Procedimiento para el Recibo, Control y Despacho de las Requisiciones

1. La Oficina interesada complementará el formulario "Requisición de Materiales" (Forma ICP-OSG-05) en original y dos (2) copias. El original con las dos copias se someterán a la Oficina de Servicios Generales. 2. El Director de Programa u Oficina, o su representante autorizado, será el responsable de solicitar y certificar la requisición de materiales, previa verificación de que los mismos son necesarios para cumplir con las funciones asignadas a su programa u oficina. Enviará la requisición a la Oficina de Servicios Generales, para que proceda a tramitar la misma. 3. El encargado del Almacén al recibir la requisición procederá como se dispone: a. Cotejará que la misma esté complementada en todas sus partes y firmada por las personas correspondientes. b. Verificará la validez de la firma contra el tarjetero de firmas autorizadas. Si la firma no está autorizada devolverá la requisición a la Oficina que origina la misma. c. De estar todo en orden, asigna número a la requisición y anota la misma en el "registro de requisiciones" (forma ICP-OSG-06) el cual debe completarse en todas sus partes. d. Observar en cada renglón la cantidad de material solicitada. e. Verificar que haya material en existencia y verificará si tiene otras requisiciones pendientes solicitando el mismo material. Lo anterior es a los efectos de determinar si procede el despacho del material en su totalidad. f. En la medida que vaya despachando, va a su vez anotando con lápiz rojo la cantidad despachada en el espacio provisto para esos efectos. g. En caso de que no haya la cantidad solicitada en su totalidad o se haya determinado no despachar el total de la cantidad solicitada, colocará al lado del renglón la letra "R", que significa rebaja. Deberá, además, indicar la cantidad de material despachada. 31/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA h. Cuando no haya el material solicitado, al lado del renglón se anotará, "NH", que significará (NO HAY). i. Si la descripción del renglón no coincide con los artículos del Catálogo del Almacén, anotará "ED", que significará (Error de Descripción). En este caso no despachará el renglón. j. El Encargado del Almacén firmará el original y dos copias de la requisición de materiales, indicativo de que tramitó k. Enviará los materiales, acompañados de las dos copias de la requisición, a la unidad que sometió la misma a los efectos de que la secretaria de la oficina coteje los materiales recibidos. Requerirá la devolución de una de las copias, la cual deberá estar firmada por la secretaria, indicativo de que recibió los materiales de acuerdo con las anotaciones que hizo, en dicha requisición, el Encargado del Almacén. 1. Archivar la copia de la requisición que devolvió la oficina solicitante conjuntamente con el documento original. Las requisiciones se deben archivar por orden de número de control. m. Enviar copia de la requisición al Encargado del Inventario Perpetuo con el propósito de que vacíe la información en el sistema mecanizado o en la tarjeta de "Inventario Perpetuo".