DEFINICIONES

Los siguientes términos tendrán el significado que se expresa a continuación, a menos que del contexto surja otro: 1. Administración y/o AVPPR Administración de Vivienda Pública de Puerto Rico. 2. Administrador - Ejecutivo de más alto rango en la Administración de Vivienda Pública (AVPPR), que tiene la responsabilidad de organizar, dirigir y ejecutar todas las funciones y deberes de la AVPPR y es denominado oficial contratante y quien podrá delegar funciones y facultades en otros funcionarios según la Ley Núm. 66-1989. 3. Administrador Asociado de Adquisiciones - el oficial de más alto rango nombrado por el Administrador para dirigir el Área de Adquisiciones y Contratación que tiene la responsabilidad de organizar, dirigir y ejecutar todas las funciones y deberes del Área de Adquisiciones y Contratación. 4. Adquisición - Se refiere a toda acción o gestión encaminada a la compra, arrendamiento, donación o cualquier otra forma legal, del equipo, maquinaria, materiales, 3 suministros, bienes y servicios no personales con fondos provenientes del Central Office Cost Center que sean necesarios para el funcionamiento y operación de la AVPPR y para los programas, actividades y servicios que ésta deba realizar. 5. Agente Comprador - Funcionario o empleado de la AVPPR que labora en el área de adquisiciones y contratos y quien tiene la responsabilidad de realizar los procesos de compra y/o adquisición de bienes y servicios no personales con fondos provenientes del Central Office Cost Center, y autorizar los mismos. 6. Certificación de Fondos - es el documento que prepara el Negociado de Presupuesto indicando la disponibilidad y obligación de los fondos para el servicio o bienes a ser adquiridos. 7. Certificado de No Conflicto de Interés - forma que se utiliza como mecanismo de control adicional que advierte a las personas que interesan establecer relaciones de negocios con el gobierno. 8. Comité Evaluador - cuerpo administrativo dentro de la AVP designado por el Administrador y que tiene la responsabilidad de evaluar las propuestas en su aspecto técnico, ayuda al Administrador Asociado a llevar a cabo las negociaciones y presenta informe de evaluación que es considerado para la preparación de la recomendación al Administrador. 9. Compra - Método competitivo de adquirir un conjunto de materiales, equipo, obras o servicios no personales a cambio de un pago de dinero. Los términos "compra" y "adquisición" podrán ser utilizados indistintamente en documentos fiscales. 10. Compra Pequeña - Todo proceso de adquisición que sea igual o menor de $100,000.00. 11. Cotización - Respuesta escrita sometida por un vendedor o licitador a la Hoja de Cotización. 12. Central Office Cost Center - Unidad de negocio dentro de la AVPPR, que obtiene ingresos por honorarios y / o supervisión de otras actividades económicas y que opera como una compañía de gestión de la propiedad. Los ingresos generados por el Central 4 Office Cost Center a través de acuerdos de honorarios por servicios bajo el 24 CFR 990 ("fee-for-service arrangements"), incluyendo pero no limitado a honorarios de administración, honorarios de contabilidad, honorarios de administración de activos, etc. ("property management fees, bookkeeping fees, asset management fees, Program management fees and other business activity; Fee-for-service (e.g., centralized painting or extermination), etc.") no se consideran ingresos del programa federal ("is not considered Federal program income") sujetos al 24 CFR 85. Estos ingresos se rigen únicamente por los requerimientos estatales y locales, según corresponda, y no así por el Manual de Adquisiciones de la AVP (PROCUREMENT HANDBOOK FOR PUBLIC HOUSING AGENCIES, (7460.8 REV-2); HUD Notice PIH 2008-16 (HA)). 13. Condiciones - Términos o acuerdos bajo los cuales interesa se entregue el bien, se ejecute la obra o se preste el servicio. 14. Contrato Documento legal mediante el cual las partes se obligan mutuamente a llevar a cabo sus respectivas prestaciones, a base de los términos, condiciones, cláusulas y anejos. 15. Departamento o DV Departamento de la Vivienda y sus Componentes. 16. Estimado de costo -proyección de los costos de bienes o servicios no personales a ser adquiridos. 17. Equipo o Propiedad Todo articulo con un período de vida relativamente largo y generalmente de más de dos (2) años que no pierda su identidad al ser utilizado y cuyo designado comprador funcionario de la AVPPR quien el Administrador designe funcionario de adquisición y contratación de acuerdo a lo aquí esbozado. 18. Emergencia Se entenderá por emergencia o urgencia aquella situación que ocasione necesidades públicas inesperadas e imprevistas que requieran acción inmediata de parte de la AVPPR por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad del pueblo, de suspenderse o afectarse el servicio público o la propiedad de la AVPPR; o si el término de utilizar los fondos está a punto de vencer y las oportunidades para adquirir los bienes, obras y servicios deseados puedan perderse afectando adversamente el interés público. La 5 emergencia podrá ser declarada únicamente por el Administrador, Secretario y/o el Gobernador de Puerto Rico. 19. Especificaciones Conjunto de características físicas funcionales, estéticas y de calidad de los bienes o servicios no personales solicitados. 20. Fianzas y Garantías Obligaciones en la cual una persona natural o jurídica asegura el fiel cumplimiento del compromiso contraído. 21. Fundware Programación de computador de finanzas que se utiliza para obligar y registrar los gastos correspondientes al sistema de contabilidad. 22. Gerente de Proyecto (Program Manager) - Persona o entidad responsable de implementar, coordinar y monitorear programas y servicios en la AVPPR. 23. Hoja de Tabulación Tabla comparativa que detalla por renglón el costo de cada artículo ofrecido por los suplidores. 24. Invitación a Subastas (IFB) método de adquisición utilizando como criterio de evaluación primordial el precio más bajo ofrecido por el postor responsable y responsivo. 25. Junta de Gobierno cuerpo creado por ley compuesto de siete miembros, incluyendo al Secretario del Departamento de la Vivienda de Puerto Rico quien ejercerá el puesto de Presidente de la Junta, para administrar y ejercer la Política Pública de la AVPPR. La misma será responsable de autorizar toda adquisición de bienes o servicios de la AVPPR que sobrepasa la cuantía de $100,000.00. 26. Junta de Subastas Cuerpo administrativo dentro del Departamento que aprueba la recomendación de adjudicación hecha por el Administrador para cada proceso de adquisición que sobrepasa los $100,000.00 llevados a cabo bajo el presente Reglamento. 27. Junta Revisora de Subastas Cuerpo administrativo dentro del Departamento que tiene la jurisdicción primaria de evaluar y resolver las apelaciones, reclamaciones y/o mociones de reconsideración radicadas con respecto a cualquier proceso de adquisición de la AVPPR. 28. Licitación oferta sometida por el proponente en un proceso de adquisición bajo el Método de Licitación Sellada. 6 29. Licitación Formal Oferta sometida por un licitador en la subasta formal. 30. Licitador Persona natural o jurídica que tiene la capacidad técnica y financiera para asegurar los recursos necesarios para ofrecer los bienes o servicios. 31. Línea de Competencia en el Método de Propuesta Competitiva, se refiere a las propuestas que luego de ser evaluadas por el Comité Evaluador y el Administrador Asociado de Adquisiciones, se determina que tienen una oportunidad razonable de recibir la adjudicación. 32. Manual de Evaluación - documentos presentados por los usuarios que solicitan bienes o servicios por medio de propuestas competitivas que deberá incluir la descripción de los criterios de los servicios solicitados que se utilizarán de igual manera para evaluar las propuestas recibidas. Esto es un documento que detallará los criterios a utilizarse para adjudicar la puntuación correspondiente a cada criterio de evaluación establecido. 33. Materiales o Suministros Todo material de consumo solicitado frecuentemente por las unidades administrativas por ser de uso regular y ordinario que no cumple con los requisitos para ser considerado equipo. 34. Método de propuestas competitivas (RFP) el método competitivo de propuestas bajo el cual se consideran tanto los factores técnicos como económicos para adjudicar el contrato. 35. Mercado Abierto (Orden de Compra) Procedimiento a utilizarse en la AVPPR para adquirir todo bien o servicio, excepto personales, cuyo costo sea menor de cien mil dólares ($100,000.00). 36. Negociación se refiere a la fase durante el proceso de adquisición mediante el Método de Propuestas Competitivas, en la que el Administrador Asociado con la ayuda del Comité Evaluador discute con los proponentes que estén dentro de la línea de competencia los términos de su propuesta con la intención de permitir que dicho proponente revise su propuesta. 37. Normas Reglas o disposiciones establecidas por la autoridad como patrón o criterio para el desarrollo o realización de una actividad. 7 38. Obligación Separación de una cantidad de fondos determinada dentro de la asignación presupuestaria para honrar una deuda legalmente contraída. 39. Oferta término para referirse a la respuesta económica sometida por un vendedor, proponente o participante a una solicitud emitida por la AVPPR en un proceso de adquisición o subasta. 40. Oficial de Contrato el funcionario o empleado que ejerce la función de llevar a cabo las subastas formales y está facultado para la evaluación de las mismas. 41. Oficial de Compras El funcionario o empleado de la AVPPR que ejerce la función de Comprador y está facultado para efectuar compras. 42. Oficina - todas los negociados, áreas, oficinas, divisiones, secciones y unidades de la AVPPR y el DV. 43. Orden de Compra Un documento contractual de precio fijo utilizado para formalizar la compra de bienes o servicios por una suma agregada equivalente a o por debajo de la cantidad umbral de $100,000.00. 44. Paquete de Subasta documentos con las especificaciones e información necesaria para que un proponente prepare su oferta. 45. Paquete de Propuestas documentos con las especificaciones e información necesaria para que un proponente prepare su oferta. 46. PMF formulario que se usará de acuerdo al Manual de Adquisiciones vigente, que acompaña la requisición en la subasta formal. 47. Price Evaluation Formulario que se imprime del Sistema Mecanizado de compras de la AVPPR para justificar la razonabilidad del precio para la adjudicación. 48. Procedimiento establece los pasos específicos en la consecución de una actividad. Indica la persona que la realiza y describe como se realizará el trabajo, garantizando las operaciones con mayor eficiencia. 8 49. Proponente persona o entidad que responde con una licitación a una solicitud emitida por la AVPPR en un proceso de adquisición bajo el Método de Licitación Sellada. 50. Responsabilidad una determinación escrita que hace el Administrador Asociado de Adquisiciones con respecto al proponente o proponentes a ser recomendado para la adjudicación. Indica si el proponente posee la capacidad técnica y financiera para entregar los bienes, realizar el trabajo y/o los servicios a ser adquiridos. También indica si tiene un historial satisfactorio de ejecución y cumplimiento con las políticas públicas gubernamentales. 51. Responsiva es una determinación que realiza el Oficial de Contrato y que indica si la licitación presentada está conforme a los requisitos establecidos en la Invitación a Subasta (IFB). 52. Requisición Formulario llamado Requisición para Compra de Equipo, Materiales y/o Servicios, el cual detalla la necesidad del bien o servicio solicitado, además indica el objeto del gasto específico y fondo al que pertenece. 53. Secretario Secretario del Departamento de la Vivienda. 54. Servicios No Personales Aquellos servicios donde no es necesaria la intervención de una persona natural o jurídica para su ejecución y realización, tales como: franqueo, teléfono, seguros, anuncios, impresos, fianzas y otros. 55. Servicios Personales Servicios técnicos, profesionales y consultivos sufragados con fondos provenientes del Central Office Cost Center donde se requiere y es necesaria la intervención directa de una persona natural o jurídica, para cuya contratación se llevarán a cabo los parámetros establecidos en la Ley Número 237 de 31 de agosto de 2004, conocida como Ley para Establecer Parámetros Uniformes en los Procesos de Contratación de Servicios Profesionales o Consultivos para las Agencias y Entidades Gubernamentales. 56. Stage 25 Módulo de programación de computador de finanzas "fundware" el cual confirma el costo de una orden de compra. 9 57. Solicitud de Cotización - Solicitud escrita que se envía a los licitadores para la adquisición de bienes y servicios para que sometan sus precios a base de las especificaciones, términos y condiciones que se describen. 58. Solicitud o Requisición Documento en el cual la AVPPR consigna la descripción exacta de lo que interesa adquirir. 59. Subasta Formal - Procedimiento a utilizarse en la AVPPR para adquirir todo bien o servicio, excepto personales, cuyo costo sea mayor de cien mil dólares ($100,000.00). 60. Unidad Familiar Incluye al cónyuge del funcionario o empleado público, a los hijos dependientes de éste, o aquellas personas que comparten con el servidor público su residencia legal, o que sus asuntos financieros estén bajo su control legal. 61. Usuario - Negociado, unidad o área dentro de la AVPPR que solicita bienes o servicios a través del Área de Adquisiciones y Contratación mediante la radicación de una Requisición para Compra de Equipo, Materiales y/o Equipo. 62. Viuda - Término genérico que se usa para referirse a la Hoja de Receptor, en la cual la persona a cargo de recibir los bienes o servicios inspecciona y recibe los mismos.