Tramitación de Solicitudes y Ordenes de Compra

1. Unidad Requirente a. Hará las gestiones necesarias para preparar las especificaciones del equipo, material o servicio deseado. b. Preparará la requisición de compra en armonía con la explicación referente al Modelo ICP-OC-01 en original y tres (3) copias. c. La persona autorizada a preparar la requisición firmará la solicitud en el espacio provisto para la "Firma del Peticionario". d. Enviará la requisición a la aprobación y firma del Director del Programa, Oficina o su representante autorizado. e. Incluir en la requisición de compra la siguiente información y documentación: 1) Especificaciones completas del bien, obra o servicio requerido. 24/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 2) Propósito o uso de los bienes o servicios 3) Cantidad y Unidad de Compra 4) Número (s) de la (s) cuenta (s) a carga el gasto. 5) Costo de cada partida y el importe total de la compra solo cuando aplique. 6) Referencia de posibles suplidores 7) Catálogos, literatura, ilustraciones u otros documentos relacionados con la compra de estar estos disponibles. 8) Carta de justificación, documentos y/o cualquier otro documento oficial que sea requerido por el Director (a) de Compras. 2. Director del Programa u Oficina a. Determinará si existen fondos presupuestarios para realizar el pago de la mercancía o servicios, proveyendo una cantidad adicional de alrededor de un 10% sobre el estimado de la compra, para cubrir cualquier posible aumento en los costos que finalmente se obtengan. b. Verificará que la solicitud esté debidamente cumplimentada y que figure toda la información que se requiera, incluyéndose, si hay disponibles, especificaciones, ilustraciones, catálogos u ofertas preliminares obtenida por la Unidad Peticionaria. c. Someterá la requisición completa a la Oficina de Compras para que esta ésta dé comienzo al trámite de compras correspondiente según lo establece el Reglamento. 3. Jefe de la Oficina de Compras a. Recibirá las solicitudes enviadas por las distintas Unidades Peticionarias, las revisará para determinar si cumplen fielmente con las normas de austeridad establecidas y demás requisitos básicos de la compra y en caso afirmativo referirá el documento para dar comienzo al proceso de adquisición. b. Ordenará a la secretaria o personal a cargo, que proceda a registrar el documento en el registro de requisiciones de compras, c. Asignara la requisición al Oficial Comprador y le dará las instrucciones que crea pertinentes. 25/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 4. Oficial o Agente Comprador a. Examinará las requisiciones de compras recibidos para constatar que están completos y reúnan todos los elementos necesarios para realizar el trámite de compras. b. Determinará cuáles compras requerirán la celebración de subastas formales, cuáles corresponden a compras extraordinarias o exentas y cuáles quedan en la categoría de compras 0 subastas informales de acuerdo con la "Clasificación de las Compras Informales" descritas en la Sección 5.1 del Reglamento de Compras. C. En armonía con la planificación de las compras que adopte, procederá a iniciar las gestiones de compras necesarias con sujeción a la reglamentación y procedimientos de compras vigentes. d. Para la compra de equipo capitalizable o procesos de subasta formal refiera la requisición a la Oficina de Planificación y Presupuesto, para que esta certifique, obligue o separe la disponibilidad de fondos para el pago de la mercancía o servicio. e. Una vez certificado, obligado 0 separado los fondos la Oficina de Planificación y Presupuesto, someterá la misma a la aprobación final del Director Ejecutivo o del Director Ejecutivo Auxiliar, cuando sea requerido. f. Una vez realizado el proceso, hechas las anotaciones de rigor, seleccionados los licitadores que habrían de recibir la buena pró, firmado el Récord de Cotización, si aplica y preparado el caso para la emisión de la orden de compra, pasará el expediente completo a la aprobación final del Director (a) de la Oficina de Compras o su Representante Autorizado. g. Dará seguimiento a las órdenes de compra y mantendrá informado a las unidades requirentes sobre el "status" de las gestiones de compra. h. En el caso de subastas formales, cuyo expediente de compra recibiere del Comité de Subastas por conducto del Director(a) de la Oficina de Compras, procederá a dar las instrucciones precisas para la preparación de los Avisos de Adjudicación. i. En los casos pertinentes, principalmente en las subastas formales, se procederá según el Reglamento de Subastas. j. En los casos de subastas informales se procederá según lo dispone la Sección 5.1 de este reglamento y se determinará cuáles de ellos requieren algún tipo de fianza y procederá a pedirla. k. En el momento preciso, o transcurrido cualquier lapso de espera de una posible impugnación, procederá a emitir la orden de compra o someterá los documentos a la Unidad Peticionario para la solicitud de contrato. 26/36 REGLAMENTO DE COMPRAS, SUMINISTROS Y CAJA MENUDA DEL INSTITUTO DE CULTURA PUERTORRIQUEÑA 1. Preparará los Avisos de Adjudicación en los casos de subastas formales e informales que lo requiera y dará el seguimiento reglamentario de espera en los casos en que se perciba que pueda producirse alguna impugnación a la adjudicación, en consulta con el Director(a) de la Oficina de Compras. 5. Personal de Apoyo de la Oficina de Compras a. Registrará las órdenes de compras y hará las anotaciones correspondientes en dicho registro. b. Organizará el expediente o cartapacio en orden cronológico descendiente. c. Una vez realizadas las gestiones anteriores, enviará por correo o procurará que se entregue el original de la orden a la firma vendedora. Luego procederá a desglosar las copias de la orden de compra para remitirlas a las áreas o funcionarios correspondientes, según la distribución establecida en el documento. Se considera la utilización de correo electrónico como método de transmisión y notificación de información. d. Terminada la actividad anterior, archivará el expediente de la compra en lugar accesible dentro de las facilidades físicas y control de la Oficina de Compras. e. Velará porque los expedientes de compras se mantengan en archivo durante e período oficial señalado en las normas aplicables a la conservación de estos documentos. f. Participará en la disposición de expedientes y otros documentos de Compras, una vez transcurrido el período para la conservación de estos documentos, de acuerdo con instrucciones que reciba del Director (a) de la Oficina de Compras. g. Recibirá las facturas originales de los suplidores y los informes de recibo de los receptores los cuales evaluara y se asegurara que todo el expediente este completo. h. Al completar los expedientes referirá los mismos a la Oficina de Finanzas para el pago correspondiente.