Gestión de Facturación

5.1 Obligación de expedir facturas La División de Facturación y Cobro tendrá la obligación de emitir facturas para el cobro, conforme la tarifa, el canon o la regalía, establecido por los reglamentos, para los siguientes tipos de usos y aprovechamientos: a. de los materiales de la corteza terrestre en los bienes de dominio público (Yacimiento de Interés Público Especial (YIPE) y en ríos) y su exportación; b. de las aguas públicas; C. de los bienes de dominio público marítimo terrestre (aguas territoriales, terrenos sumergidos bajo éstas y la zona marítimo terrestre); d. de los terrenos forestales y reservas naturales; e. o cualquier otro concepto. También la División emitirá facturas cuando existan acuerdos contractuales donde el contratante se obliga a pagar por el uso y aprovechamiento de los recursos naturales. La unidad procesadora remitirá a la División copia del permiso otorgado y sus enmiendas, inmediatamente después de la firma. La Oficina de Asuntos Legales enviará copia de los acuerdos contractuales, los cuales servirán de base para emitir la factura. De existir un aprovechamiento previo no autorizado y se ha presentado una solicitud de permiso, la unidad procesadora remitirá a la División, toda información necesaria y pertinente para emitir la factura por lo aprovechado. La División emitirá la factura conforme la forma de pago establecida por ley, reglamento, permiso o acuerdo contractual de la parte con el Departamento. Cada factura será considerada como una deuda individual, independientemente de cualquier otra factura pendiente de pago que exista en el expediente del deudor. Esto significa que cada factura deberá ser procesada, según las disposiciones de este Reglamento, de forma separada a las demás facturas adeudadas. Las multas, los boletos y los Acuerdos Transaccionales serán considerados como un documento sustituto de una factura para los fines de este Reglamento. 5 5.2 Requisitos de la factura La factura es un documento fiscal que se usará para reflejar toda la información pertinente al uso y aprovechamiento de los recursos naturales y para efectuar el pago de la tarifa establecida. a. La factura contendrá la siguiente información: i. Nombre del deudor. ii. Dirección postal o física del deudor. iii. Número de cuenta del deudor (número del permiso, si aplica) iv. Número de Cifra de Cuenta del Departamento, a la que se le aplicará la remesa. V. Número de factura (año fiscal-agencia-concepto-número consecutivo). vi. Fecha de efectividad y fecha de vencimiento de la factura. vii. Descripción del importe a facturarse y período de la facturación. viii. Importe de la factura. ix. Deuda atrasada, con intereses y penalidades, si aplica. X. Nombre y firma del representante que certifica la exactitud de la información contenida en la factura. xi. Apercibimiento de que el deudor cuenta con un período de quince (15) días calendario para presentar reconsideración por escrito, ante la Secretaría del Departamento, en caso de que no esté de acuerdo con el monto facturado. b. La factura sólo incluirá un concepto de facturación. La División deberá emitir una factura para cada uno de los tipos de uso y aprovechamientos, sin importar que más de un tipo vaya a ser facturado al mismo deudor. Ejemplo: la factura por el aprovechamiento de las aguas, será distinto a la factura emitida para la extracción de los materiales de la corteza terrestre. C. La División deberá emitir la factura correspondiente, a través de correo regular, conforme al concepto de que se trate. 6 d. Toda factura duplicada que se envíe al deudor, deberá ser estampada o identificada como "DUPLICADO" para hacer constar que la factura original fue impresa y enviada previamente al deudor en la fecha que se especifica en la copia o duplicado de la factura. e. Toda factura que requiera ser ajustada, deberá reflejar la información del ajuste. f. Las facturas canceladas deberán ser estampadas o identificadas como "CANCELADAS", la misma mantendrá el mismo número de factura que su original y deberá incluir una breve descripción sobre las razones que justifican la cancelación. 5.3 Facturación La División comenzará la facturación al recibo de la información que le proveerán: a. las unidades procesadoras; b. el Cuerpo de Vigilantes y cualquier otra unidad que tenga información relevante; C. los sistemas mecanizados del Departamento. Las unidades procesadoras deberán suministrar información adicional, además de la copia del permiso y las enmiendas o los acuerdos contractuales, siempre y cuando: a. ésta no estuviera disponible en los sistemas mecanizados del Departamento ni en el permiso, ni en los acuerdos transaccionales; o b. si ésta se levanta luego del aprovechamiento. La información se remitirá al momento de su vigencia y deberá incluir lo siguiente: a. Nombre del deudor, si aplica. b. Dirección postal y física del deudor, si aplica. C. Nombre y dirección postal y física del representante autorizado, si aplica. d. Número de cuenta del deudor (número de permiso o número de la solicitud de permiso). 7 e. Número de cifra de cuenta del Departamento, a la que se le aplicará la remesa. f. Descripción del importe a facturarse y el período de la facturación. g. El informe que el concesionario presenta al Departamento para evidenciar el monto a pagar por el uso y aprovechamiento de los terrenos forestales y las reservas naturales. h. Estimado de aquellos usos y aprovechamientos que están bajo el escrutinio adjudicativo, en estos casos se incorporará el método utilizado para el estimado. i. Información que se requiera para determinar el monto de lo adeudado. 5.4 Objeción a la factura Toda objeción a la factura emitida deberá ser presentada por escrito a la Oficina de Secretaría dentro de los próximos quince (15) días contados, a partir de la fecha en que se envió la factura original. El deudor presentará dos copias: una dirigida al Director de la División de Facturación y Cobro y la segunda al director de la unidad procesadora, según aplique. La Oficina de Secretaría referirá la solicitud, inmediatamente. Una vez culminado éste término, no se aceptará ninguna objeción y el cobro de la factura continuará el proceso, según establecido en este Reglamento. El deudor podrá solicitar tiempo adicional siempre y cuando esté dentro de los términos antes fijado y presente justa causa para su petición. Si el Departamento entiende justificada la solicitud, le otorgará al deudor veinte (20) días adicionales para que presente la documentación técnica que sustente la objeción a la factura. El Director de la División de Facturación y Cobro le notificará la determinación por escrito. El escrito deberá contener una relación de hechos que evidencie la objeción a la factura acompañado de la documentación pertinente que lo respalde. Al momento de recibir la objeción, el Director de Facturación y Cobro, en conjunto con el Director de la unidad procesadora, siempre y cuando la objeción sea de carácter técnico, deberán evaluarlo y determinar: si se acoge, en cuyo caso se evalúa en su fondo, o si se solicita información adicional 8 o si se activa el Comité Evaluador de Objeciones a Facturas, siempre y cuando se cumpla con uno o ambos de los siguientes criterios: a. cuando la cuantía de la deuda sea igual o mayor de $5,000.00. b. cuando la prueba o evidencia para sustentar la deuda no sea cien por ciento (100%) corroborable por tratarse de estimados. Si la objeción tiene carácter técnico, la unidad procesadora, así como la unidad de supervisión inmediata, evaluará en su fondo los nuevos documentos presentados. La unidad procesadora presentará a la División un escrito con recomendaciones. Concluido el proceso de evaluación de la objeción presentada, el Director de la División de Facturación y Cobro notificará por escrito al deudor con el apercibimiento, de su derecho a solicitar una reconsideración al Secretario dentro de un término de veinte (20) días, a partir del recibo de la notificación, la cual se verá mediante una Vista Administrativa. La solicitud deberá presentarse en la Oficina de Secretaría, conforme al Reglamento de Procedimientos Administrativos Uniforme del Departamento. Los casos remitidos al Comité Evaluador de Objeciones a Facturas serán evaluados por el pleno. El Director de la División de Facturación y Cobro presentará el caso al Comité para que estos puedan tomar una decisión del mismo, con la información que brinden los directores de las unidades procesadoras. Este Comité estará compuesto por los siguientes funcionarios públicos: a. Secretario(a) Auxiliar de Administración o su representante autorizado b. Director(a) de la Oficina de Asuntos Legales o su representante autorizado C. Secretario(a) Auxiliar de Permisos, Endosos y Servicios Especializados o su representante autorizado El Comité emitirá su decisión por escrito y la remitirá al Director de la División de Facturación y Cobro para que éste notifique al deudor la decisión tomada con el apercibimiento de su derecho a solicitar una reconsideración al Secretario dentro de un término de veinte (20) días, a partir del recibo de la notificación, la cual se verá mediante una Vista Administrativa. La solicitud deberá presentarse en la Oficina de Secretaría, conforme al Reglamento de Procedimientos Administrativos Uniforme del Departamento. 9