Responsabilidades y Obligaciones

1. Responsabilidades y Obligaciones del Custodio del Fondo El Custodio del Fondo de Caja Menuda será responsable de controlar y custodiar dicho Fondo, por consiguiente, deberá cumplir con estas obligaciones: a) No utilizará el Fondo de Caja Menuda para cambiar cheques personales. b) No podrá guardar dinero, valores o documentos que no están relacionados con el Fondo de Caja Menuda. c) Será responsable de la custodia del efectivo y de los comprobantes de adelantos del efectivo hasta tanto sea repuesto o liquidado el Fondo de Caja Menuda. 18/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA d) Mantendrá un registro de las solicitudes de Caja Menuda y de los Adelantos de fondos que efectúe diariamente. e) No adelantará dinero del Fondo de Caja Menuda si no se ha completado y autorizado el modelo de comprobante "Solicitud Desembolso de Fondo de Caja Menuda". f) Verificar que los bienes o servicios para los cuales se solicitan fondos puedan ser adquiridos a través del Fondo de Caja Menuda. g) Mantener el modelo de comprobante de gastos "Solicitud y Desembolso de Fondo de Caja Menuda" como evidencia del Reembolso o adelanto de fondo. 1) Verificar que el modelo esté firmado por el peticionario por el director del programa, por el receptor del dinero y por él como custodio del fondo. h) Cuando se trate de la adquisición de bienes que no se encuentren en existencia en el almacén del Instituto, el custodio requerirá la certificación del Encargado del Almacén. i) Requerir del Director del Programa u Oficina o del peticionario de dinero del Fondo de Caja Menuda la devolución de la factura o recibo y del sobrante, si alguno, en o antes del próximo día laborable posterior a la petición de fondos. Luego procederá como sigue: 1) Verificar que la factura o recibo sea legible, que indique la fecha de compra, que tenga el nombre o la identidad del suplidor y la firma del mismo cuando sea necesario. 2) Anotar en la factura el número que dio el modelo "Solicitud y Desembolso de Fondo de Caja Menuda". 3) Adjuntar la factura al modelo de comprobante de gastos "Solicitud y Desembolso de Fondo de Caja Menuda". j) Cuando se trate de facturas o recibos expedidos por concepto de Gasolina se debe indicar la fecha del gasto, la marca y tablilla del vehículo y la lectura del millaje que tenía el vehículo antes del gasto. k) Cuando sea necesario rembolsar a la persona algún dinero adicional, el custodio procederá a hacerlo de inmediato y solicitará a la persona que inicie el formulario. 1) Rendir informes mensuales de la utilización del Fondo de Caja Menuda. m) Mantener debidamente archivados todos los documentos relacionados con el Fondo de Caja Menuda. 19/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA n) Preparar las solicitudes de reposición o liquidación del Fondo de Caja Menuda. o) Emitir en secuencia, por año fiscal, los modelos de comprobantes de gasto "Solicitud y Desembolso de Caja Menuda". 2. Responsabilidades y Obligaciones del Director del Programa u Oficina al cual se Adscribe el Fondo de Caja Menuda a) Autorizar y requerir la preparación del modelo "Solicitud y Desembolso de Fondo de Caja Menuda" antes de que se proceda a adquirir bienes o servicios con dinero del Fondo de Caja Menuda. b) Exigir a la persona que efectúa la compra con dinero del Fondo de Caja Menuda, el presentar facturas o recibos que evidencia la transacción. c) Velar porque las facturas o recibos se entreguen al custodio del Fondo de Caja Menuda en o antes de un día laborable posterior a la fecha de la petición de los fondos. d) Cerciorarse de que los bienes o servicios que se detallen en la "Solicitud y Desembolso de Fondo de Caja Menuda" puedan ser adquiridos a través del Fondo de Caja Menuda. e) Asegurarse que la Solicitud y Desembolso de Fondo de Caja esté firmado por él y por el peticionario de dinero. f) Designar a la persona que recibirá el nombramiento de Custodio de Fondo de Caja Menuda. g) Velar porque el Custodio del Fondo de Caja Menuda y el recepto del dinero cumplan con todas las responsabilidades y obligaciones que se indican en este Reglamento. 3. Responsabilidades y Obligaciones del Receptor La persona que reciba el adelanto o reembolso de dinero del Fondo de Caja Menuda tendrá las siguientes responsabilidades y obligaciones: a) Firmar el modelo "Solicitud y Desembolso de Fondo de Caja Menuda" como evidencia de que recibió dinero de parte del Custodio del Fondo. b) Será responsabilidad de custodiar los dineros que le fueron entregados por el Custodio del Fondo. 20/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA c) Requerir factura o recibo al efectuar la compra. Debe asegurarse que la factura o recibo sea legible, tenga la fecha de la compra, tenga el nombre o la identidad del suplidor y la firma de éste cuando sea necesario. d) Custodiará la factura y entregará la misma al Custodio del Fondo en o antes del próximo día laborable de efectuada la compra. 4. Responsabilidades y Obligaciones de la Oficina de Finanzas y Contabilidad a) Evaluar el control y uso efectivo de los fondos de Caja Menuda. b) Procesar y evaluar las Solicitudes de Fondos de Caja Menuda y las peticiones de reposición y liquidación del Fondo a base de las normas establecidas. c) Recomendar al Director Ejecutivo Auxiliar de Administración la Cancelación del Fondo de Caja Menuda cuando detecte irregularidades o errores en la operación del mismo. d) En casos de mal uso de los Fondos de Caja Menuda, cuando lo considere necesario, solicitar la intervención de la Oficina de Auditoria Interna. e) Requerir la devolución inmediata de cualquier cantidad de efectivo sobrante y la compra resulta de menor cuantía que los fondos adelantados. 5. Evaluación Fiscal Será responsabilidad de la Oficina de Auditoria Interna realizar arqueos periódicos de los Fondos de Caja Menuda para determinar el control y uso adecuado de los mismos, según las normas aprobadas para regular su uso.