-Disposiciones Sobre Adiestramiento

Las disposiciones específicas que regirán el adiestramiento y la capacitación de personal serán las siguientes: 1. 4. Las necesidades de adiestramiento, tanto generales y comunes, como las particulares y específicas de todas las agencias, se canalizarán a través de la Oficina, y sólo se podrá contratar de forma directa estos servicios con otras entidades, mediante la previa otorgación de una dispensa de parte de la Oficina, a esos efectos". Carta Normativa Especial Núm. 1-2012 30 de marzo de 2012 Página 8 pertinente a la ordinaria solicitud de dispensa para contratar los servicios de capacitación necesarios con otra entidad en aquellos casos que OCALARH no pueda satisfacer o suplir los mismos. Así también, permanece vigente lo estatuido en el Artículo 8.016⁶, inciso (a) de la Ley Núm. 81. c) No requerirán dispensa los adiestramientos para atender necesidades generales y comunes del servicio que ofrece OCALARH, a través de la EEC. d) No requerirá dispensa la actividad de capacitación profesional "Congreso Laboral", organizada y celebrada por OCALARH. e) No requerirán dispensa las actividades de adiestramiento y capacitación ofrecidas en Puerto Rico, y auspiciadas por organizaciones profesionales, tales como: la Asociación para la Administración de Recursos Humanos y Relaciones Laborales de Puerto Rico (ARHRL), la Sociedad para la Gerencia de los Recursos Humanos (SHRM) y otras. f) No requerirán dispensa los Cursos de Educación Continua ofrecidos por OCALARH a través de la EEC y costeados por la agencia o municipio, para aquellos empleados que ocupan clases de puestos que requieren licencia, colegiación o certificación. g) Requerirán dispensa los Cursos de Educación Continua que no puedan ser brindados por OCALARH a través de la EEC y sean costeados por la agencia o municipio. 2. Si por necesidades extraordinarias, urgentes e inaplazables del servicio las agencias y municipios requirieran la participación de los empleados en adiestramientos que se ofrezcan como parte de convenciones o asambleas anuales auspiciadas por otras 6 El Artículo 8.016, inciso (a) de la Ley Núm. 81, dispone: "Asimismo, será nulo todo contrato que se ejecute o suscriba en contravención a las disposiciones especiales siguientes: (a) Contratos para servicios de adiestramiento No se suscribirán contratos con entidades privadas para la ejecución de servicios de adiestramiento hasta tanto la autoridad competente municipal certifique por escrito que no existen empleados o funcionarios del municipio competentes y calificados ni agencias o entidades gubernamentales de las que se dedican a suministrar adiestramientos bajos en costo, tales como la Universidad de Puerto Rico o la Oficina Central de Asesoramiento Laboral y de Administración de Recursos Humanos, que puedan ofrecer los servicios requeridos." Carta Normativa Especial Núm. 1-2012 30 de marzo de 2012 Página 9 entidades públicas o privadas, deberán solicitar la dispensa del Director de OCALARH. En estos casos, conjuntamente con la solicitud de dispensa, tendrán que someter el programa completo de la convención o asamblea para la evaluación correspondiente. Además, deberán incluir certificación suscrita por la Autoridad Nominadora o el representante autorizado, en la cual se detallen las funciones realizadas por el (los) empleado(s) que se recomienda(n) asista(n) a la actividad, y una breve descripción de cómo se beneficiaría la agencia o municipio con la participación del personal en dicha actividad. La dispensa estará condicionada a que la agencia o municipio pueda demostrar que la participación del empleado se relaciona estrechamente con las funciones que desempeña en el puesto que ocupa. 3. La concesión de becas o licencias con sueldo para estudios y los viajes fuera de Puerto Rico, para fines de adiestramiento, requerirán la dispensa del Director de OCALARH. Los mismos, sólo podrán efectuarse por necesidades extraordinarias, urgentes e inaplazables del servicio. El Memorando Especial Núm. 7-2011⁷ de 11 de marzo de 2011, dispone que están exceptuadas de dispensa las actividades de adiestramiento que se lleven a cabo fuera de Puerto Rico⁸, indistintamente de como se denominen, que sean necesarias para cumplir con las funciones, objetivos y compromisos programáticos asignados a las agencias, según establecidos en sus respectivas leyes orgánicas y que, a su vez, respondan a requerimientos o regulaciones estatales o federales. No obstante lo anterior, las actividades de adiestramiento que se lleven a cabo fuera de Puerto Rico cuya celebración coincida con el periodo de prohibición eleccionaria requerirán dispensa de parte del Director de OCALARH. En lo que respecta a los municipios, las actividades de adiestramiento que se lleven a cabo fuera de Puerto Rico requerirán la ordinaria solicitud de dispensa al Director de OCALARH. 7 Referente a "SOLICITUD DE DISPENSAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE ADIESTRAMIENTO CONFORME A LAS DISPOSICIONES DE LA LEY NÚM. 6 DE 4 DE ENERO DE 2010". 8 Sobre este particular, es preciso observar lo dispuesto en las comunicaciones emitidas por la Oficina del Secretario de la Gobernación, el Departamento de Hacienda y la Oficina de Gerencia y Presupuesto. Carta Normativa Especial Núm. 1-2012 30 de marzo de 2012 Página 10 B. Área de Retención 1. El Artículo 6, Sección 6.6 de la Ley Núm. 184 y el Artículo 11.010 de la Ley Núm. 81, establecen disposiciones concernientes al área esencial de Retención⁹. Durante el periodo de prohibición eleccionaria las agencias y municipios podrán efectuar las acciones de recursos humanos relacionadas con dicha área esencial sin necesidad de obtener la previa dispensa de esta Oficina, salvo la excepción indicada en el inciso (e). a. Iniciar y completar las medidas cautelares, correctivas y/o acciones disciplinarias constitutivas de amonestaciones verbales o escritas, reprimendas escritas, suspensiones sumarias, suspensiones de empleo y sueldo, y destituciones conforme al debido procedimiento de ley aplicable en cada caso. Ello, debido a que posponer dichas medidas o acciones resultaría adverso al servicio público. b. Separar del servicio por justa causa y conforme al debido procedimiento de ley a cualquier empleado con status transitorio antes de expirar el término de su nombramiento. c. Decretar cesantías por incapacidad y separaciones del servicio de empleados convictos por delitos graves o que impliquen depravación moral o infracción de sus deberes oficiales. d. Los cambios o acciones como resultado de haber completado satisfactoriamente el periodo probatorio, y las separaciones o reinstalaciones durante o al final del periodo probatorio por no haber aprobado el mismo. e. Requerirán dispensa de parte del Director de OCALARH las cesantías por falta de trabajo o de fondos en periodo de prohibición eleccionaria. C. Servicio de Confianza La prohibición eleccionaria no se hace extensiva a las acciones de recursos humanos del Servicio de Confianza, debido a que dicho Servicio no se rige por el Principio de Mérito. Referente al Servicio de Confianza es imperativo considerar lo siguiente: 9 Véase además, Artículos 11.011, 11.012 y 11.013 de la Ley Núm. 81. Carta Normativa Especial Núm. 1-2012 30 de marzo de 2012 Página 11 1. Las Secciones 9.2 y 8.2 (12) de la Ley Núm. 184 y el Artículo 11.004 de la Ley Núm. 81, establecen las normas con relación a las reinstalaciones de los empleados del Servicio de Confianza¹⁰. Los empleados que se mencionan a continuación tendrán derecho absoluto a la reinstalación en cualquier momento durante el periodo de prohibición eleccionaria. a. Todo empleado que tenga status regular en el Servicio de Carrera y pase al Servicio de Confianza. La reinstalación se hará en un puesto igual o similar al último que ocupó en el Servicio de Carrera, a menos que su remoción del puesto de confianza se haya efectuado mediante formulación de cargos. b. Todo empleado que tenga status regular en el Servicio de Carrera y resulte electo o sea designado sustituto para ocupar un cargo público electivo en la Rama Ejecutiva o Legislativa. La reinstalación se hará en un puesto igual o similar al último que ocupó en el Servicio de Carrera, a menos que haya sido removido del cargo electivo por conducta impropia o residenciamiento, o haya renunciado a su puesto debido a conducta ilegal o impropia que hubiese conducido a la remoción o el residenciamiento. 2. Además, a tenor con lo dispuesto en la Sección 8.2, inciso (12) de la Ley Núm. 184¹¹ y el Artículo 11.015, inciso (m) de la Ley Núm. 81, los empleados del Servicio de Confianza de las agencias que constituyen administradores individuales y de los municipios, con derecho absoluto a reinstalación a puestos de carrera, tendrán los siguientes derechos: a. Todos los beneficios en términos de clasificación y sueldo que se hayan extendido al puesto de carrera que ocupaban durante el término en que sirvieron en el Servicio de Confianza. b. Derecho a un incremento de hasta un 10% del sueldo que devengaba en el puesto de confianza. Es deber de la Autoridad Nominadora el conceder este incremento, aunque será discrecional determinar el por ciento a otorgar a cada empleado, el cual no excederá del 10% antes aludido. Para otorgar el mismo, es necesario que se evidencie la ejecutoria excelente del empleado y que 10 En el caso de las corporaciones públicas y público privadas, según dispuesto en el Artículo 5, Sección 5.3 de la Ley Núm. 184; y de las agencias excluidas de la Ley Núm. 184, que por disposición de su ley habilitadora u orgánica hayan incorporado el Principio de Mérito; la reinstalación de los empleados del Servicio de Confianza se efectuará conforme a las normas internas establecidas por las mismas a esos fines. 11 Véase Parte II (D) de la Carta Normativa Núm. 1-2008 de 2 de junio de 2008. Carta Normativa Especial Núm. 1-2012 30 de marzo de 2012 Página 12 se incluya en el expediente de recursos humanos una evaluación que justifique la concesión del incremento. A su vez, los respectivos estatutos previamente citados indican que a aquellos empleados que hayan ocupado un puesto en el Servicio de Confianza por un periodo no menor de tres (3) años, la Autoridad Nominadora podrá autorizarle cualquier aumento que surja de la diferencia entre el último sueldo devengado en el Servicio de Carrera y el que estaría devengando al momento de la reinstalación. La discreción de la Autoridad Nominadora radica tanto en otorgarlo, como en determinar la cuantía a conceder. La Ley Núm. 81, particularmente establece que, para otorgar este reconocimiento será necesario evidenciar la ejecutoria excelente del empleado. c. Derecho a todos los aumentos que haya recibido la clase, los otorgados vía legislativa y/o aquellos que le asistan por convenio colectivo, según aplique. 2. Las autoridades nominadoras también podrán efectuar las siguientes acciones de recursos humanos durante el periodo pre y post eleccionario sin que se requiera la autorización previa del Director de OCALARH: a. Nombramientos en el Servicio de Confianza.¹² b. Otorgamiento de licencias sin sueldo para ocupar puestos en el Servicio de Confianza. c. Reinstalaciones de empleados en el Servicio de Confianza con derecho absoluto a reinstalación a puestos de carrera al amparo de la Ley Núm.18 ya se trate de nombramientos de confianza en la propia agencia, nombramientos de confianza en otra agencia o nombramientos de confianza en otra agencia por virtud de la aprobación de una licencia sin sueldo¹³. 12 Véase Carta Circular Núm. 93-11 de 25 de octubre de 2011, sobre "Normas sobre la Administración Presupuestaria y Aspectos Organizacionales de las Agencias de la Rama Ejecutiva", emitida por OGP. Además, conforme a la citada Ley Núm. 197, es permitido llevar a cabo nombramientos en el Servicio de Confianza durante el periodo de transición gubernamental. 13 Conforme a la Carta Normativa Núm. 1-2007, la responsabilidad por la reinstalación del empleado será de la agencia en la que éste presta servicios, la cual deberá agotar todos los recursos para la reinstalación del empleado en cualquiera de sus programas, incluyendo la posibilidad de la creación de puesto, reclasificación de puesto y si esto no fuera factible, la ubicación en otra agencia del Sistema. Excepto, en el caso de los empleados a quienes se le concedió una licencia sin sueldo para prestar servicios en otra agencia, a estos les asiste el derecho absoluto a la reinstalación en la agencia de procedencia. En todo caso, la reinstalación del empleado en el Servicio de Carrera deberá efectuarse simultáneamente con la separación del puesto del Servicio de Confianza y no deberá resultar onerosa para el empleado. Advertimos que de ser necesaria la creación de una clase o la reclasificación de un puesto para la reinstalación de empleados en el Servicio de Carrera, se requerirá dispensa del Director de OCALARH. Carta Normativa Especial Núm. 1-2012 30 de marzo de 2012 Página 13 d. Reinstalaciones de empleados con status regular a los que se les haya concedido una licencia sin sueldo para prestar servicios como empleado de confianza en la Oficina del Gobernador o en la Asamblea Legislativa. e. Reinstalaciones de empleados con status regular a los que se les haya concedido una licencia sin sueldo por haber sido electos en las Elecciones Generales o que fueron seleccionados para cubrir las vacantes de un cargo electivo en la Rama Ejecutiva o Legislativa, incluyendo los cargos de Comisionado Residente en los Estados Unidos y Alcalde. f. Reinstalaciones de empleados como resultado de un reingreso por incapacidad luego de haber estado disfrutando de una pensión por incapacidad ocupacional o no ocupacional de alguno de los Sistemas de Retiro auspiciado por el Gobierno. g. Cuando la reinstalación es el resultado de haber concluido otras licencias sin sueldo, según lo reglamentado por las instrumentalidades para los empleados en el Servicio de Confianza. D. Servicio de Carrera Las autoridades nominadoras podrán efectuar las siguientes acciones de recursos humanos durante el periodo pre y post eleccionario sin que se requiera la autorización previa del Director de OCALARH: 1. Los administradores individuales y los municipios podrán autorizar la concesión de aumentos por años de servicios (i.e., trienio o quinquenio) a los empleados que adquieran ese derecho durante el periodo de prohibición eleccionaria.¹⁴ 2. Conforme a lo dispuesto en la Sección 8.2 (10) de la Ley Núm. 184 y el Artículo 11.015 (k) de la Ley Núm. 81, el empleado acogido a cualquier licencia sin sueldo que se reinstale al Servicio en el periodo de prohibición eleccionaria tendrá derecho a que se le reconozcan todos los aumentos que haya recibido la clase y los otorgados vía legislativa, los cuales no se hubieren aplicado por razón de tal licencia. 14 Estos aumentos se concederán en virtud de lo estatuido en el Artículo 8, Sección 8.3 (3) de la Ley Núm. 184 y conforme a lo establecido en el Memorando Especial Núm. 39-2011 de 15 de diciembre de 2011, "AUMENTO POR AÑOS DE SERVICIOS TRIENIO". En el caso de los municipios, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 11.015 de la Ley Núm. 81. Carta Normativa Especial Núm. 1-2012 30 de marzo de 2012 Página 14 En el caso de las agencias administradores individuales que negocian bajo las disposiciones de la Ley Núm. 45, los empleados unionados tendrán derecho, además, a los aumentos que les correspondan de acuerdo con lo establecido en el convenio colectivo y que no se hubieren otorgado por razón de estos encontrarse en licencia sin sueldo. 3. Reinstalaciones como resultado del reingreso de personas que en el momento de concederles la pensión por incapacidad ocupacional o no ocupacional de alguno de los Sistemas de Retiro, ocupaban un puesto en el Servicio de Carrera. 4. La concesión de licencias sin sueldo o la reinstalación como resultado de haber concluido las mismas. VIII. PROHIBICIÓN DE LLEVAR A CABO NEGOCIACIONES BAJO LA LEY NÚM. 45 DE 25 DE FEBRERO DE 1998, SEGÚN ENMENDADA, "LEY DE RELACIONES DEL TRABAJO PARA EL SERVICIO PÚBLICO DE PUERTO RICO" (LEY NÚM. 45) A tenor con el deber de OCALARH de asesorar a las agencias de la Rama Ejecutiva regidas por la Ley Núm. 45, en todo lo concerniente a la negociación y administración de convenios colectivos; y en el ejercicio de la responsabilidad de coordinar y supervisar el funcionamiento de los Comités de Negociación de las agencias; advertimos que durante la prohibición electoral no se podrán llevar a cabo negociaciones de convenios colectivos, ni de cláusulas pendientes a negociar bajo los términos de un convenio vigente¹⁵. La Ley Núm. 45, en su Artículo 3, inciso (y), dispone que la prohibición electoral será el "[p]eriodo comprendido entre los cuatro (4) meses anteriores a los dos (2) meses posteriores a la fecha de una elección general". Por ello, el término de veda 0 prohibición de negociar convenios colectivos respecto a las Elecciones Generales del 6 de noviembre de 2012, se extenderá desde el 9 de julio de 2012 hasta el 5 de enero de 2013. Las agencias que constituyen administradores individuales cuyos empleados estén organizados al amparo de la Ley Núm. 45 deberán dar fiel cumplimiento a las normas contenidas en esta Carta Normativa Especial. IX. OTROS ASUNTOS RELACIONADOS CON EL PERIODO DE PROHIBICIÓN ELECCIONARIA Las reposiciones en el empleo u otras acciones de recursos humanos que surjan de determinaciones o adjudicaciones de cualquier tribunal de justicia o foro administrativo competente, durante el periodo de prohibición eleccionaria, deberán ser acatadas por las autoridades nominadoras sin necesidad de que esta Oficina imparta su autorización. 15 Véase la Sección 4.3 (2)(e) de la Ley Núm. 184 y la Sección 5.5 de la Ley Núm. 45. Carta Normativa Especial Núm. 1-2012 30 de marzo de 2012 Página 15 X. DISPOSICIÓN GENERAL Al amparo de la legislación vigente, las autoridades nominadoras responderán por la necesidad, legalidad, exactitud, propiedad y corrección de las acciones de recursos humanos consideradas o efectuadas, y por todos los pagos que se emitan como resultado de dichas acciones durante la prohibición pre y post eleccionaria. XI. INFORMACIÓN ADICIONAL Esta Oficina, en cumplimiento de su deber ministerial, ofrecerá orientación(es) a las autoridades nominadoras y al personal concernido sobre la prohibición de efectuar acciones de recursos humanos durante el periodo pre y post eleccionario año 2012-2013, su alcance y las normas que regirán; ello a partir del mes de junio. Próximamente, bridaremos información precisa y detallada referente a las fechas en que se llevarán a cabo las mismas, además de otros datos de interés. XII. CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD Si cualquier palabra, oración, inciso, artículo o parte de la presente Carta Normativa fuese declarada nula o inconstitucional por un tribunal de jurisdicción competente, tal declaración no afectará, menoscabará o invalidará las restantes disposiciones y partes de esta Carta Normativa, sino que su efecto se limitará a la palabra, oración, inciso, artículo o parte específica declarada inconstitucional o nula. Además, la nulidad o invalidez de cualquier palabra, oración, inciso o artículo o parte de este reglamento en algún caso, no se entenderá que afecta o perjudica en sentido alguno su aplicación o validez en cualquier otro caso. XIII. CLÁUSULA DE DEROGACIÓN La presente Carta Normativa Especial deroga la Carta Normativa Especial Núm. 1-2008 de 6 de junio de 2008, sobre "Prohibición de Efectuar Acciones de Recursos Humanos Durante El Periodo Pre y Post Eleccionario Año 2008-2009", Reglamento Núm. 7518 de 6 de junio de 2008, y toda parte de cualquier otra comunicación normativa o informativa previamente emitida por esta Oficina incompatible con lo aquí establecido. XIV. VIGENCIA Las disposiciones de esta Carta Normativa Especial comenzarán a regir 30 días después de la fecha de su radicación en el Departamento de Estado, conforme a las disposiciones de la Ley Núm. 170 de 12 de agosto de 1988, según enmendada, conocida como "Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme".