Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales.

Responsabilidades A. Mantener un control de las órdenes de compra y contratos relacionados con los artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales recibidos y pendientes de recibir, de las obras realizadas, la fecha de vencimiento de la orden de compra o contrato y de los pagos efectuados contra dichas órdenes y Servicios. B. Planificar las compras anualmente, incluidas las que se harán por subasta, las cuales notificará a la Junta de Subastas. Además, establecerá los procedimientos operacionales y redactará los documentos internos que sean necesarios para la planificación adecuada de las compras. C. Mantener un expediente para cada proveedor que contenga información sobre la experiencia que la Oficina haya obtenido en las órdenes de compra y contratos que le hayan sido otorgados anteriormente. Ello incluye el desempeño o incumplimiento presente y pasado en relación con la entrega o el funcionamiento adecuado de los artículos, materiales, equipos recibidos, o la calidad de los servicios no profesionales recibidos y de las obras realizadas por los contratistas y proveedores de bienes y servicios no profesionales, incluyendo información sobre licitadores que hayan incumplido con los términos de alguna subasta. Esta última información la compartirá con la Junta de Subastas. D. Revisar las solicitudes de compra para verificar que las mismas incluyan la descripción o las especificaciones de los bienes o servicios que estén debidamente autorizadas por el director de la oficina peticionaria correspondiente, o su representante autorizado; y que incluyan cualquier otra información necesaria para poder continuar con el proceso de compra. E. Preparar y mantener al día un Registro de Licitadores Cualificados de artículos, materiales, equipos, obras y servicios no profesionales, conforme se dispone en el Artículo 8 de este Reglamento. Se debe utilizar el Registro único de Licitadores del Área de Compras y Suministros de la Administración de Servicios Generales (ASG). 12 Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y la Judicatura F. Recibir las requisiciones previamente enumeradas, obtener la debida autorización de fondos y las firmas de aprobación correspondientes mediante medio electrónico. G. Solicitar cotizaciones a los diferentes proveedores de acuerdo a los procesos de subasta informal. H. Completar un récord de cotizaciones por cada compra, donde se resuman las cotizaciones recibidas y que se certifiquen en la Sección de Compras. I. Preparar la orden de compra y enviarla al proveedor o contratista, luego de asegurarse de haber recibido de éste la certificación de cumplimiento con el Código de Ética de Contratistas debidamente firmada. J. Asegurarse de que la cantidad total de la adquisición no exceda la cantidad de fondos aprobados. K. Establecer e implantar un sistema de seguimiento de la entrega de mercancía para asegurarse de que se cumpla con los términos de entrega negociados. Preparar las especificaciones para todas las compras, incluidas las que se hagan por subasta formal. Las especificaciones técnicas deben ser provistas por la unidad peticionaria. L. Cualquier otra función que le confiera el Administrador.