OBLIGACIONES DE LAS INSTITUCIONES PARTICIPANTES

Las instituciones participantes tienen la obligación de velar por la integridad de los fondos que el CEPR les asigna por Certificación, de asegurar que éstos se utilicen exclusivamente para la concesión de ayuda económica a los becarios según las normas aplicables, y de mantener los registros y controles fiscales necesarios para evidenciar la corrección de las transacciones. A esos efectos, cada institución participante deberá cumplir con lo siguiente: a. Divulgar adecuadamente a su estudiantado la disponibilidad y el procedimiento para la obtención de ayuda económica bajo este Programa y evaluar las solicitudes radicadas por los estudiantes, a tenor con los criterios que aquí se establecen y libre de discrimen por razones de raza, color, sexo, origen nacional, edad, condición de veterano, impedimentos físicos O mentales, origen O condición social, ideas políticas O religiosas. b. Mantener los controles administrativos y contables para garantizar y constatar la corrección de las operaciones y el cumplimiento con las disposiciones de este Reglamento. El sistema de control interno incluirá preintervenciones periódicas. 17 REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA PARA ESTUDIANTES DE ALTO HONOR, MAYO DE 2012 C. Mantener todas las solicitudes radicadas por los estudiantes para recibir ayuda de este Programa. En dichos archivos se mantendrá un expediente para cada estudiante que haya radicado una solicitud, aún cuando la misma no haya sido concedida. La institución deberá mantener la información que evidencie que verificó, en cada caso, que el estudiante solicitante cumplía con cada uno de los requisitos de elegibilidad dispuestos en este Reglamento, así como la siguiente información: 1. Decisión final tomada por la institución respecto a la elegibilidad. 2. Cómputo que se hizo para determinar el monto de la ayuda económica otorgada al estudiante. 3. Evidencia de que el estudiante estuvo matriculado en los períodos académicos correspondientes. 4. Constancia de que el estudiante recibió los fondos asignados, hayan sido éstos acreditados contra su deuda con la institución o desembolsados directamente a su favor dentro de los términos establecidos por este Reglamento. d. Radicar los informes periódicos, y cooperar con las intervenciones del CEPR, según disponen los Artículos 20 y 22 de este Reglamento. e. Devolver y/o pagar al CEPR las cantidades que correspondan por motivos de reembolsos según se indica en el Artículo 21, O de sanciones o multas según se indica en el Artículo 24 de este Reglamento, o de 18 REGLAMENTO PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA PARA ESTUDIANTES DE ALTO HONOR, MAYO DE 2012 costos cuestionados que surjan de los procesos de auditoría u otros tpos de intervención. f. Es responsabilidad de las instituciones participantes establecer y divulgar, entre sus estudiantes que participan en el Programa aquí descrito, las normas y políticas requeridas para participar en los mismos, y las consecuencias de no cumplir con éstas.