Publicidad de planillas, documentos

públicos e inspección 1. Términos utilizados. Cuando se usa en este reglamento, el término "planilla" significa la planilla original de contribución sobre propiedad mueble hecha de acuerdo con la Ley Núm. 37; el término "corporación" incluye asociaciones, compañías por acciones ("joint-stock companies") cooperativas y compañías de seguros; el término "sociedad" incluye un sindicato, grupo, combinación ("pool"), empresa común ("joint-venture"), u otra organización no incorporada, por la cual O por cuyo intermedio se lleva a efecto algún negocio, operación financiera o empresa, y que no sea, un fideicomiso o sucesión O una corporación; 19 - el término "acciones" incluye participaciones en el capital de una asociación, cooperativa, compañía por acciones O compañía de seguros; y el término "accionistas" incluye a un miembro de una asociación; cooperativa, compañía por acciones O compañía de seguros. Las planillas rendidas bajo la Ley Núm. 37 sobre las cuales la contribución ha sido revisada O determinada por el Secretario, constituirán documentos públicos, y sin embargo no estarán sujetas a inspección, excepto según más adelante se provee: (a) Planilla de un individuo. La planilla de un individuo será susceptible a inspección (1) por la persona que rindió la planilla, o por su representante debidamente autorizado; (2) si la persona que rindió la planilla ha muerto, o se halla legalmente incapacitada, por el administrador, albacea, síndico o curador de sus bienes, o por el representante debidamente autorizado de dicho administrador, albacea, síndico o curador; y (3) a discreción del Secretario de Hacienda, por cualquier heredero forzoso, pariente, O beneficiario testamentario de dicho finado, O por representante debidamente autorizado de tal heredero forzoso, pariente O beneficiario, previa demostración de que tal heredero forzoso, pariente o beneficiario tiene un interés material que será afectado por la información contenida en la planilla. Si la propiedad de la persona que rindió la planilla está en manos de un síndico judicial O síndico en procedimientos de quiebra, la planilla de tal persona será susceptible de inspección por parte de tal síndico judicial o síndico en procedimientos de quiebra, o por el representante debidamente autorizado de tal síndico judicial O síndico en procedimientos de quiebra. (b) En caso de existir una sociedad legal de bienes gananciales y si en los bienes sujetos a tributación existe un interés ganancial, la planilla será susceptible de inspección por cualesquiera de los cónyuges previa presentación de evidencia satisfactoria a tal efecto, O por el representante legalmente autorizado de él O de ella; (1) si los cónyuges se han divorciado, por cualquiera de los ex-cónyuges por quienes se rindió la planilla, previa presentación de evidencia satisfactoria a tal efecto, o por el representante legalmente autorizado de él O de ella; (2) si los cónyuges se han divorciado, por cualquiera de los ex-cónyuges por quienes se rindió la planilla, previa presentación de evidencia satisfactoria a tal efecto, O por el representante legalmente autorizado de él O de ella; (3) si uno de los cónyuges ha fallecido, o ha llegado a 21 estar legalmente incapacitado, por el administrador, albacea, síndico o curador de sus bienes, O por el representante debidamente autorizado de tal administrador, albacea, síndico O curador; y (4) a discresión del Secretario, por cualquier heredero forzoso, pariente, O beneficiario testamentario de tal cónyuge fallecido, O por el representante debidamente autorizado de tal heredero forzoso, pariente o beneficiario, previa demostración de que tal heredero forzoso, pariente O beneficiario tiene un interés material que estará afectado por la información contenida en la planilla. (c) Planilla de sociedad. La planilla de una sociedad será susceptible de inspección (1) por cualquier individuo que haya sido miembro de dicha sociedad durante cualquier parte del período cubierto por la planilla, o por su agente debidamente autorizado previa presentación de evidencia satisfactoria de tal relación con la sociedad; (2) Si un miembro de tal sociedad durante cualquier parte del tiempo cubierto por la planilla hubiese fallecido O hubiese llegado a estar legalmente incapacitado, por el administrador, albacea, síndico O curador de sus bienes o por el representante debidamente autorizado de tal administrador, albacea, síndico o curador; y (3) a discreción del Secretario, por cualquier heredero forzoso, pariente o beneficiario testamentario de tal persona fallecida, o por el representante debidamente autorizado de tal heredero forzoso, pariente o beneficiario, previa demostración de que tal heredero forzoso, pariente O beneficiario tiene un interés material que será afectado por la información contenida en la planilla. Si la propiedad de la sociedad está en manos de un síndico judicial en procedimientos de quiebra, la planilla de la sociedad será susceptible de inspección por tal síndico judicial O síndico en procedimientos de quiebra o por el representante debidamente autorizado de cualquiera de dichos síndicos. (d) Corporaciones. La planilla de una corporación será susceptible de inspección (1) por cualquier persona que designe su junta de directores u otro cuerpo directivo análogo, previa presentación de evidencia satisfactoria de tal designación O (2) por cualquier funcionario O empleado de tal corporación por solicitud escrita al Secretario firmada por cualquier funcionario principal y refrendada por el Secretario u otro funcionario bajo el sello corporativo, si lo hubiere, O (3) por el representante debidamente autorizado de tal corporación. La planilla de una corporación que posteriormente se disuelve, será, a discreción del Secretario, susceptible de inspección 22 - por cualquier persona que, bajo esta reglamentación, pudo haber inspeccionado dicha planilla a la fecha de la disolución. Si la propiedad de la corporación está en manos de un síndico judicial o síndico en procedimientos de quiebra, la planilla de tal corporación será susceptible de inspección por tal síndico o síndico en procedimientos de quiebra o por el representante debidamente autorizado del síndico correspondiente. (e) Sucesiones. La planilla de una sucesión estará sujeta a inspección (a) por el administrador, albacea o síndico de tal sucesión, o por su representante debidamente autorizado; y (b) a discreción del Secretario, por cualquier heredero forzoso, pariente O beneficiario testamentario de la persona fallecida para cuya sucesión se rinde la planilla, O por el representante debidamente autorizado de tal heredero forzoso, pariente o beneficiario, O si cualquiera de tales herederos forzosos, parientes o beneficiarios ha fallecido o ha llegado a estar legalmente incapacitado, por su administrador, albacea, síndico o curador de sus bienes O por el representante debidamente autorizado de dicho administrador, albacea, síndico O curador, previa demostración de la existencia de un interés material que será afectado por la información contenida en la planilla. (f) Fideicomisos. La planilla de un fideicomiso será susceptible de inspección (a) por el síndico o síndicos, conjunta o separadamente, o al representante debidamente autorizado de tal síndico o síndicos; (b) por cualquier individuo que haya sido beneficiario de tal fideicomiso durante cualquier parte del tiempo cubierto por la planilla, o por su representante debidamente autorizado, previa presentación de evidencia satisfactoria de que el individuo era tal beneficiario; (c) si cualquier individuo que haya sido beneficiario de tal fideicomiso durante cualquier parte del tiempo cubierto por la planilla hubiese fallecido O hubiese llegado a estar legalmente incapacitado, por el administrador, albacea, síndico o curador de sus bienes o por el representante debidamente autorizado de tal administrador, albacea, síndico O curador; y (d) a discreción del Secretario, por cualquier heredero forzoso, pariente, O beneficiario testamentario de tal persona fallecida o por el representante debidamente autorizado de tal heredero forzoso, pariente O beneficiario, previa demostración de que tal heredero forzoso, pariente o beneficiario tiene un interés material que será afectado por la información contenida en la planilla. 23 2. Inspección por otras personas, información adicional Permiso para inspeccionar. El Secretario, previa solicitud escrita indicando en detalle la razón para la solicitud, puede conceder permiso para la inspección de planillas de acuerdo con esta reglamentación. (a) Departamento de Hacienda, funcionarios y empleados. Los funcionarios y empleados del Departamento de Hacienda cuyas funciones oficiales requieren la inspección de planillas, pueden inspeccionar dichas planillas sin necesidad de formular solicitud escrita para ello. Si el director de un negociado u oficina en el Departamento de Hacienda, que no forme parte del Negociado de Contribución sobre la Propiedad, Herencias y Donaciones desea inspeccionar O que uno de los empleados en su Negociado u Oficina inspeccione una planilla, en relación con algún asunto que se le haya planteado oficialmente por motivos no vinculados a la administración de contribuciones, la inspección puede, a discreción del Secretario, ser permitida mediante solicitud escrita y a él dirigida por el director de tal negociado u oficina, indicando en detalle para qué se desea hacer la inspección. (b) Inspección por agencias gubernamentales que no sean del Departamento de Hacienda. Si el jefe de un Departamento Ejecutivo (que no sea el Departamento de Hacienda), o de cualquier otro organismo del Estado Libre Asociado de Puerto Rico desea inspeccionar o hacer que cualquier otro funcionario O empleado de su rama administrativa inspeccione una planilla en relación con algún asunto que se le haya planteado oficialmente, la inspección puede, a discreción del Secretario, ser permitida a base de una solicitud escrita dirigida a él por el director de dicho departamento ejecutivo u otro organismo de Gobierno. Dicha solicitud deberá ser firmada por dicho jefe y deberá indicar en detalle para qué desea hacer la inspección, el nombre y dirección del contribuyente que radicó la planilla, y el nombre y título oficial de la persona que se desea haga la inspección. La información obtenida conforme a este párrafo y el párrafo (a) anterior podrá utilizarse como evidencia en cualquier procedimiento conducido por O ante cualquier departamento u organismo del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, O del cual el Estado Libre Asociado forme parte. (c) Inspección por abogados del gobierno. Cualquier planilla será susceptible de inspección por un abogado del Departamento de Justicia cuando fuere necesario en el desempeño de sus funciones oficiales. La solicitud 24 para la inspección tendrá que hacerse por escrito y, con la salvedad de lo que provee el apartado 4 (b) siguiente, deberá estar dirigida al Secretario y manifestar el propósito para el cual- se desea hacer la inspección. Puede estar firmada por el Secretario de Justicia o el Subsecretario de Justicia. (d) Informes Los anexos, listas y otros informes destinados a servir de suplemento a las planillas o a formar parte de las mismas, estarán sujetos a las mismas reglas y reglamentos en materia de inspección a que están sometidas las planillas. En cualquier caso en que la inspección de una planilla esté autorizada por esta reglamentación, el Secretario podrá a su discreción permitir la inspección de otros documentos, constancias e informes que contengan la información incluída en la planilla o que la ley requiera ser incluida en la misma. 3. Inspección de las planillas (a) Sitio para la inspección. En general, las planillas podrán inspeccionarse únicamente en la oficina del Secretario a menos que se encuentren bajo la custodía del Negociado de Contribución sobre la Propiedad, Herencias y Donaciones, en cuyo caso podran ser inspeccionado en la oficina de dicho negociado en San Juan, Puerto Rico, pero únicamente en presencia de un funcionario O empleado del Negociado designado por el Director del Negociado de Contribución sobre la Propiedad, Herencias y Donaciones para ese fin. (b) Solicitud para la inspección. Excepto por lo que más adelante se dispone, todas las solicitudes de permiso para inspeccionar planillas deberán someterse por escrito al Secretario de Hacienda, al Secretario Auxiliar para las Rentas Internas o al Director del Negociado de Contribución sobre la Propiedad, Herencias y Donaciones. Cuando una planilla este bajo la custodia del Negociado de Contribución sobre la Propiedad, Herencias y Donaciones, el director del mismo, previa solicitud escrita dirigida a é1, está autorizado a permitir la inspección de cualquier planilla por un abogado del Departamento de Justicia, O por el contribuyente o su representante debidamente autorizado, de acuerdo con esta reglamentación. (c) Información obtenida de las planillas. Una persona a quien esta reglamentación le permite inspeccionar una planilla, podrá sacar copia de la misma o redactar un memorándum con los datos contenidos en la misma. 25 (d) Uso de planillas en litigios. La planilla de un individuo, sociedad, corporación, o una copia de la misma, puede ser suministrada por el Secretario a un fiscal de los Estados Unidos o del Estado Libre Asociado de Puerto Rico para uso oficial en procesos ante un gran jurado O en litigios que se ventilen en cualquier tribunal, en cuyo resultado Puerto Rico o los Estados Unidos no se hallen interesados, o para ser utilizada en la preparación de tal proceso o litigio; o a un abogado conectado con el Departamento de Justicia para uso análogo, a solicitud escrita del Secretario de Justicia o del Subsecretario de Justicia. Si una planilla o copia así se suministra, ella se utilizará únicamente para los fines para los cuales fue suministrada, y bajo ningún concepto podrá publicarse, salvo en la medida en que la publicidad resulte inevitable a causa de dicha utilización. La planilla original será suministrada tan sólo en casos excepcionales, y entonces únicamente si se demuestra que los fines de la justicia podrían de otro modo frustrarse. Ni el original ni una copia de una planilla que se desee para ser utilizada en corte será suministrada si el Gobierno de Puerto Rico o de los Estados Unidos se haya interesado en el resultado, pero esta disposición no constituye una limitación del uso de la copia de la planilla por las personas con derecho a ellas. (4) Suministro de copias de planillas; copias certificadas. Puede suministrarse una copia de una planilla a cualquier persona que tenga derecho a inspeccionar la misma, previa solicitud escrita a ese fin, y luego de someter evidencia satisfactoria al Secretario de su derecho a recibir dicha copia. La solicitud y la evidencia del derecho a recibir la copia de la planilla deberán someterse al Secretario, salvo que si el solicitante es (1) el Secretario de Justicia, el Subsecretario de Justicia O un fiscal de los Estados Unidos O del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, O (2) el contribuyente O su representante debidamente autorizado, y la planilla está bajo la custodia del Director del Negociado de Contribución sobre la Propiedad, Herencias y Donaciones, la solicitud y la evidencia del derecho a recibir la copia pueden someterse a dicho Director, quien podrá suministrar una copia de la planilla. Copias certificadas de planillas serán suministradas por el Secretario únicamente a pedido que el solicitante haga de las mismas. El Secretario puede prescribir una tarifa razonable por suministrar copias de planillas. 26 -