas recibidas sean rechazadas. 2. No se reciban ofertas luego de haberse anunciado la subasta. 3. Los precios cotizados resulten demasiado altos. 4. Los términos de las ofertas resulten en alguna forma onerosos para la Administración. 5. Las ofertas recibidas se desvíen sustancialmente de los requisitos de la Administración, y el interés público no permita la celebración de una nueva subasta, o que de celebrarse ésta el resultado sería el mismo. 6. AI negociarse una compra se deberá considerar lo siguiente: a. Luego de estudiar las cotizaciones recibidas, se comenzará la negociación con el postor más bajo. Si la oferta de precio más bajo no fuese la más conveniente la Administración, se dejará constancia escrita en el expediente sobre las razones que impidieron la aceptación de dicha oferta a la base de negociación, y se procederá con el estudio de la oferta del siguiente postor más bajo. b. Cuando todas las ofertas recibidas, se desvíen en una forma sustancial de los requisitos de la Administración o de los fondos disponibles para determinada compra, y no sea posible convocar a una nueva subasta, se podrá ofrecer una nueva oportunidad a todos los licitadores cuyas ofertas podrían ser aceptables, para que mediante comunicación escrita, presenten su oferta. C. La negociación de un contrato en una subasta donde se reciban ofertas no podrá efectuarse antes de vencer el período que para los efectos de impugnación, concede este Reglamento. d. La determinación de compra que conlleva este tipo de transacción no estará sujeta a ser apelada, revisada o impugnada. e. La determinación de comprar mediante negociación directa la toma la Junta de Subastas, pero la negociación la lleva a cabo la Sección de Compras del Área de Servicios Administrativos mediante notificación escrita. f. La determinación de comprar mediante negociación directa cuando se dan las circunstancias antes indicadas, es de naturaleza discrecional de la Junta de Subastas. La Junta de Subastas tiene facultad para ordenar una nueva subasta o para autorizar en mercado abierto. 29 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura K. Desviaciones Permisibles La Junta podrá excusar u obviar cualquier requisito menor en las especificaciones, términos y condiciones que no estén en conflicto con el uso, funcionamiento y calidad de los artículos o servicios, siempre que con ello se beneficio el interés público. L. Material Descriptivo e Información Técnica: 1. El licitador someterá todo material descriptivo, folletos, fotos y cualquier otro material que contenga las especificaciones e ilustraciones del material, equipo o servicio que ofrece y garantías. 2. Además, deberá proveer información sobre las piezas y equipo de reemplazo, así como el detalle referente al mantenimiento anual del equipo licitado y si cuentan con almacén en Puerto Rico. Además, evidencia que tienen piezas disponibles hasta el término de la garantía. 3. El licitador deberá especificar el tipo de servicio o apoyo que proveerá durante y después de la vigencia del contrato. M. Componentes Adicionales - En el caso de compra de equipo, el licitador presentará al Sistema una lista de materiales, accesorios y componentes adicionales que son requeridos para utilizar el equipo. Además, deberá ofrecer información sobre el costo y la frecuencia de reemplazo. N. Mantenimiento: 1. En compras de equipo, el licitador deberá demostrar que el equipo ofrecido cuenta con el respaldo necesario en relación con servicio y mantenimiento, y que las piezas y materiales que éste utiliza se pueden obtener fácilmente en el mercado local. 2. El licitador indicará el costo anual del contrato de servicio y mantenimiento "on-site" que podrá entrar en vigor al finalizar el período de garantía y de servicio. Deberá especificar los servicios que se incluyen en el contrato correspondiente. 3. El servicio de mantenimiento se prestará con un tiempo de espera de no más de un día (24 horas) entre la hora de solicitud del servicio y la prestación del mismo, excepto en casos en que una espera mayor se justifique a satisfacción del Sistema. 4. Cualquier gasto en que incurra el Sistema por motivo de una demora injustificada en la reparación del artículo será reembolsado por el proveedor. 30 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura Ñ. La oficina peticionaria y/o la oficina que posee los conocimientos técnicos en los bienes o servicios no profesionales a recibirse será responsable de evaluar las ofertas recibidas y de hacer un informe de recomendaciones para la Junta de Subastas.