Radicación de Ofertas

A. Recibo de Licitaciones 1. Las ofertas selladas de los licitadores serán entregadas en la Oficina de la Secretaria de la Junta de Subastas o en el lugar que se especifique en la invitación, desde la fecha de envío de las invitaciones hasta la fecha y hora límite establecidas en la invitación. 2. Todo licitador someterá evidencia de haber adquirido una fianza provisional equivalente al diez por ciento (10%) del total de la propuesta, como garantía de que habrá de mantener su oferta durante todo el proceso de la subasta. Esta deberá ser prestada por una compañía reconocida por el Comisionado de Seguros de Puerto Rico, a favor de la Junta de Planificación de Puerto Rico. Las fianzas prestadas por los licitadores no agraciados serán devueltas luego de adjudicada la subasta. Las fianzas en cheque certificado o giro postal deberán hacerse a nombre del Secretario de Hacienda las que serán posteriormente rembolsadas por el Departamento de Hacienda. No se aceptarán fianzas en efectivo. 3. Al hacer su oferta, el licitador se limitará a ofrecer el equipo, material, servicio u obra solicitada según las específicaciones y condiciones detalladas en la invitación de subasta. No se considerarán ofertas que adicionen, eliminen o modifiquen las especificaciones y condiciones establecidas, salvo que se haya 16 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación incluido una disposición en la invitación a subasta que disponga lo contrario. 4. Los sobres sellados de las ofertas radicadas por los licitadores se marcarán con el sello oficial de la Oficina indicando la fecha y hora en que se recibieron. Toda oferta radicada será custodiada por el Secretario de la Junta de Subastas hasta la fecha y hora fijadas para la apertura de las ofertas o propuestas. No se aceptará oferta alguna que se reciba después de la fecha y hora fijadas para la apertura de las ofertas o propuestas. No se aceptará cambio alguno una vez éstas hayan sido radicadas y aceptadas. 5. Los sobres no se abrirán, bajo ninguna circunstancia, hasta la fecha y hora fijadas para la apertura. En caso de que alguno de los sobres sellados conteniendo una propuesta se abra por error, la persona que abra el sobre deberá seguir el siguiente procedimiento: a. Sellará inmediatamente el sobre asegurándose de que el contenido original quede en su totalidad dentro de éste. b. Anotará en la parte exterior del sobre su firma y título del puesto que ocupa. C. Entregará el sobre al Secretario de la Junta de Subastas, quien anotará en el sobre una explicación de lo sucedido, el día y la hora en que fue abierto el sobre y su firma. d. El Secretario de la Junta de Subastas levantará un acta para que conste lo sucedido en el libro de actas. B. Tipo de ofertas Se aceptará una sola oferta por cada licitador para cada subasta. Si una misma - 17 - Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación empresa comercial sometiere varias ofertas para una misma subasta, a nombre propio o de alguna de sus subsidiarias 0 sucursales, de algunos o varios de sus socios, agentes u oficiales, se declararán nulas todas y cada una de dichas ofertas. 1. Oferta Básica Los licitadores cotizarán a base de precios unitarios para cada una de las partidas en que deseen participar, lo que constituirá la oferta básica. No se aceptará ninguna oferta en la cual no se haya hecho oferta básica para cada partida para la cual se cotiza. 2. Oferta Alterna Se aceptarán ofertas alternas, esto es, una oferta principal y una o varias ofertas alternas, por artículos de calidad similar y a distintos precios, cuando en,la invitación a subasta se haya incluido una disposición a tales efectos. 3. Oferta de "todo o nada" Será admisible, en adición a la oferta básica, la oferta sobre "todo o nada", estableciendo precios condicionados sobre tal base, o sujetos a que una o más partidas, grupo de partidas o la totalidad de ellas le sean adjudicadas. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la oferta adicional "todo O nada" no impedirá que la Oficina pueda aceptar los precios individuales, contenidos en la oferta básica por precios unitarios. 4. Oferta Suma Global En sustitución de la oferta "todo o nada", será admisible cotizar sobre la base de precio global ("lump sum"). El licitador podrá ofrecer una rebaja sobre el precio global cotizado, a base de precios unitarios, siempre que se le adjudique todas las partidas para las cuales cotiza. A menos que el licitador indique lo contrario en su oferta, la Junta de Subastas podrá considerar y aceptar las partidas individuales de cualquier oferta, descartando el precio global, si así conviniere al interés público. 18 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación 5. Oferta de precios estimados No se aceptarán ofertas a base de precios estimados que puedan variar luego en la facturación, a menos que en la invitación a subasta se haya incluido una disposición o cláusula estableciendo las condiciones en que serán aceptados cambios en precios, una vez adjudicada la subasta. C. Los funcionarios y empleados del Área de Servicios Generales y sus componentes operacionales, bajo ninguna circunstancia, podrán intervenir directa o indirectamente con los licitadores en la preparación y entrega de las ofertas O propuestas, ni en forma alguna aconsejar, sugerir o influenciar sobre la adjudicación de las subastas. D. Las ofertas 0 propuestas deberán estar firmados en tinta por el licitador o su representante autorizado. 1. Se podrán considerar ofertas sin firmar si antes de la apertura de la subasta el licitador afectado, o su representante autorizado, hubiese radicado una carta u otro documento firmado que justifique la ausencia de tal firma y acepte la responsabilidad correspondiente. 2. También podrá aceptarse una oferta sin firmar si viene acompañada de algún documento o carta firmada por el licitador en la cual haga referencia directa a la proposición. E. Entregas En aquellos casos en que no se requiera una entrega específica, los licitadores deberán indicar en su oferta el término o la fecha dentro del cual entregarán los artículos 0 rendirán el servicio requerido. La entrega podrá ser una de las condiciones principales en la evaluación de una subasta, siempre que así se haga constar en la invitación y si con ello se beneficia el interés público. 19 - Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación F. Cambio de oferta Las correcciones o cambios en las ofertas o propuestas deberán estar debidamente iniciadas por el licitador, de lo contrario quedará invalidada la oferta para la partida o partidas correspondientes. G. Retiro de las ofertas 1. El retiro de una oferta radicada podrá efectuarse mediante petición escrita, hecha antes de la apertura del acto a subasta. El retiro de ofertas, posterior a la apertura de cualquier subasta, estará condicionadà a que inequívocamente pueda comprobarse que la misma se hizo por error y que no pueda sostenerse como oferta razonable. 2. Efecto del retiro de ofertas El licitador no podrá radicar una oferta sustituta, una vez retirada la oferta para determinada subasta. Cuando un licitador, sin establecer razones meritorias, insista en el retiro de su oferta o se negare a aceptar la orden de compra que se emita, se considerará que ha incumplido el contrato y se le podrá aplicar las sanciones que el Presidente estime pertinentes; en armonía con las disposiciones de este Reglamento. H. Modificaciones de Ofertas 1. Las ofertas podrán ser modificadas únicamente antes de la apertura, mediante comunicación escrita, la que deberá ser radicada con el Secretario de la Junta de Subastas, en sobre cerrado debidamente identificado con el número de la subasta, fecha, hora señalada para la apertura y nombre y dirección del licitador. 2. Deberá incluirse información indicando las razones para la modificación de la oferta. 20 Reglamento de Compras y Subastas de la Junta de Planificación 3. Dichas modificaciones serán inadmisibles, si se radican luego de la fecha y hora de la apertura de la subasta. 4. Toda modificación de oferta será abierta en la fecha y hora señalada para la apertura de subasta original.