Invitación a Subasta

A. Publicación de Subastas 1. En los casos en que, por las disposiciones de este Reglamento se requiera el procedimiento de Subasta Formal para la compra, el Presidente 0 el Secretario de la Junta de Subastas, enviará invitaciones a la subasta, por el medio más conveniente, al mayor número de suplidores. Copias adicionales de estas invitaciones serán mantenidas a la disposición de cualquier otro suplidor que desee concurrir a la subasta y que no esté incluido en la lista de suplidores. 2. La invitación a subasta para compras en cantidades estimadas mayores de cincuenta mil dólares ($50,000.00) por partida se notificará mediante anuncio de subasta, publicado por lo menos un (1) día, en un periódico de circulación general en Puerto Rico, diez (10) días antes de la fecha límite para licitaciones. B. Período mínimo para el envío de invitaciones Las invitaciones a subasta deberán ser cursadas con no menos de diez (10) días naturales antes de la fecha límite para entregar las ofertas de licitación. C. El Secretario de la Junta de Subastas o su representante autorizado, fijará la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones y la fecha, hora y lugar exacto donde se abrirán las ofertas O propuestas recibidas. D. Requisitos de la invitación a subasta 1. La invitación contendrá especificaciones completas y descripciones claras de los materiales, equipo, servicios y obras que se desean obtener. 2. La invitación indicará el costo para los licitadores potenciales de los documentos y planos de subasta, si alguno. 13 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación 3. Indicará claramente los términos y condiciones de entrega y de inspección requeridos, cuando éstos sean esenciales para efectos de la adjudicación a subasta. 4. En las invitaciones a subastas se especificará la fecha, hora y lugar en que se abrirán las ofertas o propuestas. 5. Toda invitación a subasta contendrá instrucciones específicas, respecto a la forma en que habrán de someterse las ofertas, así como los términos y condiciones que regirán la transacción. Estos términos y condiciones, así como las especificaciones, constituirán la base del contrato. 6. En toda solicitud de precios, se consignarán todos los elementos necesarios para que el licitador pueda hacer su oferta. 7. Aquellos casos sujetos a condiciones O restricciones especiales deberán contener una nota a esos efectos, señalando claramente la condición, de manera que permita la tramitación y evaluación adecuada de la subasta. 8. En los casos que se requiera de los licitadores que sometan alguna certificación O documentos especiales como parte de su oferta, se establecerán los términos básicos del requerimiento mediante cláusula al efecto. 9. Cuando se requiera la instalación de equipo, deberá incluirse en las especificaciones una cláusula al efecto de que la labor a realizarse deberá cumplir con los reglamentos vigentes y normas comunes de la ingeniería y seguridad. 10. En la convocatoria se consignarán los. tipos de descuentos por pronto pago que sean aceptables al Estado Libre Asociado de Puerto Rico, así como el término menor de tiempo que se considere necesario para hacer aceptable la condición de pago. 11. Las referencias a marcas específicas de artículos se harán únicamente - 14 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación como guía o índice para ayudar al licitador a determinar la clase y tipo de artículos que se interesa obtener. En estos casos, los licitadores podrán cotizar sus precios para otras marcas que cubran las especificaciones indicadas en la invitación a subasta. Podrá cursarse invitación a subasta para la adquisición de marcas específicas cuando se pueda justificar por la experiencia obtenida o por alguna otra razón que dichas marcas son las que mejor satisfacen las necesidades de la Oficina. Como parte del expediente de compra, se incluirá un informe donde se expliquen las razones. 12. Se podrá solicitar cotizaciones por el monto total de la compra de un grupo de renglones de una misma rama de comercio, cuando se considere que ello conviene a los mejores intereses de la Oficina, pero no se incluirán especificaciones restrictivas que en forma alguna puedan limitar la competencia. 13. El tiempo a fijarse para la entrega de los artículos o servicios será razonable, en armonía con las facilidades de que disponga el comercio local, siempre que esto no conflija con las necesidades de la oficina requirente. 14. Cuando las circunstancias lo ameriten, se requerirá una fianza de ejecución de los servicios subastados y se hará constar dicho requerimiento en la invitación de subasta. Esta fianza se requerirá al postor al cual se adjudique la subasta. 15. Cuando todas las especificaciones del material, equipo, servicios u obra a requerirse no se incluyan en la invitación a subasta, ya sea porque esta se hizo a través de la prensa o por cualquier otro motivo, copia de los documentos relacionados estarán a la disposición en la Agencia y así se hará constar en la invitación. 16. En toda invitación a subasta se especificarán los términos para 15 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación impugnación de la convocatoria y adjudicación. 17. Se podrá cancelar o enmendar cualquier invitación a subasta, por razones justificadas, notificando a los licitadores correspondientes antes de la fecha y hora fijadas para la apertura de la subasta.