ANÁLISIS DE COSTO o PRECIO

A. Resumen de la Política 1. Se realizará un análisis de costo o precio por cada proceso de adquisición, incluyendo para todas y cada una de las Modificaciones. El método y grado de análisis de costo o precio dependerá en los hechos envueltos en cada proceso de adquisición. 2. Si el proceso de adquisición en particular es de Subasta Cerrada donde solamente se recibe una Licitación Responsiva, o si es una adquisición de Propuesta No- Competitiva, o si es una Modificación, o convenio de Terminación, el Licitador particular, Proponente, o Contratista, según aplique, someterá al Área de Adquisiciones lo siguiente: (i) Un desglose detallado de costos y ganancias proyectadas; 38 (ii) Información de precios comerciales y ventas, suficiente para permitir a la AVPPR verificar la razonabilidad de los costos y precios propuestos, tales como: un catálogo u otra evidencia del precio de mercado de un producto comercial vendido en cantidades sustanciales al público en general, o documentación que muestre que el precio ofrecido está fijado por ley o reglamento. B. Análisis de Costo 1. El Usuario es responsable por la preparación y entrega de un estimado de costos al Área de Adquisiciones para poder comenzar cualquier procedo de adquisición. 2. Ningún IAS, SDP, u otro proceso de adquisición podrá comenzar a menos que se aneje un estimado de costos al correspondiente FMA. 3. El Área de Adquisiciones devolverá cualquier FMA u otra solicitud de adquisición al Usuario a menos que se haya anejado un estimado de costos a la misma. 4. Cuando un análisis de costo sea requerido, el mismo podrá ser realizado por el personal del Área de Adquisiciones con la ayuda del Usuario que solicita la adquisición y, enfocará en los elementos de costo individuales de la Oferta en particular. 5. La AVPPR tendrá el derecho a auditar los libros y expedientes del Proponente o Licitador relacionados con dichos costos y, se analizarán las ganancias por separado. Se permitirán los costos sólo en la medida en que sean consistentes con los principios de costo aplicables. 6. Para establecer las ganancias, el Área de Adquisiciones considerará factores como la complejidad y riesgo del trabajo envuelto, la inversión y productividad del Proponente o Licitador, la cantidad de subcontratación, la calidad del cumplimiento en el pasado y el margen de ganancia en la industria en el área de Puerto Rico para trabajo similar. 7. Para la preparación de un análisis de costos, el Área de Adquisiciones deberá obtener las contestaciones a las siguientes interrogantes y/o los siguientes documentos: 39 (i) Costo total del proceso de adquisición o Modificación o Terminación, incluyendo una copia del desglose de costo sometido por el Proponente, Licitador o Contratista, según aplique; (ii) Costo estimado del Usuario para el proceso de adquisición antes de la licitación o acción de único recurso. (iii) De ser este un Contrato de Emergencia, copia del análisis de costos preparado por el Director de Adquisiciones. (iii) Si el proceso de adquisición es de único recurso o un Contrato de Emergencia, ya sea antes o después de la adjudicación, a base del estimado de costos preparado por el Usuario, obtener la diferencia entre el costo propuesto y el actual y el costo si se hubiera usado un método de adquisición competitivo. (iv) Si el costo propuesto o actual excede en diez porciento (10%) el costo estimado, el Director del Usuario deberá explicar la diferencia, por escrito. (v) Auscultar si el costo estimado está: (a) establecido por ley, reglas o reglamentos, (b) basado en Contratos anteriores, (c) basado en listas de precio/catálogos actuales, (d) basado en un estimado de costos independientes preparado por el Usuario o para su beneficio. Obtener la prueba documental que sustente la contestación. C. Análisis de Precio 1. Un análisis de precio es la revisión y evaluación del precio propuesto por un Vendedor, Proponente, Licitador o Contratista, según aplique, para determinar su razonabilidad, sin evaluar los elementos de costo separados, o sea, sin hacer un análisis de costos. 2. En el caso de Compras Pequeñas y en la mayoría de los procedimientos de Licitadores Selladas, excepto según se dispone arriba, la AVPPR hará una comparación entre los precios recibidos y el estimado de costos independiente preparado por el Usuario, para asegurar que el precio seleccionado es razonable. 40 3. El Área de Adquisiciones podrá llevar a cabo un análisis de precio usando uno o más de los siguientes procedimientos: (i) Comparar los precios propuestos recibidos en respuesta a la solicitación. (ii) Comparar los precios propuestos con los precios actuales en Contratos otorgados durante los últimos dos (2) años fiscales y con otros precios propuestos actuales para bienes, trabajos o servicios iguales o similares. (iii) Aplicar medidas simples (tales como dólares por libra, por pie cuadrado, u otras unidades) para enfatizar inconsistencias significativas que ameritan una investigación adicional sobre los precios. (iv) Comparar las listas de precios competitivos, los precios publicados del mercado de artículos de comercio e índices similares, e inquirir sobre planes de descuentos o rembolsos. (v) Comparar los precios propuestos con el estimado de costos independiente preparado por el Usuario.