Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales.

Compra Forma de adquisición mediante la cual una parte, el vendedor se obliga a entregar una cosa determinada y la otra parte, el Sistema se obliga a pagar por ella un precio cierto en dinero o signo que le presente. Se optará por adquirir mediante compra cuando exista una necesidad real del bien o servicio. El Administrador será el funcionario que aprobará toda compra, sin embargo, podrá delegar esa autoridad en otros funcionarios y adoptar procedimientos internos en el mejor interés de la Agencia y la agilidad de los procesos. No se efectuará ninguna transacción en la cual se fraccionen las compras con el propósito de lograr que las mismas se efectúen bajo normas distintas O en un nivel diferente al que le correspondía, conforme al monto envuelto. Las necesidades se agruparán, en tal forma que las transacciones puedan efectuarse en la forma más económica y conveniente al interés público, en armonía con este Reglamento. A. Tipos de Compra: AI adquirir mediante compra, se utilizará uno de los siguientes procedimientos: 1. Compras Informales: Cuando se adquieren bienes y servicios no profesionales cuyo importe no exceda de quince mil dólares ($15,000.00). En las mismas no será necesario realizar subasta. Se solicitará un mínimo de tres (3) cotizaciones las cuales podrán ser recibidas por teléfono, fax, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible. Se podrá considerar como cotizaciones válidas, los anuncios de ofertas publicadas en la prensa escrita y ofertas publicadas a través del Internet. Las mismas deberán ser recibidas utilizando los medios de comunicación establecidos por el Área de Servicios Administrativos en o antes de la fecha y hora indicada en la solicitud de cotización, y se cumplimentará el 8 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura récord de cotizaciones. Se escogerá la cotización más favorable en precio y calidad tomando en cuenta la totalidad de las circunstancias y los mejores intereses de la Agencia. Una vez la misma sea adjudicada el licitador agraciado enviará por escrito bajo su firma la oferta previamente presentada. 2. Subasta Informal: procedimiento de adquisición que se utilizará cuando la compra de artículos o servicios no profesionales sea mayor de quince mil dólares ($15,000.00) y menor o igual a cincuenta mil dólares ($50,000.00). Este tipo de subasta se hará a través de la solicitud de cotizaciones por escrito a un mínimo de tres (3) proveedores. En aquellos casos en que no se obtenga el número mínimo de cotizaciones, ello no será obstáculo para proceder con la compra, sin embargo, deberán documentarse las razones para no obtener las tres (3) cotizaciones. El procedimiento para la adjudicación de Subastas Informales será el siguiente: a. La invitación a subasta informal contendrá la información necesaria para que los suplidores puedan hacer su oferta e indicará la fecha y hora en que se habrán de entregar las ofertas y el lugar donde se recibirán las mismas. Después de dicha fecha y hora no se aceptará ninguna oferta. Los suplidores que asistan a la subasta informal firmarán el registro de asistencia. b. Se abrirán los sobres en presencia de todos los asistentes y se leerá en voz alta cada una de las ofertas y se le dará la oportunidad a los suplidores de revisar las mismas. C. La adjudicación de subastas informales requerirá la aprobación del Director de Servicios Administrativos, previo a la emisión de la orden de compra. d. Solamente se aceptará una oferta por cada licitador para cada subasta solicitada y así deberá constar en la convocatoria a la subasta. Si una misma empresa comercial sometiere varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias o sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. 3. Subasta Formal: Procedimiento de adquisición que se utilizará cuando la compra de artículos o servicios no profesionales sea mayor de cincuenta mil dólares ($50,000.00). El Artículo 10 y subsiguientes de este Reglamento establece el proceso a seguir en las compras por Subasta Formal. 9 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura 4. Compra en Mercado Abierto: Cuando una transacción está exenta de tramitarse mediante subasta formal o informal. Este tipo de compra se llevará a cabo siguiendo el procedimiento establecido para compras mediante Subasta Informal. El área que origine la requisición, deberá justificar por escrito las razones por las cuales utilizó este tipo de compra y obtener la autorización del Administrador. Se podrá autorizar Compras en Mercado Abierto cuando: a. Todas las ofertas recibidas son rechazadas. b. Los precios cotizados resultan demasiado altos; los términos de las ofertas resultan en alguna forma onerosas para la Administración; las ofertas recibidas se desvían sustancialmente de los requisitos de la Administración. C. No se recibió oferta alguna. d. Cuando la compra se efectúe bajo los términos de contratos o subastas realizadas previamente por alguna agencia gubernamental; siempre y cuando redunde en beneficio del Sistema. e. Cuando ocurra una emergencia. f. Cuando exista una única fuente del bien o servicio. g. Cuando se necesiten piezas de repuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios o mantenimiento para equipo. h. Cuando la compra haya que hacerla fuera de Puerto Rico, por catálogo, Internet o porque no haya ningún suplidor conocido y cualificado en el mercado local que pueda suplir los suministros o servicios que se deseen, o cuando las condiciones ofrecidas en esos mercados sean más ventajosas que las del mercado local. i. Cuando los precios no estén sujetos a competencias por estar reglamentados por Ley o Autoridad Gubernamental. j. Cuando los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales a adquirirse son de naturaleza especializada, o se desee comprar cierto tipo o marca en particular, por el buen servicio probado que unidades análogas hayan rendido, por la economía envuelta en mantener uniformidad en unidades múltiples o por superioridad en el tipo y la calidad del servicio que se obtendrán en la unidad comprada y en su conservación, todo lo cual debe justificarse por escrito en la requisición. 10 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura k. Cuando se justifique, en forma razonable, que el tiempo que tomará la preparación y adjudicación de la misma afectara adversamente el comienzo, desarrollo y uso de la obra, bien o servicio según se haya determinado conforme a la necesidad o planificación de la misma. 5. Compras y Servicios No Profesionales por Contrato: Cuando resulte más conveniente y económico para la Administración se podrá formalizar contratos anuales, contra los cuales se irán efectuando las compras. El otorgamiento de contratos se hará luego de efectuar el proceso de subastas correspondiente, formal o informal, según aplique. 6. Entrega de un Bien a Cambio de Crédito en la Compra o "Trade In:" Se podrán realizar compras para adquirir un bien nuevo a cambio de la entrega de otro bien similar usado y previamente tasado. El valor de tasación del bien que se entregará, se acreditará y la diferencia será pagada en dinero al proveedor. Dicha modalidad se podrá utilizar, además, en compras a plazos. En estos casos al momento de efectuar la compra, se entregará el bien usado y el valor de tasación se acreditará al precio de venta. La diferencia se pagará con desembolsos parciales por cantidades previamente determinadas y acordadas por un período específico.