Requisitos para la Contratación

a. La Corporación contratará servicios profesionales, consultivos, técnicos y/o especializados únicamente bajo una relación de contratista independiente de manera que no se establezca una relación obrero patronal con la Corporación. b. La contratación de los servicios profesionales y consultivos se formalizará mediante el otorgamiento de un contrato escrito en el que comparecerán las partes contratantes o sus representantes autorizados. c. El contrato debe contener, pero no limitarse a lo siguiente: 1. Número de contrato, el cual comenzará con los cuatro (4) dígitos del año fiscal en que se otorgue. 2. Base legal y facultad de la Corporación para otorgar contratos. 3. Nombre e identificación de las partes contratantes. El nombre de toda persona natural contratada deberá aparecer completo, según consta inscrito en el Registro Demográfico. Como parte de la descripción de los contratantes, debe indicarse el estado civil, mayoría de edad, el municipio de residencia y la profesión de éstos. El nombre de toda persona jurídica contratada deberá aparecer tal y como surge del registro de corporaciones o sociedades del Departamento de Estado o del Departamento de 6 Hacienda, según sea el caso. Cuando comparezca una persona jurídica, se debe identificar dicho ente y la persona que comparece en representación del mismo. 4. Número de seguro social patronal o individual de la parte a ser contratada, sujeto a lo dispuesto en la Ley Núm. 243 de 10 de noviembre de 2006, conocida como "Ley para Disponer la Política Pública sobre el Uso del Número de Seguro Social como verificación de identificación y la protección de su confidencialidad". Cuando la parte contratada sea extranjera y no tenga número de seguro social, se utilizará su número de pasaporte o visa. 5. Registro de la Corporación en el Departamento de Estado cuando aplique. 6. En los contratos de proveedores e instituciones de salud, además se incluirá el "National Provider Identification Number o NPI", según registrado en el "National Plan and Provider Enumeration System." 7. Cláusula mediante la cual el contratista se compromete a cumplir con el Código de Ética de la Oficina de Ética Gubernamental y Código de Ética para contratistas, suplidores y solicitantes de incentivos económicos de agencias ejecutivas del Gobierno de Puerto Rico. 8. Disposiciones específicas y detalladas sobre los servicios a prestarse, la forma en que se van a prestar y cómo se van a compensar los mismos, por hora o tarea. 9. Se indicará el tope de retribución a pagarse por el contrato. 10. Se indicará que la Corporación le va a requerir que presente los entregables sobre los servicios prestados a la parte a ser contratada en forma detallada, la relación de estos con las facturas certificadas, la fecha y forma en que deben presentar las mismas. También se tiene que indicar en las facturas, las horas que quedan disponibles para rendir el servicio y la cuantía, en los casos que aplique. 11. Se incluirá la cuenta o partida presupuestaria de la cual se pagarán los servicios a contratarse debidamente aprobada por la Oficina de Presupuesto de la Corporación. 7 12. En los contratos de servicios médicos, la parte contratada notificará a la Corporación cuando haya facturado el setenta y cinco (75%) del tope retributivo del contrato. 13. Por ciento a retenerse, si alguno, como garantía para el fiel cumplimiento de los servicios a contratarse, de ser necesario. 14. Se incluirán las cláusulas relacionadas con las responsabilidades contributivas del contratista en las diferentes agencias del Gobierno de Puerto Rico. 15. Término de vigencia. Indicar la fecha de comienzo y terminación del contrato. 16. Fecha en que se otorga el contrato. 17. En los contratos relacionados a Informática (Sistemas de Información) se incluirá una cláusula de propiedad intelectual. La misma asegurará que el 'source code' o código fuente de cualquier 'software' desarrollado o cualquier modificación realizada para la Corporación de un 'software' disponible en el mercado, será propiedad de la Corporación. 18. En los contratos relacionados a Informática (Sistemas de Información) se incluirá una cláusula de Acuerdo de Confidencialidad, la cual protegerá la propiedad intelectual de la Corporación, la información contenida en las bases de datos y archivos de la Corporación. 19. En los contratos relacionados a Informática (Sistemas de Información) se incluirá una cláusula de protección de desempeño de sistemas existentes, la cual hará responsable al contratista por cualquier daño causado al equipo físico o al desempeño del 'software' de la Corporación como consecuencia de cualquier acto de éste. 20. Se incluirá una cláusula mediante el cual el contratista certificará que no está incurso en un conflicto de intereses o de política pública entre la Corporación y los intereses particulares del contratista. En caso de que la Corporación determine la existencia de un conflicto de intereses, notificará al contratista y le concederá hasta un máximo de 30 días para que solucione el conflicto. De no hacerlo, la Corporación resolverá el contrato. 8 d. Se incluirá una o varias cláusula(s) que permita(n) a la Corporación resolver el contrato con la entidad contratada mediante notificación con treinta (30) días de anticipación, o en un término menor, dependiendo del tipo de servicio contratado. e. Se incluirá una cláusula la cual indique que la Corporación podrá dejar sin efecto el contrato inmediatamente en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento de las condiciones del contrato, leyes y estatutos aplicables por la parte a ser contratada. f. Las facturas por concepto de servicios profesionales y consultivos deben efectuarse sobre una base mensual, a menos que en el contrato se estipule que las facturas se harán a base de tareas o fases terminadas o a la terminación de la prestación de los servicios. g. A manera de excepción, cuando el tipo de servicio a prestarse requiera el pago por adelantado, la unidad peticionaria deberá justificar el mismo acompañado de la aprobación del(de la) Administrador(a), lo cual se hará formar parte del expediente del contrato e incluir una cláusula a esos efectos. h. Una cláusula que indique que la parte a ser contratada no recibe paga o compensación alguna por servicios regulares prestados bajo nombramiento a otro organismo del gobierno, incluyendo corporaciones públicas y municipios. De configurarse una de las excepciones de la Ley de Ética Gubernamental, se hará constar en el expediente del contrato mediante una certificación de la Corporación a estos efectos. i. Cuando la persona o entidad a contratarse sea un empleado público que por ley pueda contratar o tenga otros contratos con algún departamento, dependencia, entidad corporativa o municipio, se incluirá una cláusula en la cual se especifique que la ley que autoriza la paga adicional o compensación extraordinaria y que el trabajo que realiza o los contratos que posee son compatibles con el nuevo contrato. j. Si el contrato requiere dispensa de alguna entidad del Gobierno, la persona o entidad a contratarse gestionará la misma, previo al otorgamiento del contrato y esta formará parte del expediente del contrato. k. En los contratos por concepto de servicios profesionales y consultivos legales, se incluirá una cláusula en la que éstos acuerden no aceptar la representación legal 9 de otros clientes con intereses en conflicto o adversos a la Corporación, disponiéndose que el contratista podrá representar a otros clientes con respecto a asuntos expresamente excluidos del contrato de servicios profesionales y consultivos con la Corporación, siempre y cuando los abogados del contratista que participen en dichos asuntos no presten servicios a la Corporación y cuando ello no esté prohibido por las reglas éticas de la profesión legal. 1. En los casos en que los servicios a prestarse requieran que la persona o entidad contratada realice viajes, la unidad peticionaria tendrá que establecer, en los requerimientos según el Artículo 8 de este Reglamento, las instancias en que se requieran realizar dichos viajes y autorizar los mismos previamente. Además, tiene que especificarse en el contrato, la cantidad que la Corporación pagará por los mismos según la partida presupuestaria aprobada para este tipo de gastos. En el contrato se especificará que el viaje se realizará al menor costo posible. m. En el contrato se debe especificar si la Corporación será responsable de proveerle a la parte a ser contratada servicios incidentales tales como: servicios secretariales, de reproducción, teléfono, servicio postal o cualquier otro servicio. n. Se incluirá una cláusula certificando que ningún funcionario o empleado de la entidad contratante tiene interés pecuniario directo o indirecto en relación con el contrato o ningún otro interés que afecte el mismo. o. Se incluirá una cláusula de confidencialidad que disponga que la parte a ser contratada, sus empleados o personal subcontratado por éste, mantendrá absoluta reserva y confidencialidad en cuanto a la información que le provea la Corporación o llegue a su conocimiento directa o indirectamente extensivo a los servicios objeto del contrato. p. Cuando se formalicen contratos con corporaciones extranjeras se incluirá una cláusula que disponga que la interpretación del contrato se regirá por las leyes de Puerto Rico y que la parte contratada se somete a la jurisdicción de los foros judiciales estatales o federales. q. Previo a la formalización del contrato, se le requerirá a la parte a ser contratada que presente las certificaciones y documentos según lo requieran los estatutos vigentes. 10 r. En los casos en que alguna de las certificaciones reflejen deuda y la persona esté acogida a un plan de pago, deberá presentar evidencia de que el mismo está al día e informar a la Corporación cada 60 o 90 días, según sea el caso, el estado del plan de pago debidamente autorizado. En caso de incumplimiento debe indicar las penalidades aplicables. S. Cuando la persona a ser contratada se vea impedida de presentar las referidas certificaciones previo a la contratación debido a que dichos organismos no le puedan expedir las mismas al momento de solicitarlas, se le concederá un plazo de treinta (30) días para someter las mismas. El incumplimiento con dicho término constituirá causa para no contratación. t. El contrato podrá cubrir más de un año fiscal únicamente (1) cuando la naturaleza del proyecto o servicio a prestarse haga indispensable una continuidad de la relación contractual; (2) cuando los fondos contra los cuales se pagarán los mismos procedan de asignaciones cuya autoridad para gastar no esté limitada a un año fiscal específico; y (3) cuando los fondos procedan de asignaciones presupuestarias cuya autoridad para gastar está limitada a un año específico y la vigencia del contrato no exceda de doce meses (aunque cubra más de un año fiscal), cumpliéndose con lo establecido en la Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico. En dichos casos, el contrato podrá cubrir dos años fiscales. El contrato, entonces, incluirá una cláusula a los efectos de limitar la vigencia al cierre del año fiscal e indicando que se prorrogará hasta cumplir los doce meses calendarios, sujeto a la anuencia de ambas partes y a la disponibilidad de fondos en la partida presupuestaria correspondiente.