Expedientes del Personal

La Comisión mantendrá los siguientes expedientes para cada uno de sus empleados: Comisión Apelativa del Servicio Público Reglamento Personal del Servicio de Carrera Página 139 de 146 1. Uno que reflejará el historial completo del empleado desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta la fecha de su separación definitiva del servicio. En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original de los siguientes documentos: a. Historial de Personal b. Copia fotostática, en formato electrónico o digital, de la copia certificada del certificado de nacimiento, conforme a la Ley Núm. 191 de 22 de diciembre de 2009, conocida como la "Ley Para Prohibir la Retención, Archivo y Custodia de Copias de Certificados de Nacimiento". C. Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9), conforme a la Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986, supra. d. Certificado de antecedentes penales expedido por la Policía de Puerto Rico. e. Certificación de radicación de planillas de contribución sobre ingresos, expedida por el Departamento de Hacienda. f. Certificación de que la persona alimentante está al día en el pago de pensión alimentaria, o satisface un plan de pagos a tal efecto, expedida por la Administración para el Sustento de Menores, según aplique. g. Notificación de nombramiento y juramento h. Informes de cambios en cuanto a status, sueldo, clasificación y otros. i. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado j. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos o cualquier otro aspecto relacionado con la retribución k. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio, o mejoras administrativas Comisión Apelativa del Servicio Público Reglamento Personal del Servicio de Carrera Página 140 de 146 I. Documentos que reflejen acciones disciplinarias que sean finales y firmes, así como resoluciones del Panel de Revisión de la Comisión al respecto cuando dicho foro haya sostenido una decisión de sanción m. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno n. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del expediente O. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos p. Récords de adiestramientos q. Documentación relacionada con la participación de empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno y sus Instrumentalidades r. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con o sin sueldos, tales como contratos, evidencia de estudios, y solicitudes y autorizaciones de pagos de matrícula S. Récords de licencias t. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados y otras autorizadas por ley. 2. Un expediente médico confidencial y separado, a tenor con disposiciones de la Ley ADA. Dicho expediente contendrá los siguientes documentos: a. Formulario de Examen Médico b. Solicitud de Acomodo Razonable C. Certificación Médica d. Récords de accidentes ocupacionales e. Determinaciones y otras certificaciones de naturaleza médica. 3. Un expediente para fines de retiro, que contendrá copia de todos los informes de Cambio y demás documentos e información requerida, tales como: Comisión Apelativa del Servicio Público Reglamento Personal del Servicio de Carrera Página 141 de 146 a. Historial de Personal b. Copia fotostática, en formato electrónico O digital, de la copia del certificado de nacimiento, conforme a la Ley Núm. 191, supra. C. Notificación de nombramiento y juramento d. Informes de cambios e. Declaración Individual (ASR-80) f. Hoja de Servicios g. Certificación de Interrupciones en el Servicio h. Evidencia de cualquier beneficio o derecho concedido por el Sistema de Retiro i. Una bitácora de todos los documentos incluidos en el mismo y la acción tomada sobre los documentos. A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento, se le abrirán dichos expedientes, que se identificarán con el nombre completo del empleado y los últimos cuatro (4) dígitos de su número de seguro social. Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos o inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. La Oficina de Recursos Humanos será responsable de la conservación, custodia, mantenimiento y disposición de los expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y en armonía con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, conocida como Ley de Administración de Documentos Públicos de Puerto Rico y el Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documento Públicos en la Rama Ejecutiva.