NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACENAJE Y

CONTROL DE LOS SUMINISTROS 1. Estas normas y procedimientos aplican a las peticiones, recibo y despacho de materiales, entre otros, de oficina, limpieza y de construcción. 2. El Encargado del Almacén y el Director de la Oficina de Servicios Generales serán las únicas personas que tendrán llave de los almacenes. 27/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 3. La entrada a los Almacenes y el manejo de los materiales estará limitada al Encargado del Almacén oficialmente designado o a su sustituto cuando éste estuviera sustituyendo al Encargado en sus vacaciones o ausencias. 4. El Director de Servicios Generales es la persona responsable de autorizar, con su firma, el despacho de las requisiciones de materiales. 5. Se llevará récord de inventario perpetuo de los materiales recibidos, custodiados despachados en el almacén. Bajo ninguna circunstancia la persona que mantiene el inventario perpetuo será la misma que esté a cargo de recibir, almacenar y despachar los materiales ni estará bajo la supervisión del Encargado del Almacén. 6. El Encargado del almacén deberá efectuar inventarios periódicos y será responsable de realizar un inventario físico de todos los materiales en existencia en el Almacén, por lo menos dos veces durante el transcurso de cada año fiscal. Deberá llevar un registro, por Programa u Oficina de los materiales despachados. 7. El Encargado del Almacén, conjuntamente con la persona que lleva el inventario perpetuo, deberá cotejar el resultado del inventario físico contra el tarjetero del Inventario Perpetuo. De reflejar alguna diferencia se le deberá comunicar al Director de Servicios Generales quién deberá enviar comunicación al Director Ejecutivo Auxiliar de Administración informando los hechos. El Director Ejecutivo Auxiliar de Administración solicitará una investigación para determinar la causa de la diferencia y las acciones correctivas a tomar, si algunas. La investigación que se realice deberá estar determinada en un período de investigación que se realice deberá estar terminada en un período de veinte (20) días laborables como máximo. Se podrá solicitar la intervención de la Oficina de Auditoria Interna del Instituto, cuando se creyere conveniente. 8. El Encargado del Almacén es la única persona oficialmente autorizada para el recibo y despacho de materiales. En caso de emergencia, estando ausente el Encargado o su sustituto, corresponderá al Director Ejecutivo Auxiliar de Administración autorizar una persona a despachar los materiales. Bajo ninguna circunstancia se podrá autorizar al delegado comprador ni a la persona encargada del Inventario Perpetuo para realizar tal tarea. 9. El almacén deberá permanecer cerrado siempre. 10. En el Almacén sólo se recibirán los suministros que estén respaldados por una orden de compra previamente autorizada por el Director de Compras o por el Director Ejecutivo Auxiliar de Administración o su representante autorizado. 11. Los despachos del Almacén sólo se harán en virtud de requisiciones firmadas por el director del Programa u Oficina que solicita los materiales o su representante autorizado. Además, las requisiciones deberán estar firmadas por el Director de Servicios Generales o su representante autorizado y el Encargado del Almacén. 28/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 12. No se permitirá requisiciones alteradas a menos que éstas tengan las iniciales de la persona que solicita los materiales, como indicativo de que éste autorizo la alteración. Si no tiene las iniciales se deberá devolver a la oficina de origen para que se rehaga la misma. 13. El Director Ejecutivo Auxiliar de Administración autorizará inspecciones periódicas de los almacenes. En estas inspecciones el Encargado del Almacén estará presente, no obstante, la persona que esté efectuando las mismas llevará a cabo la labor con entera libertad. 15. Las decisiones que se hagan de mantener ciertos y determinados artículos o materiales en el almacén deberán estar refrendadas por estudios o evaluaciones que demuestran la conveniencia de esto, tomando en consideración el factor económico, las necesidades existentes y la eficiencia de los servicios.