Definiciones

Las palabras y frases usadas en este Reglamento se interpretarán según el contexto en que sean usadas y tendrán el significado aceptado por el uso común y corriente. En los casos aplicables, las palabras utilizadas en tiempo presente incluyen también el futuro; las usadas en el género masculino incluyen el femenino; el singular incluye el plural y el plural incluye el singular. La conjunción "y" no se entenderá como excluyente. Los siguientes términos usados en este Reglamento tendrán el significado que a continuación se expresa: 1. "Adjudicación" Acto de evaluar las ofertas recibidas en contestación a una invitación a subasta formal, informal o solicitud de cotización, para una compra en mercado abierto, a fin de otorgar la buena pro al postor que mejor cumpla con los criterios de las especificaciones, las condiciones y los términos, en el orden decreciente en que éstos se enumeren, y cuyo precio se considere más bajo. 2. "Arrendamiento"- El financiamiento del uso y disfrute de un bien a cambio del pago de cuotas periódicas acordado mediante un contrato con un término definido, que puede ser con opción a compra o solamente para uso y disfrute del bien. 3. "Bien Mueble" Aquella propiedad de relativa permanencia, susceptible de moverse por sí o por otra fuerza o persona, con una vida útil mayor de un (1) año, que se puede usar repetidamente sin cambiar de naturaleza o sufrir algún deterioro, cuyo valor regularmente es mayor de cien dólares ($100). Incluye el equipo y mobiliario. 4. "Comité Técnico" Grupo de personas o firma(s) seleccionados por el Contralor Electoral para asesorar a la Junta de Subastas en una materia especializada 0 técnica, para la compra o el arrendamiento de bienes o contratación servicios personales no profesionales especializados o de naturaleza poco común. 5. "Compra" Forma de adquisición mediante la cual una parte, el vendedor, se obliga a entregar unos bienes determinados y la otra parte, el comprador, se obliga a pagar por ellos un precio en dinero o valores de intercambio que lo represente. 6. "Compra en Mercado Abierto" Procedimiento para compra de bienes y servicios no profesionales requeridos por alguna de las instancias contempladas en la sección 3.6 de este Reglamento. El cual estará exento de adquirirse mediante la rigurosidad de subasta formal e informal. MAr 2 7. "Compra Negociada" Procedimiento de excepción para la adquisición de bienes 0 servicios personales sofisticados, especializados o complejos o cuando en una subasta formal los precios cotizados resulten irrazonablemente altos o los términos y las ofertas sean onerosos para la Oficina del Contralor Electoral. 8. "Compra por cotización escrita" Compra mediante subasta informal en que las ofertas recibidas tienen que ser por escrito y su importe total estimado es menor de setenta y cinco mil dólares ($75,000). En la mayoría de los casos requiere la solicitud de cotizaciones a un mínimo de tres (3) proveedores. 9. "Contralor Electoral" El Oficial Ejecutivo y la Autoridad Nominadora de la Oficina del Contralor Electoral. 10. "Contrato" Pacto o convenio escrito entre partes para adquirir bienes y servicios. 11. "Convocatoria" Anuncio o escrito por medio del cual se cita o invita a varias personas o empresas para que concurran a lugar o acto determinado. 12. "Delegado de Compras" Empleado designado por el Contralor Electoral para comprar 0 contratar o arrendar, materiales, impresos, servicios no profesionales y equipo necesario para las funciones de la Oficina. 13. "Emergencia" Toda situación que ocasione necesidades inesperadas, imprevistas, urgentes e inaplazables en la Oficina del Contralor Electoral y que requiera acción inmediata de parte del Contralor Electoral o Contralor Electorales Auxiliares por estar en peligro la vida, la salud o la seguridad de sus empleados; por estar en peligro de suspenderse o afectarse el servicio público o dañarse o perderse la propiedad de la Oficina; por estar a punto de vencer la vigencia de los fondos, y toda oportunidad de adquirir los bienes, obras y servicios deseados se pueda perder, y que cualquiera de estas situaciones afecte adversamente los mejores intereses de la Oficina del Contralor Electoral. 14. "Especificaciones" Conjunto de las características primordiales propias de los bienes o servicios señaladas como referencia para cada partida de una subasta formal, subasta informal, o compra en mercado abierto, así como las características físicas, funcionales, estéticas y de calidad con que se describe el tipo de bienes que se requiere, así como el conjunto de estipulaciones sobre el método de instalación, ensamblaje 0 acoplamiento. 15. "Excedente" Bienes, equipo 0 material obsoleto, inservible, sobrante o desechable, que no es de utilidad para la Oficina del Contralor Electoral, de los cuales se dispondrá finalmente. 3 MAr 16. "Excesivo" Costo propuesto que excede el precio normalmente cotizado en el mercado en el momento de una compra o cuando exista un producto sustituto más económico que pueda servir para el mismo fin, con igual resultado 0 efectividad. 17. "Fianza de Ejecución" Valor o cantidad de dinero depositado para asegurar el cumplimiento de una obligación contraída mediante contrato. 18. "Fianza de Licitación" Garantía que se requiere a todos los licitadores para asegurar el cumplimiento de sus ofertas y que les será devuelta, una vez se adjudique la subasta. 19. "Fianza de Garantía" Valor o cantidad de dinero que se requiere al licitador que impugne la reconsideración de adjudicación de una subasta. Consistirá de un diez por ciento (10%) del total ofrecido en la subasta por el licitador que impugna. 20. "Fraccionamiento" Acción y efecto de dividir una solicitud o grupo de solicitudes sobre un mismo bien o servicio para emitir más de una orden a uno o varios suplidores para un mismo destino, que resulta en evasión de las disposiciones de algunos de los procedimientos de compra. 21. "Invitación" Documento o conjunto de documentos que incluyen las instrucciones de cómo presentar una licitación u oferta para una subasta. 22. "Junta" Junta de Subastas de la Oficina del Contralor Electoral. 23. "Ley" Ley 222-2011, según enmendada, mejor conocida como la "Ley para la Fiscalización del Financiamiento de las Campañas Políticas". 24. "Licitador" -Persona natural o jurídica que en una subasta ofrece cotizaciones por un bien o servicio personal, no profesional. 25. "Licitación" Oferta de precios y condiciones por un bien, grupo de bienes o servicio personal no profesional, presentada por un licitador en respuesta a una invitación a subasta formal o informal. 26. "Materiales" Conjunto de suministros, herramientas menores, piezas y objetos necesarios para el desempeño de un servicio o para la realización de una obra, que al usarse pueden cambiar de naturaleza 0 consumirse. Normalmente su utilidad no excede un período contable. 27. "Negociación" Acción 0 actividades en que dos (2) 0 más partes tratan de ponerse de acuerdo defendiendo cada uno sus intereses para llegar a un acuerdo. 28. "Oficina" Oficina del Contralor Electoral. 4 MAr 29. "Orden de Compra" Documento oficial que se emite, dirigido a un suplidor, para adquirir bienes o servicios personales, no profesionales. 30. "Parentesco" Pariente cercano incluido dentro del cuarto grado de consanguinidad o del segundo grado de afinidad. 31. "Partidas" Grupo de bienes iguales o de naturaleza similar o servicios personales no profesionales para los cuales se solicitan precios en una subasta formal, informal o cotización para la compra en mercado abierto. Estas agrupaciones también se denominan renglones. 32. "Receptor" Empleado o Funcionario de Oficina, designado por el Contralor Electoral, para recibir bienes, obras o servicios, cuya adquisición ha sido debidamente autorizada, en representación de la Oficina. 33. "Registro" Suplidores o empresas comerciales clasificados de acuerdo con el producto que ofrecen o licitan para la Oficina del Contralor Electoral y que han cumplido con los requisitos para su aceptación en el mismo. 34. "Reglamento" Reglamento de Compras y Subastas de Bienes y Servicios no Profesionales de la Oficina del Contralor Electoral. 35. "Requisición" Acción de solicitar la compra de equipo, materiales o bienes no profesionales de la Oficina del Contralor Electoral. 36. "Servicios" Trabajo o servicio especial que realiza una persona(s) por una retribución, compensación o pago. Incluye aquella labor ofrecida por personas naturales o jurídicas con conocimientos o habilidades especializadas, como es el caso de técnicos, a quienes se les requiere poseer un título o licencia que lo acredite. También incluye los servicios no profesionales de personas no diestras, pero autorizadas para ejecutar una función como es el caso de fumigadores, guardianes y otros a quienes se les puede requerir también una licencia. 37. "Subasta" Procedimiento mediante el cual se solicitan ofertas para la compra o arrendamiento de bienes o servicios personales no profesionales que se adjudica al postor cuya proposición resulte más ventajosa de acuerdo con las condiciones prefijadas. 38. "Subasta Formal" Procedimiento mediante el cual se solicitan ofertas para compras que se estiman en exceso de setenta y cinco mil dólares ($75,000), cuya adjudicación a determinado postor efectúa la Junta de Subastas de la Oficina del Contralor Electoral. 5 MAr 39. "Subasta Informal"- Procedimiento de compra menos rígido que la subasta formal, que aplica a compras de bienes y servicios personales, cuyo costo estimado es menor a setenta y cinco mil dólares ($75,000), cuya adjudicación efectúa el área de compras. 40. "Suplidor" Persona, natural o jurídica, que pretende ofrecer o que de hecho ofrece bienes o servicios no profesionales a la Oficina del Contralor Electoral. TÍTULO II PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS NO PROFESIONALES