DEFINICIONES DE TÉRMINOS

Para los fines de este Reglamento, los términos o frases siguientes tendrán el significado que se establece a continuación: 1. Instituto o Institución Significa el Instituto de Cultura Puertorriqueña, creado por la Ley Núm. 89 del 21 de junio de 1955, según enmendada. 2. Junta Significa la Junta de Directores del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 3. Director (a) 0 Director (a) Ejecutivo (a) Es el Director (a) del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 4. Unidades Institucionales Significa cualquiera de las Dependencias, Programas, Oficinas y Unidades que constituyen el Instituto de Cultura Puertorriqueña. 5. Director (a) Ejecutivo(a) Auxiliar Significa el Director (a) de Administración. 6. Oficina Es la Oficina de Compras del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 4/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 7. Director (a) de Compras Es el (la) Director (a) de la Oficina de Compras del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 8. Comprador (a), Delegado (a) o Agente Comprador (a) Es el empleado (a) o funcionario (a) del Instituto autorizado por el Director (a) Ejecutivo para adquirir bienes, obras, o servicios en representación del Instituto y a quien se haya expedido nombramiento como tal. 9. Sub-comprador Es el empleado (a) o funcionario (a) del Instituto autorizado por el Director (a) Ejecutivo (a) a adquirir bienes o servicios para atender necesidades particulares de un Programa u Oficina. El empleado o funcionario mantiene su clasificación oficial mientras realiza la encomienda. 10. Compra o Adquisición Medio que utiliza el Instituto para conseguir u obtener un bien, una obra o un servicio a cambio de un pago en dinero. 11. Bien, Obra 0 Servicio Se refiere a aquellas cosas que son imprescindibles o necesarias para el funcionamiento y operación de la institución y para el cumplimiento de sus responsabilidades u obligaciones. 12. Formularios Se refiere a los documentos a completarse en el proceso de compra. 13. Peticionario Se refiere a la Unidad Solicitante o al funcionario (a) o empleado (a) que origina la requisición de compra. 14. Subasta Medio que utiliza el Instituto para convocar el mayor número de licitadores para que ofrezcan precios por los bienes, obras o servicios que se interesa obtener de acuerdo con las reglas establecidas en este Reglamento y en el Reglamento de Subastas. a) Subasta Informal Se efectuará una subasta informal cuando los servicios o bienes a adquirirse no excedan la cuantía de $25,000.00 o cuando las obras de construcción o restauración a llevarse a cabo no excedan la cuantía de $50,000.00. b) Subasta Formal Se efectuará una subasta formal cuando los servicios o bienes a adquirirse exceden la cuantía de 25,000.00 o cuando las obras de construcción o restauración a llevarse a cabo excedan la cuantía de $50,000.00. 15. Reglamento de Subastas Se refiere al Reglamento de Subastas vigente del Instituto. 5/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 16. Materiales 0 Suministros Se refiere a cualquier equipo, impreso, material, servicio o artículo de cualquier clase y descripción. 17. Solicitud de Compras de Materiales, Equipo y Servicio Se refiere al documento (ICP-OC-01) que emite la Unidad Solicitante o Requirente a la Oficina de Compra para iniciar un proceso de compra 18. Orden de Compra Se refiere al documento (ICP-OC-002) que emite la Oficina de Compras o determinado comprador o sub-comprador solicitando a un contratista o suplidor iniciar, continuar, detener, entregar o terminar de presentar un servicio. 19. Aviso de Cambio Se reviere al documento que emite la Oficina de Compras o determinado comprador o sub-comprador notificando a un contratista o suplidor algún cambio en la Orden de Compra 20. Caja Menuda Se refiere al fondo de dinero utilizado para adquirir artículos o servicios misceláneos de menor cuantía pagaderos en efectivo. 21. Custodio Es el empleado responsable de administrar y custodiar la caja menuda. 22. Día Laborable Todos los días de la semana, excepto sábados y domingos, y días legalmente feriados o declarados como tales mediante proclama del Gobernador. 23. Días Calendario Cada uno de los días de la semana y del mes. 24. Almacén Cualquiera de los almacenes de suministros establecidos en la institución entre otros, el de materiales de oficina, limpieza y formularios oficiales; el de materiales y piezas de vehículos y el de materiales, piezas y equipo de construcción. (Ver si van hacer incluidos los almacenes de Publicación y Medallas) 25. Encargado del Almacén Es el empleado que tiene a cargo todos los almacenes o determinado almacén. 26. Receptor Oficial Funcionario o empleado del Instituto encargado de recibir los bienes y suministros requeridos. 6/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 27. Compras de Emergencias o Urgencias Significa aquellas compras como consecuencia de un hecho o combinación de circunstancias que ocasionen situaciones inesperadas o imprevistas que requieran atención o remedio inmediato. Incluyen, además aquellas, necesidades imprevistas o inesperadas fuera del alcance humano, tales como, actos de la naturaleza que requieran acción o atención inmediata por poner en peligro la vida, seguridad o salud de una o más personas, por estar en riesgo la prestación de servicios o el cumplimiento de las obligaciones y compromisos programáticos o contractuales de la institución. 28. Servicios no Personales Aquellos servicios de reparaciones o mantenimiento de edificios, equipos y automóviles o trabajos de carácter diestro o técnico, entre otros, emplazadores, estudios de título, plomería, electricidad, mecánicas, electromecánica, electrónica, servicios de imprenta, instalación de equipos, servicios de jardinería u ornato, servicios de cafetería (catering), servicios de encuadernación, seguridad y fumigación. 29. Contrato Acuerdo formalizado entre dos o más individuos capaces para realizar un acto o actos específicos. Una orden de compra, cuando la complementa una cotización o es aceptada por el suplidor, se constituye en un contrato. La aceptación puede ser por escrito o mediante cumplimentación de la orden a menos que la misma requiera aceptación por escrito. De ser así, debe mediar dicha aceptación antes de cumplirse la Orden. 30. Factura Documento que somete el suplidor para cobrar por los servicios prestados a la institución. 31. Lujo Todo bien, obra o servicio que exceda los límites, controles o normas de austeridad que deben imperar en el gobierno. 32. Unidad Solicitante o Requirente Significa la Unidad Institucional que radica una solicitud o requisición de compra o que solicita los servicios de la Oficina de Compras.