Compras por Subastas Informales

1. Oficina de Compras tramitará la adquisición de bienes, obras 0 servicios 10/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA Mediante el proceso de subastas informales cuando ocurra cualquiera de las siguientes situaciones: a) Cuando la cuantía de los servicios o bienes a adquirirse no exceda la cuantía de los $25,000.00 o cuando las obras de construcción, restauración o adquisición de equipos o servicios para mejoras permanentes a llevarse a cabo no excedan de la cuantía de $50,000.00. b) Cuando el Director Ejecutivo exima a la Oficina de convocar a una Subasta Formal por confrontarse una situación de emergencia o urgencia según se dispone en este Reglamento o por cualquiera de las situaciones o circunstancias que se describen en la sección 5.2 sobre Subastas Formales. 2. La Oficina de Compras del Instituto tendrá la responsabilidad de los trámites de las compras mediante Subastas Informales, desde el recibo, emisión de órdenes de compra hasta la recepción de los suministros o servicios requisados. 3. La Oficina de Compras convocará a Subasta Informal, mediante invitación escrita a los licitadores que cumplan con los requerimientos establecidos. Con la invitación se incluirá el documento a través del cual el licitador someterá su oferta. a) En los casos en que se requiera de los licitadores el someter alguna documentación o certificación que se considere necesaria, la Oficina deberá especificarlo en el documento de oferta en las cláusulas que prepare al afecto. b) El Director de Compras podrá cancelar o enmendar cualquier invitación Subasta Informal por razones justificadas. La notificación a los licitadores se deberá efectuar con por lo menos dos (2) días de anticipación a la fecha de apertura. c) A petición del proponente de la compra la Oficina de Compras podrá cancelar la Subasta Informal en cualquier momento antes de la adjudicación, si ya no existe la necesidad que originó la Subasta o cuando por alguna causa inesperada o imprevista, los fondos obligados para la transacción se hubieren liberado para utilizarse para otro propósito, respondiendo a una necesidad urgente del servicio. d) Las enmiendas como las cancelaciones se le deberán notificar a todos los licitadores que respondan a la invitación de Subasta Informal. 4. En las Subastas Informales no se requerirá la participación de la Junta de Subastas en ninguna de las etapas del proceso de la apertura, evaluación y adjudicación. Tampoco se requerirán fianzas de oferta o ejecución salvo en casos excepcionales que sean necesarios, a discreción del Director de Compras. 5. El acto de apertura y adjudicación estará a cargo del Director de Compras o su representante autorizado y se llevará a cabo en un lugar apropiado. 11/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 6. No se requerirá levantar un acta de apertura ni de adjudicación. No obstante, se llevará un registro de los asistentes en ambos procesos. 7. Para cada Subasta Informal se preparará un expediente (cartapacio) debidamente identificado donde se archivará toda la información y documentación relacionada con la misma. Los expedientes se archivarán en orden numérico por año fiscal. 8. Como norma general, los sobres conteniendo los pliegos de subasta y los avisos de adjudicación se tramitarán por correo certificado a través de la Oficina de Administración de Documentos y se adelantará la información por facsímile. Los pliegos serán recibidos y ponchados en el reloj de la Oficina de Compras de manera que se pueda certificar la fecha de envío y de recibo. En caso de suma urgencia se podrá obviar esta disposición y entregarlos personalmente. Se considera la utilización de correo electrónico como método de transmisión y notificación de información. 9. Todas las Subastas Informales requerirán la aprobación final del Director de Compras o su representante autorizado. 10. En los casos de Subastas Informales no se requerirán de avisos de adjudicación a los licitadores participantes. Solamente se notificará sobre la adjudicación a los licitadores que la hayan obtenido. Sin embargo, dicha notificación no se efectuará hasta tanto el Director de Compras no haya aprobado la compra. 11. Rechazo de las cotizaciones La Oficina de Compras del Instituto podrá rechazar cualesquiera 0 todas las proposiciones para una Subasta Informal durante cualquier etapa del proceso antes de la emisión de órdenes de compra o adjudicación del contrato cuando ocurre cualquiera de las siguientes circunstancias: a) Cuando uno o más de los licitadores no cumplan con alguno de los requisitos, especificaciones o condiciones estipuladas. b) Cuando se estime que no se ha obtenido la competencia adecuada. c) Cuando los precios obtenidos sean irrazonables. d) Cuando no hay fondos disponibles. e) Cuando la Oficina que requisa desista de la compra por razones justificadas y de peso, las que deberán ser sometidos por escrito a la Oficina de Compras. 12. Cuando ocurra un rechazo global como consecuencia de una o más de las situaciones enumeradas en el inciso anterior, la oficina puede: a) Convocar a una nueva subasta informal b) Negociar la compra en los términos más convenientes para el Instituto. 12/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA c) Resolver el asunto en la forma más diligente y conveniente para el Instituto. 13. Procedimiento para las Subastas Informales a) Invitación y Pliego de Subasta 1) La Oficina de Compras preparará un modelo de "Invitación a Subasta Informal" y lo enviará a los licitadores que están en el Registro de Licitadores como proveedores del bien, obra o servicio. 2) La Oficina debe asegurarse que los términos y condiciones sean uniformes para todos los licitadores que se inviten a la Subasta Informal. 3) La invitación se acompañará con el pliego de subasta que deberá contener las instrucciones, especificaciones y condiciones que los licitadores deben cumplir. 4) La invitación y el Pliego de Subastas se deben enviar, hasta donde sea posible, a través de la Sección de Correspondencia de la Oficina de Administración de Documentos del Instituto. En caso de urgencia, se puede autorizar el que los licitadores recojan los documentos en la Oficina de Compras. En este caso, los licitadores firmarán la hoja de recibo. b) Las Ofertas 1) Los licitadores harán sus ofertas en sobres cerrados identificados con el número de la Subasta Informal que otorgó la Oficina de Compras. 2) Toda oferta recibida después de la fecha y hora fijada para la apertura de pliegos no será considerada. 3) El comprador autorizado a efectuar la subasta preparará un resumen de las ofertas, el cual contendrá, entre otra, la siguiente información: Número de la Subasta Informal Nombre de obra, bien o servicio que se va a adquirir Nombre del Licitador, fecha y hora de recibida la oferta Precio cotizado Especificar si el licitador cumple o no con las especificaciones y condiciones estipuladas. Nombre y firma de la persona que prepara el resumen. 13/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA c) Adjudicación 1) El Director de Compras o su representante autorizado llevará a cabo la adjudicación. 2) La subasta se adjudicará al licitador cuya oferta cumpla con las especificaciones y condiciones estipuladas y cuyo precio sea el más beneficioso para el Instituto. d) Notificación de Adjudicación y Contrato 1) La oficina informará al licitador agraciado sobre la adjudicación y le requerirá los documentos que deba someter, si algunos, y le notificará el término de tiempo que tendrá para cumplir con el servicio. 2) Cuando se requiera la otorgación de un contrato la Oficina referirá todos los documentos al Programa u Oficina que solicita el bien o servicio para que proceda a tramitar el mismo. e) Negativa a Aceptar Contrato e Incumplimiento de Contrato 1) Si el licitador agraciado se negare aceptar el contrato o incumple los términos del mismo, la Oficina puede optar por adjudicar la subasta al segundo licitador. En caso dado de que no haya otro licitador, la Oficina puede proceder a comprar en mercado abierto. 14. Criterios para Tramitar las Compras Informales Las compras informales descritas anteriormente se regirán por los siguientes criterios: a) Las compras cuyo importe no sobrepase los $50.00 se efectuarán mediante el uso de caja menuda ("Petty Cash") siguiendo las normas contenidas en este Reglamento. b) Las compras cuyo importe no sobrepase los $1,000.00 podrán hacerse solicitando precios a una sola firma vendedora, siempre y cuando el precio cotizado se considere razonable en consonancia con la experiencia que se tiene con respecto al costo normal de los suministros en el mercado. Si ese fuera el caso se procederá a la emisión de la correspondiente Orden de Compra. c) Las Compras cuyo importe fluctúe entre los $1,000.01 pero que no exceda de los $10,000.00 podrán efectuarse por teléfono o personalmente, solicitando precios o por lo menos tres (3) suplidores que puedan cumplir con la entrega de los suministros en la fecha requerida. 14/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA d) Las compras cuyo importe sobrepase la cantidad de $10,000.00 pero no excedan de $25,000.00, se efectuarán siguiendo el proceso de Subasta Informal descrito en la Sección 5.1 de este Reglamento.