ADQUISICIONES Y COMPRAS

I. Principios Generales 12 1. Todo proceso de adquisición que sea igual o menor de $100,000.00 en total podrá efectuarse de acuerdo al Método de Compras Pequeñas autorizado en este Reglamento. La Licitación no debe dividirse artificialmente para cualificar como una Compra Pequeña. 2. La AVPPR analizará artículos, trabajo o servicios ordenados en forma repetida para precisar oportunidades de economías de escala bajo Contratos de Requerimientos o Contratos de Entrega Indefinida Cantidad Indefinida (EICEI), según aplique. De haber una necesidad recurrente de bienes, trabajo y/o servicios, la AVPPR podrá iniciar el proceso de adquisición correspondiente y adjudicar uno o más Contrato (s) de Requerimientos o Contrato(s) de EICEI contra los cuales la AVPPR podrá hacer sus órdenes a base de necesidad, según se disponga en dicho (s) contrato (s). 3. El Área de Adquisiciones efectuará las Compras Pequeñas, con la autorización del Administrador, mediante uno de los métodos descritos más adelante. Los factores de selección se divulgarán a aquellas personas o entidades que fueron invitadas a licitar y se invitará a un número adecuado de fuentes cualificadas para obtener precios competitivos o cotizaciones de precios. Toda licitación, cotización y determinación será por escrito. 4. Las Compras Pequeñas tendrán que estar debidamente documentadas, utilizando para ello el FMA-01 debidamente cumplimentado. El Área de Adquisiciones no procesará ninguna solicitud de Compra Pequeña que no cumpla con los requisitos contenidos en este Reglamento. II. Compras Pequeñas de entre $50.01 y $2,000.00 1. Para las Compras Pequeñas de entre $50.01 y $2,000.00, el Usuario llenará un FMA-01, describiendo los bienes, trabajo y/o servicios requeridos, todas las especificaciones requeridas e indicando que se determinará la razonabilidad del precio mediante una comparación entre las cotizaciones competitivas, catálogos o precios en el mercado. El Director del Usuario tiene que firmar el FMA-01. 2. Una vez firmado el FMA-01, el Usuario someterá el mismo al Área de Adquisiciones, la cual solicitará por lo menos una (1) cotización de Contratistas potenciales. La cotización podrá obtenerse mediante telefax, correo electrónico (Internet) u otro medio escrito y estará firmada por el Contratista potencial de acuerdo a las leyes aplicables. Se podrá hacer una selección a base de una (1) sola cotización siempre y 13 cuando el precio recibido sea razonable y las compras pequeñas hechas bajo este subinciso se alternen entre Contratistas cualificados. 3. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación aprobará, por escrito, la cotización que se determina justa y razonable para los bienes, trabajo o servicios adquiridos y creará una Orden de Compra, con su correspondiente Número de Orden de Compra. El Administrador ratificará la Orden de Compra con su firma. III. Compras Pequeñas de entre $2,000.01 y $100,000.00 1. Para todas las Compras Pequeñas entre $2,000.01 y $100,000.00 el Usuario completará un FMA - 01 describiendo los bienes, trabajo y/o servicios requeridos, todas las especificaciones requeridas o indicando que se determinara la razonabilidad del precio mediante una comparación entre las cotizaciones competitivas, catálogos o precios en el mercado. El Director del usuario tiene que firmar el FMA-01. 2. Una vez firmado el FMA-01, el Usuario someterá el mismo al Área de Adquisiciones, la cual solicitara por lo menos tres (3) cotizaciones de Contratistas potenciales. Las cotizaciones podrán obtenerse mediante telefax, coreo electrónico (Internet) u otro medio escrito y tendrán que estar firmadas por los Contratistas potenciales de acuerdo a las leyes aplicables. 3. El Administrador hará las adjudicaciones, basado en la recomendación escrita del Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, al Contratista que cumpla con las especificaciones, el alcance del trabajo y las fechas de entrega requeridas en la licitación de la Orden de Compra y que provea la cotización de precios más baja aceptable. 4. Si se usan factores distintos al precio al hacer la determinación de la adjudicación, estos factores se divulgarán en la licitación escrita o en un aviso escrito por separado a las fuentes de quienes se solicitaron cotizaciones y se concederá un período de tiempo adecuado que no excederá de cinco (5) días calendarios, para someter cotizaciones revisadas. 5. El Administrador adjudicará el Contrato, basado en la recomendación escrita del Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, al Contratista que cumpla con las especificaciones, el alcance del trabajo y las fechas de entrega requeridas 14 en la licitación de la Orden de Compra y que mejor satisface el precio y los demás factores especificados por la AVPPR distintos al precio. IV. Procedimientos que aplicarán a todas las Compras Pequeñas de $50.01 en adelante: 1. Para todas las Compras Pequeñas de $50.01 en adelante el Usuario completará en su totalidad y en detalle el formulario FMA-01 y añejará al mismo todos los documentos y/o la información requerida, incluyendo la información de la solicitación, un estimado de costos y una certificación de fondos al negociado de Finanzas. El Director del Usuario firmará el FMA-01 cumplimentado y lo someterá al Área de Adquisiciones. 2. El Área de Adquisiciones revisará el FMA-01 dentro de diez (10) días laborables de la fecha de su recibo. 3. Una vez se apruebe el FMA-01 y se seleccione el Contratista, se emitirá una Orden de Compra escrita, copia de la cual se enviará al Negociado de Finanzas y al usuario solicitante, donde se informa el Número de Orden de Compra y la fecha de entrega proyectada. El personal del Área de Adquisiciones entrará la información de la Orden de Compra en el sistema para procesarlo dentro de los diez (10) días laborables de la fecha de dicha Orden de compra. Cada Compra Pequeña hará referencia al Número de Orden de Compra. 4. Cada Compra Pequeña tendrá unExpediente de Adquisición por separado que contendrá toda la información y/o documentación relevante, tales como el FMA-01, la Certificación del Negociado de Finanzas, la determinación de la razonabilidad del precio, una copia de la Orden de Compra firmada por el Administrador y cualquier folleto u hoja de especificaciones. 5. Cada FMA-01 solicitará únicamente artículos similares, artículos dentro del mismo grupo de mercadería, o artículos agrupados a base de su uso (i.e. martillos, clavos, tornillos, etc.) y que pudieran considerarse una categoría específica de artículos (i.e. "artículos de carpintería"). De tener alguna duda, el Usuario consultará con el Área de Adquisiciones sobre la mejor forma de identificar la Compra Pequeña. 6. El Usuario Se asegurará que el estimado de costos, la certificación del Negociado de Finanzas y el código correspondiente de la cuenta están incluidos en el FMA-01. No se procesará el FMA-01 sin esta información. 15 7. Los artículos que están cubiertos por un Contrato de Requerimientos o un Contrato EICI deberán indicar un Número de Contrato o de Orden de Compra en el sistema de contabilidad. Esto indica que el artículo fue aprobado previamente bajo un Contrato de Requerimientos o un Contrato EICI, que sólo el FMA-01 y la certificación del Negociado de Finanzas serán requeridos para su adquisición. Las compras donde todos los artículos están cubiertos por un contrato de Requerimientos o un Contrato EICI serán gestionadas por el personal del Área de Adquisiciones. Los Usuarios consultarán con el Área de Adquisiciones y podrán someter FMA-01's por separado para bienes, trabajos y/o servicios previamente aprobados bajo Contratos de Requerimientos o Contratos EICI separados. 8. Los Usuarios son responsables de monitorear el status de sus Compras Pequeñas. Cuando el Área de Adquisiciones determina que un FMA-01 tiene que ser detenido, notificará de inmediato al Usuario e indicará, por escrito, su(s) razón(es) para dicha determinación. Será responsabilidad del Usuario resolver cualquier problema identificado en dicha determinación escrita. El Área de adquisiciones no procesará un FMA-01 hasta que se resuelvan todos los problemas identificados en la determinación de detención. 9. El Área de Adquisiciones a través de uno de sus oficiales, será responsable por revisar con regularidad los FMA-01's sometidos para procesamiento, para poder determinar si las adquisiciones pueden consolidarse prospectivamente o si se pueden desglosar para obtener compras mas económicas bajo los Contratos de Requerimientos. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación responsable de procesar adecuadamente cada Compra Pequeña y de que dicha compra se efectúe a tenor con los criterios establecidos en cada licitación. El Administrador se asegurará que las Compras Pequeñas se alternen entre los Contratistas cualificados. V. Método de Licitación Sellada A. Resumen de la Política 1. Para los procesos de adquisición que se espera sobrepasen el límite de $100,000.00 establecido para Compras Pequeñas, las adquisiciones competitivas se llevarán a cabo por los Métodos de Licitaciones Selladas o de Propuestas Competitivas. 16 2. Los Contratos se adjudicarán a base del Método de Licitación Sellada si las siguientes condiciones están presentes: a. Hay disponible especificaciones completas, adecuadas y realistas o una descripción completa, adecuada y realista de la compra. b. Dos o más Licitadores están dispuestos y capacitados para competir efectivamente por la transacción licitada. c. La adquisición se presta para un Contrato de precio fijo y firma y, d. La selección del Licitador Responsable puede hacerse a base del precio. 3. Se anunciará públicamente la Invitación a Subasta ("IAS") y se adjudicará un Contrato de precio fijo al Licitador Responsable con la Licitación Responsiva de menor precio. La IAS tiene que incluir todos los términos y condiciones del proceso de adquisición a ser licitado e indicará la forma en que se evaluará la forma en que se evaluará el precio. B. Procedimientos para la Solicitud y Recibo de Licitaciones 1. El usuario preparará el FMA-02, describiendo el alcance del trabajo, los bienes y/o servicios necesitados y todas y cada una de las especificaciones requeridas. El FMA- 02 incluirá un estimado de costos y una certificación del Negociado de Finanzas y tiene que estar firmada por el Director del Usuario. 2. El Usuario enviará el FMA-02 firmado al Área de Adquisiciones para ser procesado. Todos los documentos requeridos en el FMA-02 tendrán que estar anejados al formulario, de lo contrario el Área de Adquisiciones no procesará la solicitud. El Área de Adquisiciones podrá solicitar documentos y/o información adicionales, según lo estime razonablemente necesario. 3. Al recibir el FMA-02 y todos los documentos requeridos, el Área de Adquisiciones evaluará los mismos y preparará una IAS y el anuncio. El FMA-02 se enviará entonces al Área de Seguros para su revisión y determinar por escrito los requisitos de seguros y fianza correspondiente. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación evaluará la documentación indicada arriba e indicará su aprobación con su firma en el FMA-02 y enviará el mismo al Administrador, con su recomendación y las razones para dicha recomendación. 17 4. El Administrador, previo la recomendación del Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, firmará el anuncio para la IAS, la cual se publicará por un periodo de diez (10) días laborables previo a la fecha límite para someter las Licitaciones, excluyendo los sábados, domingos y días feriados locales, por aquel periodo de tiempo que se determine adecuado a base de la complejidad del proceso de adquisición licitado. El anuncio indicará la fecha, hora y lugar para someter las Licitaciones, la conferencia con antelación a la apertura, si alguna, y la apertura pública de las Licitaciones. 5. La IAS incluirá las especificaciones y todos los términos y condiciones contractuales, y los anejos, aplicables al proceso de adquisición. La IAS describirá claramente el alcance del trabajo, los bienes y/o servicios a ser contratados por la AVPPR e incluirá una declaración a los efectos de que la adjudicación se hará al Licitador Responsable cuya Licitación Responsiva cumple con los requisitos de la IAS y que ofrece el precio más bajo. 6. Todas las Licitaciones se dirigirán al Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y al ser recibidas, se poncharán con un sello con la fecha y hora de recibo, pero no se abrirán y se guardarán en un lugar seguro, hasta la fecha hora y lugar anunciados para la apertura pública de las Licitaciones. 7. Ningún oficial, agente o empleado de la AVPPR podrá abrir una Licitación con anterioridad a la fecha, hora y lugar anunciada para la apertura de las Licitaciones. Cualquier Licitador podrá retirar una Licitación en cualquier momento antes de la apertura pública de las Licitaciones. C. Conferencia con Antelación a la Apertura 1. Después de publicar la IAS, y antes de la fecha límite para someter las Licitaciones, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación podrá convocar una conferencia con antelación a la apertura pública de las Licitaciones, a celebrarse con los Licitadores prospectivos para propósitos de discutir IAS. 2. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, o la persona designada por éste, se hará cargo de esta conferencia. La IAS notificará de cualquier conferencia pre-apertura de Licitaciones que esté pautada. La fecha de la conferencia permitirá que los Licitadores tengan tiempo adecuado para revisar la IAS y 18 tiempo adecuado para revisar sus Licitaciones antes de la fecha límite para someter las Licitaciones. Nada en la conferencia cambiará los términos de la IAS a menos y hasta tanto el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación emita una enmienda a la IAS por escrito. 3. Se preparará un registro de los Licitadores prospectivos que asistan a la conferencia y minutas de la conferencia, por escrito, los cuales formarán parte del Expediente de Adquisición. Un resumen de la conferencia estará disponible para los Licitadores prospectivos. La Asistencia a la conferencia pre-apertura no es compulsoria. 4. Los Licitadores prospectivos podrán someter preguntas escritas al Área de Adquisiciones con relación a la IAS, las cuales serán contestadas, por escrito, por el personal del Área de Adquisiciones. Las respuestas a dichas preguntas estarán disponibles para todos los Licitadores prospectivos y formarán parte del Expediente de Adquisición. D. Apertura de las Licitaciones y Adjudicación 1. La apertura de las Licitaciones estará a cargo del Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, o la personal designada por éste (el "Oficial de Apertura de Licitaciones"), en la fecha, hora y lugar publicado en la IAS. Cualesquiera partes con interés podrán asistir a la apertura de las Licitaciones. 2. El Oficial de Apertura de Licitaciones abrirá todas las Licitaciones sometidas y leerá en voz alta los nombres de los Licitadores y los precios licitados. Esta información se incluirá en las minutas de la apertura de las Licitaciones, las cuales formarán parte del Expediente de Adquisición. No se adjudicará Contrato alguno ni se hará compromiso alguno con ninguno de los Licitadores en la apertura de las Licitaciones. 3. Cualesquiera preguntas o desacuerdos que surjan por parte de los Licitadores en la apertura de las Licitaciones se tomarán bajo consideración y el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación los resolverá tras una revisión de todos los hechos relevantes. 4. El Oficial de Apertura de Licitaciones preparará un resumen escrito de todas y cada una de las Licitaciones, indicando los nombres de los Licitadores y los precios, incluyendo los alternos, si alguno. Este resumen formará parte del Expediente de Adquisición. 19 5. Si se reciben Licitaciones Responsivas de Licitadores Responsables con los mismos precios, la adjudicación se hará mediante lotería a ser llevada cabo por la Junta de Subastas. Si se recibe sólo una Licitación y es una Licitación Responsiva de un Licitador Responsable, entonces, con anterioridad a cualquier adjudicación, el Área de Adquisiciones tendrá que llevar a cabo un análisis de costo o de precios para verificar la razonabilidad del precio. 6. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación certificará al Administrador la Licitación Responsiva del Licitador Responsable que ofrece el precio más bajo e incluirá sus razones para dicha determinación. 7. El Administrador revisará la certificación escrita del Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y someterá su recomendación de adjudicación por escrito a la Junta de Subastas. 8. La Junta de Subastas aprobará la recomendación de adjudicación del Contrato al Licitador Responsable con la Licitación Responsiva con el precio más bajo y someterá dicha aprobación al Administrador para la adjudicación del Contrato. 9. La Junta de Subastas podrá solicitar el Expediente de Adquisición Global para la revisión y el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y/o el Administrador tienen que estar disponibles para contestar las preguntas o los comentarios de la Junta de Subastas con relación al proceso de adquisición. 10. En el caso de que la Junta de Subastas no esté de acuerdo con la recomendación hecha por el Administrador, la Junta de Subastas devolverá la misma al Administrador y al Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación para su revisión de acuerdo con los comentarios escritos de la Junta de Subastas. Las razones de la Junta de Subastas para devolver la recomendación tienen que constar en un memorando dirigido al Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, al Administrador y al Secretario. 11. La Junta de Subastas realizará una determinación sobre la recomendación del Administrador dentro de quince (15) días laborables a partir de la fecha de recibo de la recomendación escrita del Administrador. Si no se ha tomado una determinación dentro de dicho término, la Junta de Subastas perderá jurisdicción sobre el proceso de adquisición en particular, en cuyo caso, y sujeto a la aprobación escrita del 20 Administrador, la Licitación Responsiva del Licitador Responsable que ofrezca el precio más bajo será aprobada automáticamente y adjudicada según fuera recomendado previamente por el Administrador. 12. Al aprobar la Junta de Subastas la recomendación del Administrador, éste entonces adjudicará el Contrato según aprobado y notificará por escrito (i) a cada Licitador no agraciado, y (ii) al Licitador Responsable agraciado. El Administrador incluirá en cada una de dichas notificaciones las razones para dicha determinación. 13. Si la suma total de Contrato a adjudicarse excede de $100,000.00, el Área de Adquisiciones preparará y obtendrá una Orden Administrativa a tenor con las disposiciones establecidas en este Reglamento. 14. La notificación escrita entregada al Licitador Responsable agraciado (la "Notificación del Contrato") indicará la fecha, hora y lugar del otorgamiento del Contrato, y la obligación de someter la Documentación Post-Adjudicación (según se describirá más adelante). El Contrato no será obligatorio para la AVPPR a menos que esté firmado por el Administrador. 15. Al otorgarse el Contrato, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación retendrá el original para el Expediente de Adquisición y distribuirá copias del Contrato al Director del Usuario que solicitó el proceso de adquisición, al Negociado de Finanzas y al Contratista. E. Errores en Subastas 1. Los Licitadores están obligados por sus Licitaciones, sin embargo, se podrá permitir que la Licitación sea corregida o retirada de acuerdo con las siguientes reglas: (a) antes de la apertura de las Licitaciones, se podrá permitir a un Licitador que corrija o retire la Licitación tras cursar solicitud escrita a tales efectos al Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y ésta ser recibida por éste, y (b) luego de la apertura de las licitaciones se podrán permitir correcciones a las licitaciones sólo si el Licitador puede demostrar mediante prueba clara y convincente, fechada con anterioridad a la entrega de la Licitación, que se cometió un error obvio de hechos, cálculo aritmético u otro concepto 21 distinto de un elemento de juicio y/o se puede discernir claramente el precio de la Licitación que realmente se proponía someter. 2. Toda decisión para permitir la corrección o el retiro de Licitaciones, ya sea antes o después de la apertura de las Licitaciones, estará sustentada con información fáctica sometida por escrito por el Licitador y determinaciones de hechos establecidos en una determinación escrita preparada y otorgada por el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación. 3. Después de la apertura de las Licitaciones, no se permitirán cambios a las Licitaciones, salvo según establecido arriba. F. Fianzas 1. En todos y cada uno de los procesos de adquisición para trabajos de construcción o mejoras a facilidades donde el Contrato exceda el límite de Compras Pequeñas de $100,000.00, se requerirán las siguientes fianzas y garantías: (i) una garantía de Licitación para garantizar que, de serle adjudicado el Contrato, el Licitador o Proponente aceptará y cumplirá el Contrato, (ii) una fianza de cumplimiento para garantizar que el Contrato se llevará a cabo y se completará cabalmente; y (iii) una fianza de pago para garantizar el Contratista pagará a sus subcontratistas. Dejar de cumplir con los requisitos indicados arriba en los porcentajes especificados más adelante resultará en el rechazo de la oferta o la cancelación del Contrato. 2. Para contratos de construcción, los Licitadores o Proponentes, según sea el caso, someterán las siguientes garantías: (i) Una garantía de licitación de cada Licitador o Proponente, según sea el caso, equivalente al 5% del precio del Contrato; (ii) Una fianza de pago equivalente al 100% del precio del Contrato y (iii) Una fianza de cumplimiento equivalente al 100% del precio del Contrato. 3. Todas las fianzas serán emitidas por un fiador o compañía de seguros debidamente autorizada para hacer negocios en el Estado Libre Asociado de Puerto Rico y registrada con el Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América ("Treasury Listed"). La fianza no excederá el límite de suscripción del fiador y será otorgada debidamente. La AVPPR rechazará toda oferta que no incluya la garantía de 22 licitación correspondiente o que sea sometida con una fianza que no cumple con los requisitos establecidos aquí. 4. El Área de adquisición y contratación podrá establecer las fianzas que entienda necesarias para cumplir el propósito deseado. G. Documentación Post -Adjudicación 1. Dentro de los diez (10) días laborables, excluyendo sábados, domingos y días feriados, de la fecha de otorgamiento del Contrato, el Contratista tiene que suministrar los siguientes documentos al Área de Adquisiciones, según aplique (la Documentación Post- Adjudicación): (i) Certificados de Seguro ( Seguro General y Automóvil) aprobados por el Área de Seguros emitidos por compañías de seguros autorizadas para hacer negocios en Puerto Rico y con rating de Best de B+; y los originales de las pólizas de seguro, con copias enviadas al Área de Seguros para su revisión y aprobación; (ii) Fianzas de Pago y de Cumplimiento, según se dispone arriba; y (iii) Todos los documentos requeridos en el "Registro de Solicitantes de los Pliegos de Subasta AVP ADQ-023". 2. Si el Contratista no provee la Documentación Post Adjudicación requerida dentro del periodo de tiempo especificado aquí, se le podrá conceder una prórroga de cinco (5) días laborables cuando el Contratista someta prueba de justa causa para la demora y el Administrador así lo apruebe por escrito. Si el Contratista no provee la Documentación Post Adjudicación, la AVPPR podría cancelar el contrato por incumplimiento del Contratista y la Junta de Subastas y el Administrador procederán a aprobar y adjudicar el Contrato al Licitador Responsable cuya Licitación Responsiva ofrecía el siguiente precio más bajo. 3. Una vez que se haya sometido la Documentación Post-Adjudicación de acuerdo con la Notificación del Contratista y el Área de Seguro haya aprobado los certificados de seguro, según aplique, y el Contratista este en cumplimiento con los requisitos aplicables 23 del Reglamento de Adquisición de HUD, el Área de Adquisiciones emitirá un aviso para proceder al contratista con una copia al Usuario que solicitó la adquisición. 4. Será responsabilidad de dicho Usuario monitorear el cumplimiento del Contratista bajo el Contrato de acuerdo con las disposiciones de la Sección XVII de este Reglamento. VI. Método de Propuestas Competitivas A. Resumen de la Política 1. El Método de Propuestas Competitivas se usará cuando la AVPPR necesite iniciar un proceso de adquisición que se espera excederá el límite de $100,00.00 establecido para Compras Pequeñas y: (i) además del precio se evaluarán múltiples factores técnicos; (ii) el precio no será el factor determinante para seleccionar el Contratista; (iii) existe un método adecuado de evaluar las propuestas técnicas; y (iv) no se cumplen las condiciones para usar el Método de Licitaciones Selladas. 2. Cuando se usa el Método de Propuestas Competitivas se publicará una Solicitud de Propuestas ("SDP) y el Contrato se adjudicará al Proponente Responsable cuya Propuesta es más ventajosa para la AVPPR, el precio y demás factores de evaluación considerados. 3. La SDP incluirá una tabla de contenido y una declaración detallada del alcance del trabajo, los bienes y/o servicios a contratarse, además de las metas y objetivos deseados por la AVPPR para el proceso de adquisición en particular. La SDP también identificará el precio y todos los demás criterios de evaluación y su importancia relativa, y si se llevarán a cabo o no Negociaciones. B. Procedimientos para la Solicitación, Conferencia Pre-Entrega y Recibo de Propuestas 1. El Usuario someterá el FMA-02 al Área de Adquisiciones, describiendo el alcance del trabajo, los bienes y/o servicios requeridos incluyendo las especificaciones, criterios de evaluación, estimado de costos, certificación del Negociado de Finanzas y cualquier otra documentación complementaria requerida. El Usuario desarrollará un plan 24 de evaluación, el cual incluirá los criterios de evaluación y una hoja de evaluación (en adelante denominada la "Hoja de Evaluación"), la cual especificará los criterios de evaluación y el peso dado a cada factor de evaluación. 2. Se asignará un valor máximo a cada factor de evaluación y se establecerá una descripción clara de dicho valor. 3. El Plan de evaluación permitirá una evaluación cabal justa de las propuestas técnicas y de costo a solicitarse en la SDP, tomando en consideración todos y cualesquiera reglamentos aplicables al proceso de adquisición en particular. 4. Una vez el FMA-02 esté completado, el Director del Usuario tiene que firmarlo y entregarlo al Área de Adquisiciones. El Área de Adquisiciones evaluará al FMA-02 y toda la información y documentación relacionada provista por el Usuario y preparará la SDP, incluyendo los referidos criterios de evaluación, y el anuncio. El FMA-02 se enviará entonces al Área de Seguros para su revisión y para determinar los requisitos de seguro correspondientes, por escrito. 5. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación evaluará la documentación indicada arriba e indicará su aprobación firmando el FMA-02 y enviando el mismo al Administrador, con su recomendación e incluyendo sus razones para la misma. 6. El Administrador, basado en la recomendación del Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, firmará el anuncio de la SDP, que se publicará durante diez (10) días laborables antes de la fecha límite para someter las Propuestas, excluyendo sábados, domingos y días feriados locales o cualquier otro período de tiempo que se determine adecuado a base de la complejidad del proceso de adquisición en cuestión. El anuncio indicará la fecha, hora y lugar para someter las propuestas, la conferencia pre-entrega, si alguna, y la apertura de las Propuestas. 7. La SDP incluirá las especificaciones y todos los términos y condiciones contractuales, y los anejos, aplicables al proceso de adquisición. La SDP describirá claramente las necesidades de la AVPPR y/o el alcance del trabajo, los bienes y/o 25 servicios a ser contratados por la AVPPR e identificará la relativa importancia del precio y demás factores de evaluación. 8. Todas las Propuestas se dirigirán al Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y a su recibo, se poncharan las mismas con la fecha y hora de recibo, se almacenarán en un lugar seguro hasta la fecha límite para las entregas. Ningún oficial, agente o empleado de la AVPPR podrá abrir una Propuesta antes de la fecha anunciada para someter las mismas. Cualquier Proponente puede retirar una Propuesta en cualquier momento antes de la fecha límite para someter las mismas. 9. Después de anunciar la SDP, y antes de la fecha de límite para entregar las propuestas, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación podrá llevar a cabo una conferencia con antelación a la entrega de las Propuestas (en adelante denominada la "Conferencia Pre-Entrega") con los Proponentes Prospectivos para discutir la SDP. La Conferencia Pre-Entrega será presidida por el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación o la persona designada por éste. 10. Se incluirá en la SDP un aviso de cualquier Conferencia Pre- Entrega que esté pautada. La fecha de la Conferencia permitirá que los Proponentes tengan tiempo adecuado para revisar la SDP y tiempo adecuado para revisar sus propuestas antes de la fecha límite para someter las mismas. Nada en dicha Conferencia cambiara los términos de la SDP a menos y hasta tanto el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación emita una enmienda a la SDP por escrito. 11. En la conferencia Pre-Entrega, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación contestará las preguntas de los proponentes con relación a la SDP. Se preparará un registro de los Proponentes prospectivos que asistan a la Conferencia y minutas, por escrito, de la Conferencia Pre-Entrega, todo lo cual formará parte del Expediente de Adquisición. Un resumen de dicha Conferencia estará disponible para los Proponentes prospectivos. No será obligatorio asistir a la Conferencia Pre- Entrega. 12. Los Proponentes prospectivos podrán someter al Área de Adquisiciones preguntas escritas con relación a la SDP, las cuales serán contestadas, por escrito, por el personal 26 del Área de Adquisiciones. Las respuestas de dichas preguntas estarán disponibles a todos los Proponentes prospectivos, y formaran parte del Expediente de Adquisición. 13. El Área de Adquisiciones mantendrá un expediente de todas las Propuestas recibidas. No se aceptarán Propuestas que se envíen por telefax a la AVPPR en respuesta a una SDP. Dentro de los cinco (5) días laborables después de la fecha límite para entregar las Propuestas, el Área de Adquisiciones abrirá las Propuestas y: (i) revisará su contenido para verificar que estén completas; (ii) separará la parte de la Propuesta que se refiere a costo, para que sea analizado por el Área de Adquisiciones según se dispone más adelante; (iii) separará la parte financiera de la Propuesta para su evaluación por el Área de Adquisiciones o quien este designe, en caso de que se tenga que hacer una determinación de Responsabilidad (según se dispone más adelante); (iv) separará la parte técnica de la Propuesta para remitirla dentro de los próximos cinco (5) días laborables al Comité Evaluador para su evaluación. 14. Las Propuestas no se abrirán en público ya que las mismas pueden contener secretos comerciales u otra información privilegiada o confidencial. Ningún oficial, agente o empleado de la AVPPR revelará a Persona o Entidad alguna, incluyendo pero sin limitarse a, otros oficiales, agentes, o empleados de la AVPPR, ninguna información relacionada con las Propuestas, incluyendo sin limitarse a, (i) el número de Proponentes; (ii) la identidad de el/los Proponentes(s) y (iii) el contenido de las propuestas, C. Apertura, Evaluación, Negociación y Adjudicación de las Propuestas. 1. El Comité Evaluador evaluara todas las Propuestas recibidas del Director de Adquisiciones desde el Punto de vista técnico, usando los criterios de evaluación anunciados en la SDP y detallados en el Plan de Evaluación preparado por el Usuario. 2. Para poder preparar por escrito su Informe de Evaluación, el Comité Evaluador evaluará cada Propuesta usando una Hoja de Evaluación separada para cada Propuesta, y 27 se explicará y se justificará, por escrito, la puntuación dada a cada Propuesta con respecto a cada factor de evaluación indicado en la Hoja de Evaluación. 3. El Comité Evaluador podrá solicitar el Expediente de Adquisición para revisarlo, y el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación tiene que estar disponible para contestar preguntas o comentarios del Comité Evaluador con respecto al proceso de adquisición en particular. 4. Después que se haya preparado el Informe De Evaluación, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, con la ayuda del Comité Evaluador, determinara los Proponentes cuyas Propuestas caen dentro del margen Competitivo. Esta determinación se hará por escrito y se incluirá en el Expediente de Adquisición. 5. El Área de Adquisiciones llevara a cabo entonces un análisis de costo para todas y cada una de las Propuestas dentro del Margen Competitivo. 6. Si se contemplaron Negociaciones en la SDP, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación podrá llevar a cabo dichas Negociaciones con la ayuda del Comité Evaluador y sólo con los Proponentes que caen dentro del Margen Competitivo, con la intención de permitir que dicho Proponente revise su Propuesta y facilitar el llegar a un Contrato que sea el más ventajoso para la AVPPR, el precio y demás factores de evaluación considerados. Los Usuarios que solicitan una adquisición en particular podrán estar representados en la Negociación, según lo estime necesario el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación. 7. El personal de Área de Adquisiciones podrá preparar un memorando Pre- Negociación, con la ayuda del Comité Evaluador de ser necesaria, estableciendo: (i) cualesquiera controversias que surgen bajo cada Propuesta, (ii) los objetivos de costo/precio y los objetivos técnicos de la Negociación en Particular, a base del análisis de costo hecho por el Área de Adquisiciones y el Informe de Evaluación preparado por el Comité Evaluador. 8. Las Negociaciones se llevarán a cabo en forma equitativa y justa entre todos los Proponentes dentro del Margen Competitivo. 28 9. El personal del Área de Adquisiciones llevará a cabo Negociaciones con cada Proponente individualmente bajo la supervisión del Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación. Para coordinar las Negociaciones, el personal del Área de Adquisiciones tomara por adelantado, aquellas medidas de precaución que sean necesarias para evitar la consulta, confrontación y/o colusión entre los proponentes con quienes está negociando el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación. 10. Como parte de la Negociación, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y/o Comité Evaluador a través del Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación podrá someter preguntas por escrito a los Proponentes que están dentro del Margen Competitivo y dichos Proponentes radicaran con prontitud sus contestaciones escritas con el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, y las mismas formarán parte del Expediente de Adquisición. 11. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación preparará un Memorando de Negociación documentando los resultados de las negociaciones. Todas las aclaraciones y/o revisiones a las Propuestas que resulten de la Negociación serán sometidas por los Proponentes, por escrito, como parte de sus Propuestas Mejores y Finales y antes de la fecha límite establecida con anticipación por el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación para la entrega de estas Propuestas Mejores y Finales. 12. Después de recibir las Propuestas Mejores y Finales, el Comité Evaluador llevará a cabo su evaluación final desde el punto de vista técnico, tomando en consideración las Propuestas Originales y las Propuestas Mejores y Finales, y entonces someterá su Informe de Evaluación Final al Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación. 13. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación con la ayuda del Comité Evaluador, de ser necesario, llevará un trueque costo-técnico (costtechnical trade-off) para determinar la Propuesta que es más ventajosa para la AVPPR, el precio y demás factores de evaluación considerados, y entonces preparará su 29 recomendación de adjudicación, por escrito, el Administrador, incluyendo las razones para dicha recomendación. 14. El Administrador revisará el informe de Evaluación final del Comité Evaluador y la recomendación de adjudicación hecha por el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y someterá su recomendación de adjudicación por escrito, a la Junta de Subastas. 15. La Junta de Subastas aprobará la recomendación de adjudicación del Contrato al Proponente Responsable cuya Propuesta es la más ventajosa para la AVPPR, el precio y demás factores de evaluación considerados y someterá dicha aprobación al Administrador para la adjudicación del Contrato. 16. La Junta de Subastas podrá solicitar el Expediente de Adquisición Global para su revisión y el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, el Comité Evaluador y/o el Administrador tienen que estar disponibles para contestar preguntas o comentarios de la Junta de Subastas con relación al proceso de Adquisición. 17. En el caso de que la Junta de Subastas no esté de acuerdo con la recomendación hecha por el Administrador, la Junta de Subastas devolverá la misma la Administrador y al Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación para su revisión de acuerdo con los comentarios escritos de la Junta de Subastas. Las razones de la Junta de Subastas para devolver la recomendación tienen que constar en un memorando dirigido al Director de Adquisiciones, al Administrador y al Secretario. 18. La Junta de Subastas hará una determinación sobre la recomendación del Administrador dentro de quince (15) días laborables a partir de la fecha de recibo de recomendación escrita del Administrador. Si no se ha tomado una determinación dentro de dicho término, la Junta de Subastas perderá jurisdicción sobre el proceso de Adquisición en particular, en cuyo caso, y sujeto a la aprobación escrita del Administrador, el Contrato será automáticamente aprobado y adjudicado según fuera recomendado previamente por el Administrador. 19. Al notificar la Junta de Subastas su aprobación, el Administrador entonces adjudicara el Contrato según aprobado y notificará por escrito a: (i) cada Proponente no 30 agraciado y (ii) al Proponente responsable agraciado cuya Propuesta fue la más ventajosa para la AVPPR, el precio y demás factores de evaluación considerados. En cada una de dichas notificaciones, el Administrador incluirá las razones para dichas determinaciones. 20. La notificación escrita contendrá la obligación del licitador/es agraciado/s de someter la Documentación Post Adjudicación (según se define más adelante). El Contrato no es vinculante para la AVPPR a menos que esté firmado por el Administrador. 21. Después de Otorgar el Contrato, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación retendrá el original para el Expediente de Adquisición y distribuirá copias del mismo al Director del Usuario que solicitó la adquisición, al Negociado de Finanzas y al Contratista. D. Documentación Post -Adjudicación 1. Dentro de los diez (10) días laborables, excluyendo sábados, domingos y días feriados locales, de la fecha de otorgamiento del Contrato, el Contratista suministrara los siguientes documentos al Área de Adquisiciones, según aplique ("la Documentación Post-Adjudicación"). (i) Certificados de Seguro (seguro General y de Automóvil) aprobados por el Área de Seguros emitidos por compañías de seguro autorizadas para hacer negocios en Puerto Rico y con un rango de B+; los originales de las pólizas de seguro, con copias enviadas al Área de Seguros para su revisión y aprobación (ii) Fianzas de Pago y de Cumplimiento, según se dispone anteriormente; y (iii) Todos los documentos requeridos en el "Registro de Solicitantes de los Pliegos de Subasta AVP ADQ-023" 2. Si el Contratista no provee la Documentación Post -Adjudicación requerida dentro del tiempo límite aquí especificado, se le podrá conceder una prorroga de cinco (5) días cuando el contratista someta evidencia de justa causa para la demora y la aprobación escrita del Administrador para ello. 3. Si el Contratista no provee la Documentación Post-Adjudicación, la AVPPR podría cancelar el contrato por incumplimiento del Contratista, y el Administrador 31 procederá a aprobar y adjudicar el Contrato al siguiente Licitante Responsable cuya Propuesta Responsiva ofrece los mejores términos para la AVPPR, precio y otros factores considerados. 4. Una vez se haya sometido la Documentación Post Adjudicación de acuerdo con la Notificación del Contratista y el Área de Seguro haya aprobado los certificados de seguro, de ser aplicables, y el Contratista esté en cumplimiento con los requisitos aplicables, se emitirá un aviso para proceder al Contratista, con una copia al Usuario que solicito la adquisición. Será responsabilidad de dicho Usuario monitorear el desempeño del Contratista bajo el Contrato.