Ayudas económicas

Son subvenciones económicas que se otorgan a individuos o entidades sin fines de lucro para sufragar actividades, proyectos e iniciativas de índole cultural. Para estos fines, la parte contratada debe haber sometido una solicitud o propuesta y ésta debe haber sido aprobada por el Director Ejecutivo. Las características generales de un acuerdo de ayuda económica son las siguientes: 1) Cumplirá con la reglamentación vigente para el otorgamiento de una ayuda económica, como el Reglamento para la Administración del Fondo Especial para el Fomento y Desarrollo de las Artes Teatrales, Núm. 6138 (Algunos programas del Instituto tienen su reglamentación interna para otorgar las subvenciones o ayudas económicas). 2) Se incluirá una cláusula requiriendo a la parte contratada que reciba la ayuda económica mantener los fondos recibidos en una cuenta bancaria especial, separada de cualquier otra, en la que depositará el dinero no más tarde del próximo día laborable después de haber recibido el dinero. La parte contratada remitirá al Instituto copia del comprobante de depósito dentro del término de cinco (5) días laborables siguientes a la fecha en que se haya efectuado el depósito. La parte contratada informará al Instituto el nombre de la institución bancaria donde fue depositada, el nombre de la cuenta y el número de la misma. De ser una entidad la que abra la cuenta, se requerirán dos (2) firmas para girar contra la cuenta bancaria y la parte contratada notificará al Instituto el nombre, la dirección y firma de esas personas. Se dispondrá, además, que la parte contratada no girará cheques al portador ni efectuará pagos en efectivo con cargo a la ayuda económica. Se establecerá en el contrato que la parte contratada asignará un agente fiscal que mantendrá un sistema de contabilidad sobre los dineros recibidos, sus usos y sobrantes, de acuerdo con las normas que rigen los fondos y conforme a las normas aceptadas de contabilidad pública. El agente fiscal conservará en un lugar seguro los cheques, las facturas, órdenes de compra y pago de servicios, nóminas, récords, actas, inventario de equipo y cualesquiera otros documentos relacionados con la ayuda económica, durante un término no menor de cinco (5) años o una auditoría de la Oficina del Contralor, lo que ocurra primero. 3) Se dispondrá en el contrato que el desembolso de la ayuda económica se efectuará en dos pagos. El primer pago corresponderá al ochenta por ciento (80%) del total de la ayuda, y se tramitará una vez otorgado el contrato. El segundo y último pago será el equivalente al veinte por ciento (20%) del total de la ayuda económica, cantidad que será retenida hasta tanto sea recibido y aceptado por el Instituto el informe de uso de los fondos recibidos en el primer pago. Se podrá eximir del cumplimiento de este requisito cuando el mismo frustrase el propósito de la ayuda económica, como 20/30 Reglamento de Contratos por ejemplo, la realización de un viaje. En estos casos, no se le exime del requisito de rendir el informe final al que se refiere en el próximo párrafo de esta sección. De no rendirlo, la parte contratada no podrá ser objeto de más ayudas económicas a través del Instituto. Los recipientes de la ayuda rendirán al Instituto un informe final por escrito en el que indicarán el uso de los fondos y presentarán evidencia programática y fiscal, recibos y cheques cancelados que estén dentro de la vigencia de la ayuda económica. 4) En los casos donde las ayudas económicas sean otorgadas mediante una ley, se hará mención en el acuerdo a la ley que las faculta. 5) En caso de donativos legislativos, se seguirá lo dispuesto en el Reglamento para la Administración de Donativos Legislativos, Reglamento Número 5779 de 2 de abril de 1998. Se establecerá en una cláusula que el beneficiario del donativo no destinará más del cincuenta por ciento (50%) de los fondos asignados para cubrir gastos administrativos, salvo que medie una previa dispensa autorizada por el Instituto para utilizar una cantidad mayor. 6) La persona o entidad a la que se le concede la ayuda es la única que puede utilizar los fondos concedidos. 7) Se incluirá una cláusula indicando que la parte contratada releva de responsabilidad a El Instituto de toda o cualquier causa de acción o compensación que se reclame como consecuencia de daños relacionados con la realización del proyecto/viaje o lo que aplique objeto de este contrato. En contratos de ayuda económica parcial, se incluirá una cláusula indicando que la parte contratada releva de responsabilidad al Instituto de toda o cualquier causa de acción o compensación que se reclame como consecuencia de daños relacionados con la realización del proyecto/viaje o lo que aplique financiado en parte mediante este contrato.