- FECHA DEL RECIBO DE LA RECLAMACIÓN

A. Un Proveedor Participante y un Asegurador u Organización de Servicios de Salud podrán disponer mediante contrato un procedimiento para establecer cuál será la fecha del recibo de la Reclamación. B. Si un Proveedor Participante y un Asegurador u Organización de Servicios de Salud no establecen contractualmente la fecha del recibo de la Reclamación, la misma será establecida utilizando uno de los siguientes procedimientos: (1) enviar la Reclamación por correo regular, certificada con acuse de recibo o mediante un servicio de entrega de veinticuatro (24) horas, y mantener una bitácora que cumpla con el inciso (D) de este Artículo en la cual se identificará cada Reclamación que se está presentando. Deberá incluir junto con la Reclamación una copia de la bitácora; (2) enviar la Reclamación por medios electrónicos y mantener prueba del envío de la Reclamación; (3) entregar la Reclamación a mano, en cuyo caso deberá incluir junto con la Reclamación copia de la bitácora que identifique cada Reclamación que 10 se incluye. Dicha bitácora deberá cumplir con los requisitos dispuestos en el inciso (D) de este Artículo. El proveedor deberá mantener copia del recibo firmado, en el cual se reconozca la fecha de entrega. C. Para cada uno de los procedimientos establecidos en el inciso B anterior, la fecha del recibo de la Reclamación se determinará como sigue: (1) Si la Reclamación se envía por correo regular, se presumirá que la Reclamación fue recibida al tercer día laborable después de la fecha del envío de la Reclamación junto con la bitácora. Si la Reclamación se envía utilizando un servicio de entrega de veinticuatro (24) horas o certificada con acuse de recibo, se presumirá que la Reclamación fue recibida en la fecha en que el recibo de entrega se haya firmado. (2) Si la Reclamación se envía electrónicamente, la Reclamación se presumirá recibida en la fecha de la confirmación electrónica de recibo por parte del Asegurador, Organización de Servicios de Salud o por la Entidad procesadora de pago. Si el Asegurador, Organización de Servicios de Salud o Entidad procesadora de pago no provee una confirmación del recibo de la Reclamación dentro de veinticuatro (24) horas, el Proveedor Participante o la Entidad procesadora de Reclamaciones del proveedor enviará al Asegurador, Organización de Servicios de Salud o Entidad procesadora de pago la confirmación del envío de la Reclamación. El Proveedor Participante o la Entidad procesadora de Reclamaciones del proveedor deberá verificar que la Reclamación enviada contenía la identificación correcta de la entidad a la cual corresponde efectuar el pago. (3) Si la Reclamación se entrega a mano, la Reclamación se presume recibida a la fecha de la firma del recibo de entrega. D. La bitácora de envío de Reclamaciones a ser preparada por los Proveedores Participantes deberá incluir la siguiente información: nombre del Proveedor Participante; dirección del proveedor; número de teléfono del Proveedor Participante; número de seguro social patronal del Proveedor Participante; nombre del Asegurador u Organización de Servicios de Salud; nombre del servicio de envío; la dirección designada; la fecha del envío o entrega a la mano; nombre del suscriptor; número de identificación del suscriptor; nombre del paciente; fecha(s) de servicio/incidencia, cargos totales y método de envío. E. En el Apéndice IV de esta Regla se presenta un modelo de una bitácora de envío de Reclamaciones a ser preparada por los Proveedores Participantes.