EXPEDIENTES DE EMPLEADOS

Deben existir tres expedientes de personal: a. Expediente completo de transacciones de personal del empleado desde su nombramiento hasta su retiro del servicio público. b. Expediente médico confidencial, separado del expediente de transacción de personal podrá incluir: 86 1. Formulario de Examen Médico 2. Solicitud de Acomodo Razonable 3. Certificaciones Médicas 4. Registros de accidentes ocupacionales 5. Certificaciones de naturaleza médica 6. Evaluaciones médicas. C. Expediente para fines de retiro Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación definitiva. La Autoridad será responsable de la conservación, custodia y mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y en armonía con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada que creó el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 1. Clasificación de los Expedientes Los expedientes de los empleados se clasificarán como activos 0 inactivos. Se considerarán expedientes activos los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al servicio e inactivos los expedientes de los empleados que se han desvinculado del servicio. 2. Contenido de los Expedientes A todo empleado a quien se le extienda cualquier tipo de nombramiento se le abrirá un expediente que se identificará con el nombre completo del empleado y el número de empleado. En este expediente se archivará y se conservará, entre otros, copia de los siguientes documentos: a. Historial de personal b. Examen médico C. Copia del certificado de nacimiento d. Copia de evidencia académica e. Notificación del Nombramiento y Juramento f. Informes de Cambio en cuanto a status, sueldo, clasificación, etc. g. Evaluaciones sobre el trabajo del empleado h. Documentos que reflejen la concesión de aumentos de sueldos 0 cualquier otro aspecto relacionado con la retribución i. Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia en el servicio 0 mejoras administrativas 87 j. Documentos que reflejen acciones disciplinarias así como resoluciones de los foros correspondientes al respecto. k. Certificaciones de servicios prestados al Gobierno I. Cartas de enmiendas a documentos que formen parte de expediente. m. Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos n. Evidencia de adiestramientos O. Documentación relacionada con la participación de los empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del gobierno y sus instrumentalidades p. Documentos sobre becas o licencias para estudios, con 0 sin sueldo, tales como contratos, solicitudes y autorizaciones para pagos de matrícula y evidencia de estudios. q. Evidencia de licencias concedidas r. Licencia de accidentes ocupacionales S. Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de asociaciones, obligaciones contraídas con el Sistema de Retiro, la Asociación de Empleados u otras autorizadas por ley. Se mantendrá un expediente adicional a cada empleado nombrado como empleado de carrera 0 de confianza el cual permanecerá en un archivo aparte con todos los originales de los documentos que a continuación mencionamos, el cual será enviado a la Administración de los Sistemas de Retiro de los Empleados del Gobierno y de la Judicatura cuando le sea requerido por ésta para los fines de trabajar alguna situación que le surja al empleado relacionada con sus años de servicios 0 la pensión a la que pueda ser acreedor, entre otras transacciones de personal. El expediente de los empleados deben estar completos desde su nombramiento hasta su retiro del servicio público, conteniendo, entre otros, el Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo (Forma I-9, Ley Federal de Reforma y Control de Inmigración de 6 de noviembre de 1986 Ley Pública Núm. 99- 603), una certificación de que la persona si es alimentante, está al día en el pago de la pensión alimentaria, 0 satisface un plan de pagos a tal efecto, expedida por la Administración para el Sustento de Menores, según aplique y un expediente médico confidencial, separado a tenor con la legislación y reglamentación vigente. Este debe incluir los siguientes documentos: a. Formulario Examen médico b. Copia auténtica del certificado de nacimiento C. Notificación de Nombramiento y Juramento 88 d. Original de Informes de Cambio e. Solicitud de Acomodo Razonable f. Registros de accidentes ocupacionales g. Certificaciones de naturaleza médica h. Evaluaciones e informes médicos 3. Examen de los Expedientes a. El custodio de los expedientes de los empleados será el Director del Departamento de Recursos Humanos y Relaciones Laborales de la Autoridad. b. Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines oficiales o cuando lo autorice por escrito el propio empleado para otros fines. C. Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en compañía del custodio de los mismos. El empleado deberá radicar la solicitud para el examen del expediente con por lo menos tres (3) días de antelación. En el caso que el empleado esté incapacitado por razón de enfermedad física que le impida asistir personalmente al examen del expediente, podrá delegar por escrito en un representante. En el caso de que el impedimento sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por la persona que sea designada tutor por el Tribunal correspondiente. d. Los empleados podrán solicitar copia de los documentos contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de reproducción, más cualesquier derecho que por ley se exigiere. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no menos de diez (10) días de antelación. En el plazo indicado, se entregará copia del ó los documentos solicitados. e. El custodio de los expedientes podrá delegar en subalternos la representación oficial a los fines del examen del expediente. 4. Conservación y Disposición de los Expedientes Se conservarán y mantendrán archivados firmemente adheridos todos los documentos pertenecientes al expediente individual de empleados activos e inactivos. La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las siguientes normas: a. Cuando un empleado se separe del servicio por cualquier causa, se retendrá y se conservará el expediente de personal inactivo por un período de cinco (5) años. La 89 disposición final se hará conforme al Reglamento de la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. b. En el caso de que un empleado se haya separado del servicio y se reintegre a un puesto en la Autoridad antes del período de cinco (5) años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por razón de que éste se haya reintegrado al servicio en ella se le remitirá a dicha agencia el expediente del empleado en un período no mayor de treinta (30) días siguientes a la fecha de la solicitud, después de haber sacado copia para el archivo inactivo de la Autoridad a fin de que el historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo expediente. C. Si el empleado separado solicitara una pensión de un Sistema de Retiro del Gobierno de Puerto Rico, dicho sistema podrá solicitar a la Autoridad el expediente del empleado que contiene los documentos originales que para esos fines se conservan en un archivo aparte, de acuerdo al Inciso 2 de este Artículo la Autoridad lo remitirá al Sistema. d. En caso de que ocurra la muerte de un empleado activo que no sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del Gobierno de Puerto Rico, la Agencia conservará un solo expediente y dispondrá de él de acuerdo con las normas del Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva. En caso de que el empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará el expediente al Sistema de Retiro, junto con el Informe de Cambio, Acta de defunción y otros documentos notificando el fallecimiento. e. Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en la Autoridad, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de personal, indicando las fechas en que éstas se llevaron a cabo y los salarios devengados. La información incluida en la tarjeta acumulativa constituirá un resumen completo del historial del empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de la información y se procederá con el expediente de conformidad con el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva dispuesto en la Ley Núm. 5 de 8 de diciembre de 1955 según enmendada. f. Los formularios y cartas que forman parte del expediente se conservarán por el tiempo que se conserve el expediente. 90 g. Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de licencia se conservarán por un período máximo de cinco (5) años, al cabo de los cuales se retirarán para destrucción. No obstante, podrá destruirse todo documento de asistencia inmediatamente después de haber sido intervenido por la Oficina del Contralor. h. Los documentos referentes a deudas al erario и obligaciones de los empleados, se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya saldado la deuda 0 aprobado los cursos en el caso de becas, licencias o pagos de matrículas. i. Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los documentos que hayan sido destruidos al completar el tiempo de conservación. 5. Otros Documentos Relacionados Otros documentos relacionados con la administración de los recursos humanos se conservarán de acuerdo con la siguiente disposición: a. Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se conservarán mientras exista el puesto independientemente de su evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo por un (1) año y se procederá a su disposición de acuerdo al Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva. 6. El expediente de Personal es un documento oficial de la Autoridad de Tierras, solo podrán colocarse en el los documentos oficiales y aquellos autorizados.