DEFINICIONES

Las palabras y frases usadas en este reglamento se interpretarán según el contexto y el significado aceptado por el uso común y corriente. Las voces usadas en el tiempo presente incluyen también el futuro; las usadas en el género masculino incluyen el femenino y el neutro, salvo en los casos en que tal interpretación resultare absurda. El número singular incluye el plural y el plural, el singular. 1. "Administración" - Significa la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados de Gobierno y la Judicatura. 2. "Administrador" Significa el Administrador de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura. 3. "Apertura de Subasta" Significa el acto público en el cual se abren los sobres que contienen las ofertas de los licitadores en una subasta. 4. "Bienes" Significa el conjunto de cosas y derechos capaces de ser utilizados o de producir un valor. Pueden ser muebles o inmuebles tanto como créditos, derechos y acciones. También, aquellos artículos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. 5. "Compra" - Significa el medio de adquirir un bien o servicio no profesional a cambio de un pago en dinero. 6. "Comprador" Significa cualquier empleado autorizado por el Administrador para adquirir bienes y servicios no profesionales a tenor con lo establecido en este Reglamento. 7. "Conflicto de Interés" Significa cualquier situación que surja O pueda surgir a consecuencia de una transacción o evento en que una persona, sea o no sea empleado o funcionario del Sistema o del Gobierno de Puerto Rico, obtenga o pueda obtener, directa o indirectamente, cualquier provecho, utilidad, ventaja, lucro o ganancia por razón de su actuación o ejercicio indebido de su influencia o posición. 8. "Contrato, Orden de Compra" - Significa el acuerdo entre la Administración y el licitador agraciado que establece los términos y condiciones que rigen la prestación de servicios y la adquisición de bienes solicitados a través del proceso de subastas. En todo lugar donde se haga referencia a la palabra contrato u orden de compra se refiere a uno u otro término indistintamente. 9. "Cotización" Significa la oferta de precios y condiciones por escrito de un bien o servicio no profesional, respondiendo el licitador a una solicitud por parte del Sistema. Dicha solicitud se puede hacer por teléfono, fax, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible. 5 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura 10. "Días" Significa día calendario salvo que otra cosa se disponga en este reglamento. 11. "Sección de Servicios de Compras" Significa la unidad responsable de la adquisición de bienes y servicios no profesionales del Sistema. Será responsable de cumplir con las directrices establecidas en este Reglamento. 12. "Emergencia" Significa circunstancia que exige sin dilación adquirir a corto plazo o inmediatamente equipo, materiales o servicios no profesionales para evitar que se afecten adversamente los intereses institucionales. También se entenderá por emergencia toda aquella circunstancia que amenace con interrumpir el funcionamiento del Sistema o los deberes impuestos por Ley o las que pongan en riesgo la propiedad o los fondos bajo la custodia de la Agencia. El Administrador deberá notificar al Presidente de la Junta cuando se determine que una situación particular se catalogue como Emergencia. 13. "Equipo" Significa todos los bienes muebles que tienen vida útil de por lo menos dos (2) años y que pueden usarse repetidamente sin cambiar su naturaleza o consumirse. 14. "Especificaciones" Significa el conjunto de características primordiales de bienes o servicios no personales utilizados como referencia para cada renglón de cotización o subasta, y calidad con que se describen. 15. "Fianza de Ejecución" (Performance Bond) - Significa la garantía monetaria que se le requiere a un licitador para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros autorizadas por la Oficina del Comisionado de Seguros a realizar negocios en Puerto Rico O mediante giro a nombre del Secretario de Hacienda. 16. "Garantía de Licitación" (Bid Bond) Significa el respaldo provisional que tiene que presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros autorizadas por la Oficina del Comisionado de Seguros a hacer negocios en Puerto Rico o mediante giro a nombre del Secretario de Hacienda. 17. "Junta de Subastas" Significa el organismo administrativo de estudio, evaluación y adjudicación de subastas, cuyas funciones se rigen por este Reglamento. 18. "Licitador" Significa cualquier persona natural o jurídica que participa o puede participar en determinada subasta como postor presentando una oferta. 6 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura 19. "Materiales o Suministros" Significa los objetos necesarios para el desempeño de un servicio 0 para la realización de una obra cuya vida normal no excede dos (2) años. 20. "Obra" Significa cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualesquiera estructuras, sin limitarse a edificaciones que correspondan a funciones prescritas por ley a ser descargadas por una agencia. 21. "Oferta" Significa las propuestas que sometan los licitadores interesados en la buena pro de una subasta. 22. "Pre-Subasta" Significa la reunión previa a la apertura de la subasta que se celebra con los proveedores interesados cuando las oficinas peticionarias entienden que hay una condición especial con relación al bien, obra o servicio que necesita adquirir. El propósito de dicha reunión es aclarar términos, condiciones y especificaciones de los bienes que se van a recibir. 23. "Proveedor" Significa la persona natural o jurídica que suple materiales, bienes o servicios al Sistema. 24. "Registro de Licitadores Cualificados" Significa la lista que mantiene la Administración de proveedores que han cumplido con los requisitos y las normas establecidas en este Reglamento para participar en el proceso de compras. 25. "Registro único de Licitadores" Significa el registro de licitadores creado por virtud de la Ley Número 85 de 18 de junio de 2002, según enmendada. En este registro constan las personas naturales o jurídicas cualificadas por la Administración de Servicios Generales (ASG) para contratar con el Gobierno por haber cumplido los requisitos establecidos por el Administrador de dicha oficina. Será el que se encuentre vigente a la fecha de la transacción. 26. "Requisición de Compras" Significa el documento utilizado por las oficinas peticionarias para solicitar la adquisición de un bien o servicio no profesional. El peticionario debe tener acceso al sistema mecanizado y la aprobación será por el director del área peticionaria o su representante autorizado independientemente de la cuantía de la misma. El Director de Servicios Administrativos o su representante autorizado será responsable de determinar el mecanismo para adquirir el bien o servicio. 27. "Servicios No Profesionales" Significa aquellos servicios cuya prestación principal consista del producto, de la labor en la cual no se requieren conocimientos, destrezas ni habilidades especializadas. 28. "Sistema" Significa el Sistema de Retiro de los Empleados de Gobierno y el Sistema de Retiro para la Judicatura. 7 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura