Regl. 8237, art. 16
EXPEDIENTES DE EMPLEADOS
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Cite as Reglamento Núm. 8237, Art. 16
Los expedientes de los empleados deberán reflejar el historial completo de éstos desde
la fecha de su ingreso original al servicio público hasta el momento de su separación
definitiva. La Corporación será responsable de la conservación, custodia y
mantenimiento de los expedientes de los empleados, según se dispone más adelante y
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en armonÃa con la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, según enmendada, que creó
el Programa de Conservación y Disposición de Documentos Públicos y el Reglamento
para la Administración del Programa de Conservación y Disposición de Documentos
Públicos de la Rama Ejecutiva. Se mantendrán tres (3) expedientes independientes de
conformidad a la legislación y procedimientos interagenciales vigentes, a saber, el
expediente de personal, el expediente médico y el expediente de Retiro.
1.
Clasificación de los Expedientes Los expedientes de los empleados se
clasificarán como activos O inactivos. Se considerarán expedientes activos
los correspondientes a empleados que se mantengan vinculados al
servicio, e inactivos los expedientes de los empleados que se han
desvinculado del servicio.
2.
Contenido de los Expedientes
a)
Expediente de personal A todo empleado a quien se le extienda
cualquier tipo de nombramiento, se le abrirá un expediente de
personal, que se identificará con el nombre completo del empleado.
En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el original
de los siguientes documentos:
(1)
Historial personal
(2)
Copia fotostática del certificado de nacimiento, Ley Núm. 191
de 22 de diciembre de 2009 se requerirá una fotocopia del
certificado y el original se presentara para los únicos fines de
certificar que la copia retenida es fiel y exacta al contenido
de la original el certificado de nacimiento original se
devolverá a la persona interesada de forma inmediata
(3)
Formulario de Verificación de Elegibilidad para Empleo
(Forma I-9, Ley Federal de Reforma y Control de inmigración
de 6 de noviembre de 1986- Ley Pública Núm. 99-603)
(4)
Certificado de antecedentes penales expedido por la PolicÃa
de Puerto Rico
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(5)
Certificación de radicación de Planillas de Contribución sobre
Ingresos expedida por el Departamento de Hacienda
(6)
Certificación de que la persona alimentante está al dÃa en el
pago pensión alimenticia, O satisface un plan de pagos a tal
efecto, expedida por la Administración para el Sustento de
Menores, según aplique
(7)
Notificación de nombramiento y juramento
(8)
Informes de cambios en cuanto a status, sueldo,
clasificación, etc.
(9)
Evaluaciones sobre el trabajo del empleado
(10)
Documentos que reflejen la concesión de aumentos de
sueldos O cualquier otro aspecto relacionado con la
retribución
(11)
Cartas de reconocimiento por altas ejecutorias, excelencia
en el servicio, o mejoras administrativas
(12)
Documentos que reflejen acciones disciplinarias que sean
finales y firmes, asà como resoluciones de la Comisión
Apelativa al respecto
(13)
Certificaciones de servicios prestados al Gobierno
(14)
Cartas de enmiendas a documentos que formen parte del
expediente
(15)
Comunicaciones sobre ascensos, traslados y descensos
(16)
Récord de adiestramientos (puede ser copia)
(17)
Documentos de licencia (puede ser copia)
(18)
Documentación relacionada con la participación de
empleados en el Sistema de Retiro de los Empleados del
Gobierno y la Judicatura
(19)
Documentos sobre becas O licencias para estudios, con o sin
sueldo, tales como contratos, evidencia de estudios, y
solicitudes y autorizaciones de pagos de matrÃcula (puede
ser copia)
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(20) Autorizaciones de descuento de sueldo para cuotas de
asociaciones, obligaciones contraÃdas con el Sistema de
Retiro, la Asociación de Empleados, u otras autorizadas por
ley (puede ser copia).
(21) Acuse de recibo de todas y cada una de las siguientes
polÃticas:
a) Ley de Ética Gubernamental y sus
enmiendas
b) Reglamento de Ética Gubernamental
c) Reglamentación del Programa de Pruebas
para la Detección de Sustancias Controladas
d) Deberes de los Servidores Públicos
e) Declaración de PolÃtica Pública para
Garantizar la Igualdad de Oportunidades de
Empleo por Género
f) Declaración de PolÃtica Publica para
Garantizar la Igualdad de Oportunidades de
Empleo para Jóvenes y Evitar Discrimen por
Razón de Edad
g) PolÃtica General sobre la Administración,
Manejo y Seguridad de Sistemas de
Información Computadorizada, Internet y
MensajerÃa Electrónica
h) Normas Internas sobre Jornada de Trabajo y
Asistencia
i) Normas de Conducta y Procedimiento sobre
Medidas Correctivas y Acciones
Disciplinarias
j) PolÃtica contra el Hostigamiento Sexual en el
Empleo
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k) Procedimiento para Decretar CesantÃas
I) PolÃtica de la Agencia para Mantener el
Lugar de Trabajo Libre del uso, Posesión,
Venta, Distribución, Manufactura p
Procesamiento de Sustancias Contraladas
en Forma llegal
m) PolÃtica sobre la Participación de Funcionario
O Empleados en otros Trabajos u otras
Actividades
n) Otras que el (la) Secretario(a) disponga o
que se aprueben para el servicio público.
b) Expediente médico será confidencial y separado, a tenor con
disposiciones de la Ley Federal para Americanos con Impedimentos
(ADA). En este expediente se archivará y conservará, entre otros, el
original de los siguientes documentos:
1)
Formulario de Examen médico
2)
Solicitud de Acomodo Razonable
3)
Certificados médicos
4)
Documentos de accidentes ocupacionales
5)
Documentos y otras certificaciones de naturaleza médico.
c)
Expediente de Retiro a todo empleado a quien se le extienda un
nombramiento en el servicio de carrera O en el servicio de confianza,
se le abrirá un expediente de retiro que se identificará con el nombre
completo del empleado. En este expediente se archivará y conservará
copia de todos aquellos documentos que reflejen el historial y
acciones de personal del empleado, tales como:
(1)
Documentación relacionada con la participación del
empleado en el Sistema de Retiro de los Empleados del
Gobierno y la Judicatura
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(2)
Historial personal
(3)
Copia fotostática del certificado de nacimiento
(4)
Notificación de nombramiento y juramento
(5)
Informes de cambio
(6)
Cartas de notificación de ascensos, traslados y descensos.
Este expediente se enviará a la Administración de Retiro cada vez que se tramite alguna
solicitud de servicio y al finalizar será devuelto nuevamente a la Corporación, excepto
cuando se tramite la jubilación, en que Retiro conservará el mismo.
3. Examen de los Expedientes
a)
El custodio de los expedientes de los empleados será el (la)
Director(a) de Recursos Humanos de la CAM.
b)
Los expedientes individuales de los empleados tendrán carácter
confidencial y podrán ser examinados únicamente para fines
oficiales O cuando lo autorice por escrito el propio empleado para
otros fines. Los custodios de los expedientes serán responsables
por la confidencialidad y el uso o divulgación en forma escrita u
oral de la información contenida en los expedientes.
c)
Todo empleado tendrá derecho a examinar su expediente en
compañÃa del custodio de los expedientes. El empleado deberá
radicar su solicitud escrita para examinar el expediente con por lo
menos tres (3) dÃas de antelación. En el caso de que el empleado
esté incapacitado por razón de enfermedad fÃsica que le impida
asistir personalmente examinar el expediente podrá delegar por
escrito en un representante. En el caso de que el impedimento
sea incapacidad mental, el expediente podrá ser examinado por
la persona que sea designada tutor por el Tribunal
correspondiente.
d)
Los empleados podrán obtener copia de los documentos
contenidos en sus expedientes mediante el pago del costo de
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reproducción, más cualesquiera derechos que por ley se
exigieren. Las solicitudes de copia se harán por escrito con no
menos de cinco (5) dÃas de antelación. En el plazo indicado, se
entregará copia del documento solicitado.
e)
Los custodios de los expedientes podrán delegar en subalternos
la representación oficial a los fines del examen del expediente.
4. Conservación y disposición de los expedientes Se conservará y mantendrá
archivados, firmemente adheridos, todos los documentos pertenecientes al
expediente individual de empleados activos e inactivos.
La disposición de los expedientes de los empleados se hará conforme a las
siguientes normas:
a)
En el caso de todo empleado que se separe del servicio por cualquier
causa, se retendrá y conservará el expediente personal inactivo por un
perÃodo de cinco (5) años. La disposición final se hará conforme a las
normas del Reglamento para la Administración del Programa de
Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva.
b)
En el caso de que un empleado que se haya separado del servicio se
reintegre a un puesto en la Corporación antes del perÃodo de cinco (5)
años, ésta reactivará el expediente e incorporará los documentos
subsiguientes que correspondan a la reanudación y continuación de
sus servicios. Si otra agencia solicita el expediente del empleado por
razón de que éste se haya reintegrado al servicio, se le remitirá a dicha
agencia el expediente del empleado en un perÃodo no mayor de treinta
(30) dÃas siguientes a la fecha de la solicitud, a fin de que todo el
historial del empleado en el servicio público se conserve en un solo
expediente.
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c)
Si el empleado separado solicitara una pensión de un sistema de
retiro del Gobierno de Puerto Rico, tal sistema podrá solicitar el
expediente del ex-empleado y la Corporación lo remitirá al Sistema.
En adelante, el Sistema de Retiro conservará el expediente.
d)
En todo caso en que ocurra la muerte de un empleado activo que no
sea participante del Sistema de Retiro de los Empleados del
Gobierno y la Judicatura de Puerto Rico, la CAM conservará el
expediente y dispondrá de él de acuerdo a las normas del
Reglamento para la Administración del Programa de Conservación y
Disposición de Documentos de la Rama Ejecutiva. En caso de que el
empleado sea un participante de dicho Sistema de Retiro, se enviará
el expediente al sistema de retiro, junto con el Informe de Cambio
notificando el fallecimiento.
e)
Siempre que se transfiera un expediente de un empleado o de un exempleado de la Corporación a otra agencia, la Corporación
mantendrá copia de todos los documentos incluidos en el expediente.
f)
Luego de que un expediente se mantenga inactivo cinco (5) años en
la Corporación, se preparará una tarjeta acumulativa de los servicios
prestados por el empleado incluyendo todas las acciones de
personal, indicando la fecha en que éstas se llevaron a cabo y los
salarios devengados. La información incluida en la tarjeta
acumulativa constituirá un resumen completo del historial del
empleado. El custodio de los expedientes certificará la veracidad de
la información y se procederá con el expediente de conformidad con
el Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
g)
Los formularios y cartas que formen parte del expediente se
conservarán por el tiempo que se conserve el expediente.
h)
Los documentos correspondientes a la acumulación y uso de
licencias se conservarán por un perÃodo máximo de cinco (5) años, al
cabo de los cuales se retirarán para disposición. No obstante, podrá
destruirse todo récord de asistencia inmediatamente después de
haber sido intervenido por la Oficina del Contralor.
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i)
Los documentos referentes a deudas al erario u obligaciones de los
empleados se retendrán en los expedientes hasta tanto se haya
saldado la deuda, o aprobado los cursos en el caso de becas, licencias
o pagos de matrÃcula.
j)
Se mantendrá un registro en el expediente del empleado de los
documentos que hayan sido dispuestos al completar el tiempo de
conservación.
5 Otros documentos relativos a la administración de personal se conservarán de
acuerdo a las siguientes disposiciones:
a) Los documentos referentes a la clasificación de los puestos se
conservarán mientras exista el puesto, independientemente de su
evolución. Luego de que se elimine el puesto se mantendrá inactivo
por un (1) año y se procederá a su disposición de acuerdo al
Reglamento del Programa de Conservación y Disposición de
Documentos Públicos en la Rama Ejecutiva.
b) Las certificaciones de elegibles se mantendrán activas por un (1)
año a partir de la fecha de expedición. Luego se conservarán
inactivas por otro año y se dispondrá de ellas de acuerdo al
Reglamento para la Conservación y Disposición de Documentos
Públicos en la Rama Ejecutiva.
c) Los registros de elegibles se conservarán inactivos por un (1) año
a partir de la fecha de cancelación o vencimiento y se dispondrá de
ellos de acuerdo a las disposiciones del Reglamento para la
Conservación y Disposición de Documentos en la Rama Ejecutiva.
d) Las solicitudes de examen de personas que resulten inelegibles en
los exámenes se conservarán por seis (6) meses. Las solicitudes
de examen de las personas que resulten elegibles se conservarán
por el tiempo que dure la vigencia del registro. Se dispondrá de
ambas de conformidad a las disposiciones del Reglamento para la
Conservación y Disposición de Documentos Públicos en la Rama
Ejecutiva.
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