Definiciones

Las palabras y frases usadas en este Reglamento tendrán el los significados que se expresan a continuación: 1. Adjudicación - La determinación que emita la Junta de Subastas sobre 3 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación cada subasta formal ante su consideración. 2. Agencia - La Junta de Planificación, con todas las funciones y facultadas delegadas en ley. 3. Artículos - Cualquier mercancía adquirida o que se está por adquirir. 4. Comité Consultor Organismo constituido por personas con conocimientos especializados que asesorará con relación a los aspectos técnicos envueltos en determinadas compras. 5. Compra Medio de adquisición de materiales, equipo, servicios, u obra a cambio de una paga en dinero. El término "compra" podrá ser utilizado en documentos fiscales indistintamente por el de "adquisición". 6. Condiciones - Término bajo los cuales se interesa se entregue el bien, se ejecute la obra o se preste el servicio. 7. Día Día laborable, a menos que se especifique otra cosa. 8. Emergencia (Urgencia) Ambos términos se considerarán sinónimos en este reglamento. Se entenderá por emergencia o urgencia aquella situación que ocasione unas necesidades públicas inesperadas e imprevistas y que requieran una acción inmediata de parte del Gobierno, por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad del pueblo o de suspenderse o afectarse el servicio público O la propiedad del Gobierno; o si el término para usar los fondos está a punto de vencer y toda oportunidad para adquirir los bienes, obras y servicios deseados pueda perderse afeçtando adversamente el interés y el servicio público; o cuando toda oportunidad para adquirir los suministros o servicios deseados pueda perderse, afectando el buen funcionamiento de la Agencia y el Presidente así lo señale; o cualquier medida que sea necesaria para la implementación con premura de cualquier ley u orden ejecutiva que incida sobre la Agencia, incluyendo, pero sin limitarse a sus funciones, facultades y operaciones y sea necesaria para que Estado atienda una crisis; o cualquier otra' situación que el Presidente determine. Se incluye además cualquier emergencia según definida en la Ley Número 76 de 5 de mayo de 2000. 4 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación 9. Equipo Todo artículo o bien mueble con un período de vida útil relativamente largo y generalmente de más de dos (2) años, que no pierda su identidad al usarse. El costo por unidad generalmente excede de quinientos dólares ($500.00). 10. Especialista en Servicios de Compra Funcionario facultado para efectuar arrendamientos, compras de materiales, equipo y servicios y funciones relacionadas. 11. Especificaciones Conjunto de características físicas, funcionales, estéticas y de calidad del equipo, artículo, servicios u obras solicitados. 12. Fianza de Ejecución ("Performance Bond") La garantía que se le requiere a un licitador para garantizar el cumplimiento del contrato. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguro. 13. Garantía de Licitación ("Bid Bond") Respaldo provisional que tiene que presentar el licitador con el propósito de asegurar que habrá de sostener su oferta durante todo el procedimiento de la subasta. Las mismas deben ser prestadas por compañías de seguros autorizadas a hacer negocios en Puerto Rico por la Oficina del Comisionado de Seguro. 14. Junta Junta de Planificación de Puerto Rico. 15. Junta de Subastas Organismo constituido por cinco (5) miembros designados por el Presidente, los cuales tienen a su cargo la evaluación y adjudicación de las subastas formales de bienes y, servicios que se realicen en la Junta. 16. Licitador O Suplidor - Persona natural o jurídica que interese participar o participe en las subastas, sometiendo cotizaciones. 17. Materiales Conjunto de artículos, objetos o materiales necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra. Su vida útil normal no excede dos (2) años y al usarse puede cambiar de naturaleza o consumirse. El costo por unidad generalmente no excede de quinientos dólares ($500.00). 18. Oferta, Licitación o Propuesta Las propuestas que someterán los 5 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación licitadores interesados, debidamente firmada y garantizada. 19. Oficinas Las unidades de trabajo en que están divididas las operaciones de la Junta de Planificación. 20. Partida Desglose de cada uno de los bienes, obras o servicios que se soliciten en una subasta o cotización. 21. Presidente El Presidente de la Junta de Planificación de Puerto Rico. 22. Recaudador Funcionario 0 empleado de la Junta de Planificación designado por el Secretario de Hacienda para cobrar y depositar los fondos públicos que se reciban en la JP. 23. Registro de Licitadores Archivo O listas de suplidores de materiales, servicios, equipo y suministros que mantendrá la Junta de Planificación. 24. Registro Único de Licitadores Registro de la Administración de Servicios Generales (ASG) en el cual constan las personas naturales o jurídicas cualificadas por ASG para contratar con el Gobierno. 25. Reunión Preliminar Reunión con los posibles licitadores con el propósito de evaluar las necesidades de la Junta de Planificación y conocer los equipos o materiales disponibles en el mercado, para preparar sus ofertas o licitaciones. 26. Servicios no profesionales Aquellos servicios que son prestados por personas que no sean profesionales, según definidos en las disposiciones legales aplicables, por personas que no tienen conocimientos o habilidades especializadas, o que no es necesaria la intervención directa de una persona natural o jurídica para su realización. 27. Servicios profesionales Son aquellos servicios cuya prestación principal, aunque no necesariamente exclusiva, consiste de la labor intelectual, creativa o artística, o aquellos que requieren el manejo de destrezas altamente especializadas o técnicas o para el cual se requiere un conocimiento o juicio científico, técnico y comercial especializado, o aquellos que requieren licencia o autorización de alguna entidad nominadora, tales como, pero sin que se entienda limitado a, servicios médicos, de arquitectura, contaduría, ingeniería, abogacía, agrimensura, 6 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación arquitectura, arquitectura paisajista, finanzas o servicios de diseño de procesos y sistemas o de servicios posteriormente requeridos al servicio anterior para la implantación de dichos diseños, tales como: servicios de configuración, integración, realización, transición, instalación, implantación, restauración, administración y operación, prueba, conversión, entrenamiento, interfases ("interface"), alojamiento ("hosting"), apoyo y mantenimiento de programas de computadoras o servicios de peritaje en procesamiento de data o servicios que envuelven peritaje profesional de expertos o servicios indispensables para la operación de los anteriores y otros de similar naturaleza; disponiéndose, que la naturaleza profesional de los servicios no se verá afectada porque un componente de éstos consista de equipo y materiales, siempre y cuando éstos no predominen sobre la calidad, importancia y valor de la totalidad de los servicios a rendirse. 28. Solicitud de Compra o Requisición Documento en el cual la Oficina Peticionaria hace la descripción exacta de lo que interesa adquirir. 29. Subasta informal - Procedimiento de compras que requiere solicitud de precios en mercado abierto y que comprende toda compra cuyo monto no exceda de cuarenta mil dólares ($40,000). En caso de obras de construcción, el monto no excederá los cien mil dólares ($100,000). 30. Subasta Formal Procedimiento de compra que requiere el envío o la entrega a los posibles licitadores de invitaciones a subastas, escritas, con los detalles de los términos y condiciones de la transacción a realizarse. Comprende toda compra cuyo monto exceda la cantidad de cuarenta mil dólares ($40,000) ó en caso de construcción, que exceda los cien mil dólares ($100,000). 31. Único Suplidor Disponible Única persona natural o jurídica que está disponible a servir el bien, prestar el servicio o ejecutar la obra que se interese en el momento y bajo las condiciones que sè solicitan. 7 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación ARTÍCULO III - Disposiciones Generales A. La responsabilidad de los trámites de las compras, adquisiciones y subastas estará atendida por el Área de Servicios Generales y/o por cualquier otro funcionario o unidad a quien el Presidente delegue dichos trámites. B. Los funcionarios O empleados en quienes se delegue la función 0 la supervisión de la actividad de compra O adquisición, no podrán aceptar regalías, prestar dinero a, o tomar dinero prestado de, o tener relación alguna con, firma comercial o individuo que provea servicios o suministros a la Agencia. C. Todo funcionario o empleado de la Agencia autorizado a solicitar o aprobar la compra o adquisición de equipo, materiales y servicios se guiará por criterios de necesidad, utilidad y eficiencia. D. Solamente se aprobará la compra o adquisición de equipo, materiales, servicios, arrendamientos u obras que sean estrictamente necesarios para realizar las actividades para las cual han de adquirirse. E. Cuando resulte más conveniente y económico para la Oficina se podrán formalizar contratos anuales, contra los cuales se irán efectuando las compras a medida que vayan surgiendo las necesidades. F. No se efectuará ninguna transacción en la cual haya fraccionamiento de las compras con el propósito de lograr que la misma se efectúe bajo normas distintas o en un nivel diferente al que le correspondía, conforme al monto envuelto. Las necesidades se agruparán, en tal forma que las transacciones puedan efectuarse de la manera más económica y conveniente al interés público, en armonía con este Reglamento. 8 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación G. La Agencia podrá utilizar las facilidades y/o servicios que ofrezcan otras entidades gubernamentales, incluyendo, pero sin limitarse a, la Administración de Servicios Generales (ASG), cuando éstas resulten más convenientes, económicas y ventajosas. H. Cuando el equipo, material, servicio u obra a subastarse esté contratado por el Área de Compras y Suministro de la Administración de Servicios Generales, y la Agencia crea conveniente comprar a base de los precios estipulados en estos contratos, la determinación estará exenta de las disposiciones de este Reglamento en relación con las subastas a diferentes niveles.