Responsabilidades del Encargado del Almacén

1. El Encargado del Almacén mantendrá un archivo del original de las requisiciones debidamente firmadas por la persona que recibió los materiales. 2. El Encargado del Almacén, al recibir la mercancía, efectuará un cotejo contra la hoja de conduce para cerciorarse que la mercancía recibida guarda relación con la que fue requisada. Cuando la mercancía no se ajuste a las especificaciones de la orden de compra, esté rota o falte cierta cantidad el Encargado del Almacén lo notificará al delegado comprador para que éste se comunique con el suplidor o su representante. 3. Cuando la mercancía recibida se ajusta a las especificaciones descritas en el informe de recibo, el encargado del Almacén firmará como recibido la mercancía; copia del informe de recibo y el conduce pasará entonces al Encargado del Inventario Perpetuo para que proceda a vaciar en el sistema o en la tarjeta "Record de Inventario Perpetuo" la cantidad recibida y anotar la fecha de recibido. 4. Recibe los materiales que fueron comprados por la Oficina de Compras y efectúa un examen físico de la mercancía para determinar su condición antes de aceptar la misma. 5. Agrupa los materiales según su clasificación y uso. 6. Organiza los materiales de manera que no se afecten, deterioren o se dañen. 7. Toma medidas especiales con aquellos materiales que contengan sustancias volátiles 0 tóxicas, o compuestos químicos que puedan afectarse con el tiempo. 8. En consulta con el Director (a) de la Oficina de Servicios Generales 0 el Director (a) Ejecutivo (a) Auxiliar de Administración, fija la cantidad máxima y mínima de artículos que deben haber en existencia. Para ello se considerará lo siguiente: a. Naturaleza del artículo 29/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA b. Necesidades reales por programa u oficinas c. El despacho de materiales por un período no mayor de lo establecido en condiciones normales d. El gasto real de materiales por los programas u oficinas 9. Prepara informes periódicos sobre el estado de situación del Almacén. Copia de dichos informes serán sometidos al Director Ejecutivo Auxiliar de Administración. 10. Controla el acceso a los materiales, los cuales están bajo su entera disposición y responsabilidad. 11. Realiza inventarios periódicos y somete informes al Director Ejecutivo Auxiliar de Administración cuando le sea requerido. 12. Mantendrá al día el registro de requisiciones de materiales completando todas sus partes. 13. Determina la existencia de materiales obsoletos o dañados y somete informe al Director (a) de la Oficina de Servicios Generales por conducto de su supervisor inmediato para la determinación final. 14. Preparará y mantendrá al día el Catálogo del Almacén. Para ello consultará con el Encargado del Inventario Perpetuo.