OBLIGACIONES DE LAS INSTITUCIONES PARTICIPANTES

Las instituciones participantes tienen la obligación de velar por la integridad de los fondos que el CEPR les asigna por Certificación, de asegurar que éstos se utilicen exclusivamente para la concesión de ayuda económica a los estudiantes elegibles según las normas aplicables, y de mantener los registros y controles fiscales necesarios para evidenciar la corrección de las transacciones. A esos efectos, cada institución participante deberá cumplir con lo siguiente: a. Divulgar adecuadamente a su estudiantado la disponibilidad y el procedimiento para la obtención de ayuda económica bajo estos Programas y evaluar las solicitudes radicadas por los estudiantes, a tenor con los criterios que aquí se establecen y libre de discrimen por razones de raza, color, sexo, origen nacional, edad, condición de veterano, impedimentos físicos o mentales, origen o condición social, ideas políticas o religiosas. b. Mantener los controles administrativos y contables para garantizar y constatar la corrección de las operaciones y el cumplimiento con las disposiciones de este Reglamento. El sistema de control interno incluirá preintervenciones periódicas. C. Mantener en sus archivos electrónicos o físicos todas las solicitudes radicadas por los estudiantes para recibir ayuda de estos Programas. En dichos archivos se mantendrá un expediente para cada estudiante 20 REGLAMENTO GENERAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONÓMICA PARA ESTUDIANTES DE NIVEL POSTSECUNDARIO, MAYO DE 2012 que haya radicado una solicitud, aún cuando la misma no haya sido concedida. La institución deberá mantener la información que evidencie que verificó, en cada caso, que el estudiante solicitante cumplía con cada uno de los requisitos de elegibilidad dispuestos en este Reglamento, así como la siguiente información: 1. Decisión final tomada por la institución respecto a la concesión de ayuda económica al solicitante. 2. Cómputo que se hizo para determinar el monto de la ayuda económica otorgada al estudiante. 3. Evidencia de que el estudiante estuvo matriculado en los períodos académicos correspondientes. 4. Evidencia de que el estudiante recibió los fondos asignados, hayan sido éstos acreditados contra su deuda con la institución o desembolsados directamente a su favor, dentro de los términos establecidos por este Reglamento. d. Radicar los informes periódicos, y cooperar con las intervenciones del CEPR, según disponen los Artículos 20 y 23 de este Reglamento. e. Devolver y/o pagar al CEPR las cantidades que correspondan por motivos de reembolsos, según se indica en el Artículo 21, o de sanciones o multas, según se indica en el Artículo 24 de este Reglamento, o de costos cuestionados que surjan de los procesos de auditoría u otros tpos de intervención. f. Establecer y divulgar, entre sus estudiantes que participan en los Programas aquí descritos, las normas y políticas requeridas para participar en los mismos. 21 REGLAMENTO GENERAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA ECONÓMICA PARA ESTUDIANTES DE NIVEL POSTSECUNDARIO MAYO DE 2012