ADQUISICIÓN NO COMPETITIVA Y CONTRATOS DE

EMERGENCIA I. Método de Propuestas No-Competitivas A. Condiciones para Usarse 1. Los procesos de adquisición se llevarán a cabo competitivamente a la extensión máxima posible. Sin embargo, el Método de Propuesta No-Competitiva podrá usarse solamente cuando (i) no es factible el adjudicar un Contrato u Orden de Compra usando los Métodos de Compras Pequeñas, Licitación Sellada o el Método de Propuestas Competitivas, y (ii) una de las siguientes aplica: (a) el artículo está disponible solamente de una fuente luego de una revisión detallada de las fuentes disponibles; (b) existe una Emergencia o exigencia pública que requiere la adquisición de bienes, trabajo y/ o servicios, y es tal que no permite el atraso resultante de una licitación competitiva; (c) la adquisición de Emergencia estará limitada a aquellos productos, servicios o trabajos de construcción estrictamente necesarios para atender la Emergencia; (d) luego de la licitación a un número adecuado de fuentes, se determina que la competencia es inadecuada; o 32 (e) cada uno de los procesos de adquisición No-Competitivos que excedan $100,000.00 requerirá la aprobación escrita del Administrador B. Documentos Complementarios 1. El Usuario utilizará un FMA para cada proceso de adquisición No-Competitivo. El FMA específico a ser usado dependerá de la cantidad de la adquisición (FMA-01 para cantidades iguales a, o menores de, $100,000.00 y FMA-2 para cantidades iguales o mayores de $100,000.00). 2. El FMA describirá los productos, trabajo y/ o servicios solicitados e incluirá, según sea aplicable, los factores de selección o evaluación, estimado de costos, certificación del Negociado de Finanzas, plan de evaluación y otros documentos complementarios requeridos en el FMA utilizado. El Usuario justificará, por escrito, la necesidad del uso del Método de Propuestas No-Competitivas en cada caso. El FMA específico tiene que ser firmado por el Director del Usuario. 3. Una vez el FMA ha sido completado y firmado, será enviado al Área de Adquisiciones, la cual evaluará el FMA y la documentación provista por el Usuario y preparará un documento de solicitud describiendo los bienes, trabajo y/ o servicios solicitados, incluyendo los factores de selección o evaluación preparados por el Usuario y solicitando una cotización o Propuesta, según sea el caso. 4. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación evaluará la documentación anterior e indicará su aprobación con su firma en el FMA y enviará el mismo al Administrador, con su recomendación y las razones para la misma. 5. El Administrador aprobará el uso del Método de Propuestas No-Competitivas, por escrito, antes de que el Área de Adjudicación emita el documento de solicitud. 6. Si se espera que la adquisición exceda de $100,000.00, el documento de solicitud informará al Proponente que su Propuesta tiene que incluir un desglose de los costos propuestos. C. Análisis de Costo/ Precio y Adjudicación 1. El Área de Adquisiciones usará los análisis de costo o de precio, según aplicable, para verificar los datos sobre los costos propuestos, las proyecciones de los datos y los elementos específicos de costo y ganancia especificados en la cotización o Propuesta recibida. 33 2. El Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación hará una determinación escrita de Responsabilidad del vendedor o el Proponente, según aplicable, de quien una cotización o Propuesta es recibida y luego hará su recomendación de adjudicación por escrito al Administrador, incluyendo las razones para la misma y especificando la razonabilidad del costo o del precio. 3. El Administrador revisará la recomendación escrita del Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y si el proceso de adquisición No-Competitivo no excede el límite de $100,000.00 establecido para las Compras Pequeñas, el Administrador adjudicará la Orden de Compra al Vendedor Responsable cuya cotización ofrece un precio razonable a la AVPPR. 4. Si el proceso de adquisición No-Competitivo excede el límite de $100,000.00 establecido para las Compras Pequeñas, el Administrador someterá su recomendación de aprobación por escrito a la Junta de Subastas. En este caso, la Junta de Subastas aprobará la recomendación de adjudicación del Contrato al Proponente Responsable cuya Propuesta es razonable para la AVPPR, el precio y otros factores de evaluación considerados, y someterá dicha aprobación al Administrador para la adjudicación del Contrato. 5. La Junta de Subastas podrá solicitar el Expediente de Adquisición para su revisión y el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y/o el Administrador estarán disponible para contestar preguntas o comentarios de la Junta de Subastas relacionadas con el proceso de adquisición. 6. En caso de que la Junta de Subastas no esté de acuerdo con la recomendación hecha por el Administrador, la Junta de Subastas devolverá la recomendación al Administrador y al Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación para su revisión de acuerdo con los comentarios escritos de la Junta de Subastas. 7. Las razones de la Junta de Subastas para devolver la recomendación se especificarán en un memorando dirigido al Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación, al Administrador y al Secretario. 34 8. La Junta de Subastas tomará una determinación sobre la recomendación del Administrador dentro de quince (15) días laborables del recibo de la recomendación escrita del Administrador. Si no se hace una determinación dentro de dicho término, la Junta de Subastas perderá jurisdicción sobre dicho proceso de adquisición, en cuyo caso, sujeto a la aprobación escrita del Administrador, el Contrato será automáticamente aprobado y adjudicado según la recomendación anterior. 9. Luego de la notificación de la aprobación de la Junta de Subastas, y/o de la adjudicación por parte del Administrador, según sea aplicable, el Administrador notificará al Contratista o vendedor seleccionado, según sea aplicable, incluyendo las razones para dicha determinación. 10. En el caso de Contratos, la notificación escrita entregada al Proponente Agraciado (la "Notificación del Contrato") indicará la fecha, hora y lugar para el otorgamiento del Contrato. Un Contrato no es vinculante para la AVPPR a menos que esté firmado por el Administrador. 11. Luego de otorgado el Contrato, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación retendrá el original para el Expediente de Adquisición y distribuirá copias del mismo al Director del Usuario que solicitó el proceso de adquisición, al Negociado de Finanzas, y al Contratista. II. Adquisiciones de Emergencia A. Grave Situaciones de emergencia que requieren la adquisición de bienes, trabajo y/o servicios a ser entregados y/o el trabajo bajo el Contrato comenzado dentro de doce (12) horas (en adelante, una "Adquisición de Emergencia Grave"), serán atendidas y evaluadas por el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y aprobadas por escrito por el Administrador, en la manera más expedita factible. B. Urgente Situaciones de emergencia que requieran la adquisición de bienes, servicios y/o trabajo a ser entregado y/o el trabajo bajo el Contrato comenzado dentro de setenta y dos (72) horas (en adelante, una "Adquisición Urgente"), serán atendidas y evaluadas por el 35 Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación y serán aprobadas por escrito por el Administrador, en la manera más expedita factible. Las Adquisiciones de Emergencia Grave y las Adquisiciones Urgentes serán llevadas a cabo por el personal del Área de Adquisiciones a base de su prioridad. C. Reglas Especiales para Adquisiciones de Emergencia 1. El Usuario someterá al Área de Adquisiciones el FMA apropiado incluyendo una justificación escrita de la situación de Emergencia la cual no permite un proceso de adquisición competitivo. El FMA tiene que ser firmado por el Director del Usuario. 2. El Usuario someterá un estimado de costos. 3. El Usuario someterá una certificación de fondos del Negociado de Finanzas. 4. El Usuario someterá una fuente recomendada y cualesquiera otros documentos y/ o información según sea solicitada por el Área de Adquisiciones. 5. Una vez el Usuario haya sometido todos los documentos requeridos al Área de Adquisiciones, el Administrador Asociado del Área de Adquisiciones y Contratación obtendrá, de una fuente recomendada, una cotización de precio o una Propuesta, dependiendo de la complejidad de la adquisición, y evaluará y revisará toda la documentación anterior para poder determinar: (i) la razonabilidad del precio, basado en experiencia pasada y en el estimado de costos, y (ii) conformidad con el Plan de Emergencia de la AVPPR. 6. En caso de Adquisiciones de Emergencia Grave, el Director someterá la documentación anterior, con su recomendación, al Administrador. 7. En caso de Adquisiciones Urgentes, el Director de Adquisiciones someterá la documentación anterior, con su recomendación escrita, al Administrador. 8. El Administrador, basado en la recomendación del Director de Adquisiciones, adjudicará una Orden de Compra, pero si la cantidad de la Adquisición de Emergencia excede los $100,000.00, el Administrador someterá su recomendación para la adjudicación de un Contrato, a la Junta de Subastas para su aprobación. 36 9. El Área de Adquisiciones realizará un análisis de costo/precio de la adquisición de Emergencia antes de la adjudicación de la Orden de Compra o el Contrato, o después de dicha adjudicación con la mayor brevedad posible.