DISPOSICIONES GENERALES SOBRE LA ADQUISICION DE

BIENES, OBRAS O SERVICIOS 1. Todas las actividades o transacciones que se lleven a cabo para la adquisición de bienes, obras y servicios se deben efectuar de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos en este Reglamento. Se considera la utilización de sistemas electrónicos como métodos de transmisión y notificación de información. 2. La responsabilidad y actividad final por las compras que lleve a cabo el Instituto de Cultura Puertorriqueña residirá en el Director Ejecutivo que se asegurará que se 7/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA observen y se sigan fielmente las normas y procedimientos que se disponen en este Reglamento. No obstante, el Director Ejecutivo podrá delegar aquellos poderes o facultades de que se estime pertinente en el Director Ejecutivo Auxiliar de Administración. Naturalmente, la responsabilidad inmediata por la aplicación de estas normas y procedimientos recaerá en la Oficina de Compras, así como, la supervisión por la observancia de las mismas recae en la Directoria de Administración. 3. Los procesos de subastas formales que lleve a cabo la Oficina de Compras se regirán por las normas y procedimientos que dispone el Reglamento de Subastas vigente del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 4. Las Compras, mediante el mecanismo de subastas formales o informales, se adjudicarán al licitador o suplidor que actuando legítimamente haya cotizado el precio más bajo o conveniente, siempre que ofrezca la calidad solicitada, las cantidades acordadas y cumpla con las fechas de entrega requeridas. 5. La adquisición de bienes, obras o servicios sin la preparación y emisión previa de una Requisición y una Orden de Compra, respectivamente, queda terminantemente prohibida. Podrán quedar exentas de esta disposición, las compras que se cataloguen de urgencia o emergencia según se dispone en el Inciso 28 del Artículo 3 que antecede. En estos casos la requisición y la orden de compra se deben preparar no mas tarde de cinco (5) después de la gestión de compra realizada. Estas requisiciones y órdenes de compras se deben identificar con el sello de "emergencia". En el expediente de estas compras se incluirá el escrito detallando la situación y la autorización concedida por el Director Ejecutivo o su representante autorizado. 6. Las compras de equipo, suministros y materiales, que se realicen al amparo de este Reglamento requerirán la preparación de una Requisición de Compra firmada por el oficial requirente y aprobada por los Directores o funcionarios autorizados. La Oficina de Compras no aceptará Requisiciones de Compras que no cumplan sustancialmente con los requisitos. La fecha de aceptación del documento será la fecha oficial de su recibo en la Oficina de Compras. 7. La Oficina de Compras no aceptará o tramitará requisiciones de compra con estimados de costos de $50.00 o menos. Estas compras las realizará la unidad consumidora mediante el uso de la Caja Menuda ("Petty Cash") de acuerdo con las disposiciones que se establecen en este Reglamento. Sin embargo, esta disposición podrá obviarse cuando haya la necesidad de adquirir algún bien y no haya fondos en caja menuda disponibles. 8. Queda terminantemente prohibido el fraccionamiento deliberado de las compras por parte de cualquier unidad institucional requirente, con el propósito de obviar las normas o disposiciones reglamentarias que rigen fondos de caja menuda. 9. Como norma general, se harán compras englobadas de suministros o se formalizarán contratos a largo término, en aquellos casos circunstancias, en que el consumo de los suministros sea en grandes cantidades o que conviniere su contratación por diversas 8/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA razones, tales como: afinidad entre los artículos, su uso repetitivo o común por una o varias unidades institucionales o por la multiplicidad de las fuentes de abastos existentes. 10. La Oficina de Compras preparará especificaciones uniformes, para la compra de suministros por subasta, que propendan la simplificación de los procedimientos de compras, promuevan la competencia de precios más equitativa y garanticen la adquisición continua de una calidad uniforme de los suministros. 11. La Oficina de Compras debe cerciorarse sobre la disponibilidad de fondos antes de emitir una Orden de Compra. 12. El proceso de adquisición de bienes, obras y servicios en el Instituto de Cultura Puertorriqueña se regirá por las disposiciones de este Reglamento, por el Reglamento de Subastas de la Institución y por cualquier otra ley o norma aplicable. 13. Será responsabilidad de la Oficina de Compras ofrecer el asesoramiento necesario a las Unidades Requirentes sobre los procesos de adquisición e informar a las mismas sobre el progreso de sus gestiones de compras. De otra parte, deberá buscar el asesoramiento de las Unidades Institucionales correspondientes cuando estas vayan a iniciar gestiones para adquirir bienes o servicios especializados. 14. La Oficina de Compras llevará un registro de firmas, actualizado, de los funcionarios facultados a autorizar cualquier documento relacionado con los procesos de adquisición de bienes, obras y servicios. 15. La Oficina de Compras establecerá y mantendrá, debidamente actualizado un Registro de Licitadores que estará clasificado de acuerdo al bien, obra o servicio que ofrezca el licitador. Para preparar el mismo se regirá por las disposiciones establecidas en el artículo 4 del Reglamento de Subastas del Instituto de Cultura Puertorriqueña. 16. La Oficina de Compras utilizará el Registro de Licitadores cuando tramite compras, mediante el proceso de subastas formales e informales. 17. Como norma general, toda la actividad de adquisición y compra, así como la tramitación y gestión para llevar a cabo la misma, se centraliza en la Oficina de Compras del Instituto. Sin embargo, el Director Ejecutivo podrá autorizar a una Unidad Institucional a realizar trámites y gestiones de compras cuando las exigencias excepcionales y especiales de su función así lo justifiquen. En estos casos se procederá como sigue: a) El Director de la Unidad Institucional someterá el planteamiento al Director Ejecutivo detallando su necesidad y las razones que justifican la concesión. Hará mención en el escrito de la persona quién se le encomendará. b) El Director evaluará la petición y de justificarse la misma se le impartirá su aprobación. 9/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA c) El Director Ejecutivo expedirá nombramiento oficial a la persona seleccionada para desempeñar la función de sub-comprador. Esta designación será revocada cuando se satisfaga la necesidad o cuando el empleado no desempeñe sus funciones con eficiencia o de acuerdo con las normas y procedimientos contenidas en este Reglamento. 18. Las Unidades Institucionales, hasta donde sea posible, deberán planificar sus compras para facilitar a la Oficina de Compras el cumplir con las normas procesos de compras de manera que se pueda lograr la entrega a tiempo de los suministros o la prestación de los servicios. 19. Las Unidades Requirentes son responsables de asegurarse que las solicitudes de compra cuenten con los fondos necesarios y que los mismos no excedan las asignaciones presupuestarias consignadas para esos propósitos. 20. Las Unidades Requirentes tienen la obligación de proveer, a la Oficina de Compras, toda la información de que se estime necesaria para procesar la requisición. A saber: a) Especificaciones completas del bien, obra o servicio requerido b) Propósito c) Referencia de posibles suplidores d) Catálogos, literatura, ilustraciones u otros documentos relacionados con la compra de estar estos disponibles. 21. Solamente el Director Ejecutivo podrá, declarar una situación o suceso extraordinario e imprevisto como uno de "emergencia o urgencia", mediante Comunicación escrita y notificado a la junta de directores, que conlleve como consecuencia una compra de emergencia. Estas compras serán la excepción y no la norma. 22. Cuando el Director exima a la Oficina de Compras de adquirir un bien o servicio mediante el proceso de Subasta Formal la oficina vendrá obligada a adquirir el mismo mediante el proceso de Subasta Informal. Esta disposición no aplicará en aquellos casos de compras excepcionales o extraordinarias según se disponen más adelante en este Reglamento.