Definiciones

Para propósito de este Reglamento, los siguientes términos tendrán los significados que se expresan a continuación. -1- 1. Aviso de Cambio Documento oficial tramitado por la División de Compras para legalizar acuerdos que modifiquen las transacciones cubiertas por una orden de compra. 2. Bienes Conjunto de artículos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. 3. Compra Medio de adquirir un bien o servicio no profesional a cambio de un pago en dinero. 4. Comprador - Funcionario o empleado autorizado por el Colegio Universitario de Justicia Criminal para adquirir bienes y servicios no profesionales a tenor con lo establecido en este Reglamento. 5. Compra en Mercado Abierto - Procedimiento de compra que se utiliza para la adquisición de bienes y servicios no profesionales cuyo importe fluctúe entre $.01 $25,000. 6. Compra por Subasta Informal - Procedimiento de Compra que se utiliza para la adquisición de bienes y servicios no profesionales cuyo importe sea de $25,000.01 en adelante. 7. Cotización Oferta de precios y condiciones por escrito de un bien o servicio no profesional, respondiendo el licitador a una solicitud por parte del Colegio o sus componentes operacionales. Dicha solicitud se puede hacer por teléfono, fax, correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación disponible. 8. Colegio Significa el Colegio Universitario de Justicia Criminal de Puerto Rico. 9. División de Compras Es la unidad responsable de la adquisición de bienes y servicios no profesionales del Colegio y sus componentes operacionales. Será responsable de cumplir con las directrices establecidas en este Reglamento. 10. Emergencia Se entenderá por emergencia aquella situación que ocasione unas necesidades inesperadas e imprevistas y que requieran la acción inmediata de parte del personal que labora en el Colegio Universitario de Justicia Criminal de Puerto Rico, tales como la vida, salud o seguridad de ciudadanos que estén en peligro, los servicios públicos o la propiedad del Gobierno que pueda afectarse. 11. Equipo Todos los bienes muebles que tienen vida útil de por lo menos dos (2) años y que puedan usarse repetidamente sin cambiar la naturaleza o consumirse. -2- 12. Especificaciones Conjunto de características primordiales de suministros, servicios no personales utilizadas como referencia para cada renglón o cotización o subasta y calidad con que se describen. 13. Fianza de Ejecución (Performance Bond) Garantía o cantidad de dinero que se le requiere a un licitador para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros autorizadas por la Oficina del Comisionado de Seguros a hacer negocios en Puerto Rico. 14. Junta de Subastas - La Junta de Subastas es un organismo administrativo de estudio, evaluación y adjudicación de subasta, cuyas funciones se rigen por este Reglamento. La misma es nombrada por la Junta de Directores del Colegio. 15. Licitación Oferta de precios y condiciones por un bien o servicio no profesional, respondiendo el licitador a una convocatoria a subasta informal. mor 16. Licitador Cualquier persona natural o jurídica disponible e interesada en contratar y comparecer a la presentación de ofertas para subastas del Colegio. Se creará un procedimiento donde se garantice que el licitador este apto para hacer negocios con el Gobierno de Puerto Rico y los Estados Unidos. 17. Licitador Agraciado Cualquier persona natural o jurídica a quien se le adjudica la buena pro de una o más partidas en una subasta. 18. Mercado Abierto Procedimiento especial para adquirir un bien o servicio no profesional que se utiliza cuando la adquisición del mismo esté exento por ley o por reglamento de una subasta informal. El mismo consiste en solicitarle a los suplidores por cualquier medio de comunicación establecido en este Reglamento, una cotización escrita donde indiquen el precio, especificaciones y condiciones del bien o servicio a ofrecer. 19. Obra Cualquier trabajo de construcción, reconstrucción, alteración, ampliación, mejora, reparación, conservación o mantenimiento de cualquiera estructura, sin limitarse a edificaciones que correspondan a funciones prescritas por ley a ser descargadas por el Colegio. 20. Oferta Se refiere a las propuestas que sometan los licitadores interesados en la buena pro de una subasta. 21. Oficina Peticionaria- Cualquier Oficina, Unidad, Área, etc. dentro del Colegio Universitario de Justicia Criminal o sus componentes operacionales que solicitan la adquisición de un bien o servicio no profesional mediante la tramitación de una requisición de compras. -3- 22. Solicitud de Propuestas selladas Compra que normalmente es de una subasta, pero que debido a circunstancias excepcionales, el Secretario o su representante autorizado entiende que es más beneficioso y ventajoso ya que permite discusiones y negociaciones sobre propuestas recibidas antes de hacer la adjudicación. 23. Reglamento Se refiere al Reglamento de Adquisición de Bienes, Servicios no Profesionales, el cual aplica tanto al Colegio como a sus subsidiaras. 24. Requisición de Compras Documento utilizado por las oficinas peticionarias para solicitar la adquisición de un bien o servicio no profesional. Toda requisición debe ser trabajada por el Director de la División de Compras, Agente Comprador, Delegado Comprador o su representante autorizado independientemente de la cuantía de la misma. El Director de la División de Compras o su representante autorizado será responsable de determinar el mecanismo para adquirir el buen o servicio. Ninguna de las oficinas MAR peticionarias está autorizada a tramitar directamente una requisición de compras a otras áreas de trabajo que no sea la División de Compras. 25 Rector(a) Se refiere al Rector(a) del Colegio Universitario de Justicia Criminal. 26. Servicios No Profesionales Significa aquellos servicios cuya prestación principal consista del producto de la labor en la cual no se requieren conocimientos, destrezas ni habilidades especializadas. Bajo esta categoría están incluidos los servicios misceláneos prestados por corporación, sociedades, etc. tales como servicios de comida (catering), adiestramientos, servicios de mantenimiento y limpieza de las estructuras, servicios de reparación de estructuras, servicios de reparación y mantenimiento de equipo, servicios de recogido de valores, servicios de limpieza y mantenimiento de aires acondicionados, arrendamiento de equipo, incluyendo autos y cualquier otro tipo de servicio esporádico. Existen reglas especiales para determinar cuándo este tipo de servicio se debe adquirir mediante la tramitación de una orden de compra o bajo la tramitación de un contrato. Cuando el servicio se tenga que adquirir mediante la tramitación de una orden de compra aplicarán las disposiciones de este Reglamento y cuando el servicio se tenga que adquirir mediante la tramitación de un contrato aplicarán las disposiciones de los procedimientos que apliquen. 27. Subasta Informal Procedimiento para adquirir bienes o servicios no profesionales mediante el cual se le solicita a un número de licitadores que reúnan los requisitos establecidos en este Reglamento, que ofrezcan precios y términos conforme a las especificaciones y condiciones solicitadas. De esta forma se estipula la competencia comercial para que el Colegio pueda adquirir los mejores bienes, obras y servicios a los mejores precios y condiciones posibles. -4- 28. Único Licitador Disponible Única persona natural o jurídica que está dispuesta a servir el bien o servicio no profesional que se interesa en el momento y bajo las condiciones que se solicita. 29. Única Fuente de Abasto La existencia de un sólo suplidor.