Responsabilidad de la Oficina de Contratos

1) La Oficina de Contratos dará un número interno a cada solicitud de contrato o enmienda autorizada por el Director Ejecutivo que se reciba en la Oficina. 2) La numeración interna de los contratos se hará comenzando con el año fiscal, seguido de "OC" (Oficina de Contratos) y luego con cuatro dígitos, empezando por el 0001. Por ejemplo al primer contrato del año fiscal 2003-2004, se le dará el número 04-OC-0001. 3) Evaluará la solicitud de contrato, considerando los siguientes criterios: a) Que existe una necesidad comprobada y que la misma no se puede atender con los recursos humanos existentes en el Instituto. b) Que la Solicitud de contrato o enmienda cumple con todas las disposiciones de Ley, Normas y Reglamentos aplicables y que las funciones que se realizarán mediante el contrato no tienen características de puesto. En el caso de que las tuviera, deberá ser autorizado por el Director de Recursos Humanos. c) Que la persona natural o jurídica a contratarse cumpla con las disposiciones legales, reglamentarias o normativas aplicables. 27/30 Reglamento de Contratos 4) Se redacta el contrato y sus documentos anejos. Los anejos son: el Registro de Contrato y el adenda sobre la situación contributiva. 5) Una vez redactado, revisado y evaluado el contrato, se envía el formulario "Registro de Contrato" a la Oficina de Planificación y Presupuesto para la obligación de fondos. 6) Se obtiene la firma de la parte contratada. 7) Se obtiene la firma del Director Ejecutivo o su representante autorizado. 8) El mismo día natural del otorgamiento del contrato, se le dará la fecha de otorgamiento y el número secuencial al contrato. 9) Una vez formalizado el contrato, se enviará a la Oficina de Finanzas y Contabilidad una copia certificada del mismo y otra copia a la unidad administrativa que lo solicitó. Estas copias se podrán enviar mediante correo electrónico por parte de la Oficina de Contratos y se considerarán certificadas. 10) Someterá periódicamente los informes requeridos por la Oficina de Gerencia y Presupuesto (OGP), la Oficina del Contralor y cualquier otro informe que soliciten. 11) Estos documentos se conservan en archivos activos por un período de cinco (5) años después de finalizar su vigencia o de terminarse el proyecto del que sean parte. Luego se conservan por cinco años adicionales en el archivo inactivo. 12) Los contratos que conlleven derechos de propiedad, sean de bienes muebles o inmuebles, se conservan a perpetuidad.