Disposiciones generales

1. Todo empleado o funcionario autorizado de la Oficina antes de emitir una orden de compra obligará los fondos correspondientes. 2. No se adquirirán artículos, materiales, equipos o servicios no profesionales, ni se realizarán obras, sin que medie la correspondiente orden de compra o sin que se haya formalizado el contrato pertinente. 3. Cuando resulte mas conveniente y económico para la Oficina se podrán formalizar contratos anuales, contra los cuales se irán efectuando las compras a medida que surja la necesidad. 4. Las solicitudes de compra cuyo importe total estimado excedan de setenta y cinco mil dólares ($75,000) se referirán a la Junta de Subastas, con las especificaciones requeridas, para que se lleven a cabo las subastas formales correspondientes. 5. No se efectuará transacción alguna en la cual haya fraccionamiento de la compra con el propósito de lograr que la misma se efectúe bajo normas distintas o en un nivel diferente al que le corresponda, conforme a su importe. Las necesidades se agrupan al efectuar las compras, en tal forma que las transacciones puedan efectuarse en la forma 7 MAV más económica y conveniente al interés publico, en armonía con este Reglamento. 6. Los funcionarios en quienes se delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros y suplentes de la Junta de Subastas, no pueden aceptar atenciones especiales, regalías, prestar dinero a, o tomar dinero de, firmas comerciales o individuo alguno que provea servicios o suministros a la Oficina. 7. Los funcionarios o empleados en quienes se delegue la función o la supervisión de la actividad de compras, incluidos los miembros y suplentes de la Junta de Subastas, deben rechazar cualquier conducta impropia de los proveedores y contratistas contraria al a este Reglamento, incluidos los ofrecimientos de gratificaciones, los privilegios, las regalías O los favores, y tienen la obligación de informar prontamente al Contralor Electoral sobre cualquier situación que ocurra al respecto. 8. Cualquier proceso de compra, incluidos los formularios relacionados con los mismos, se puede llevar a cabo por medios electrónicos siempre y cuando no exista impedimento legal alguno y se tomen las medidas de seguridad que sean necesarias. 9. Las solicitudes de compra deben incluir especificaciones que permitan establecer competencia entre varios suplidores y marcas. Se señala, además, el propósito y el uso especifico de los artículos, materiales, equipos, obras o servicios no profesionales solicitados y cualquier otra característica especial que requiera una evaluación basada en criterios específicos. Dichas solicitudes se radican con suficiente antelación, de manera que no exista conflicto con el tiempo razonable requerido para la notificación, publicación, estudio, adjudicación y entrega de los artículos, materiales o equipos, la realización de obras 0 la prestación de servicios no profesionales. 10. En aquellas situaciones en que no se puedan someter con la solicitud de compra especificaciones que permitan amplia competencia, se acompaña la solicitud de compra con una justificación señalando las razones que hacen indispensable que la compra se efectúe de determinada marca o con determinada característica en especial, de manera que si el planteamiento así lo justifica, se pueda efectuar la compra como única fuente de abasto. 11. Para la preparación de las especificaciones de las compras por Subastas Formales se puede solicitar el asesoramiento de las unidades de apoyo de la Oficina. También se pueden contratar los servicios profesionales que sean necesarios. En estos casos se debe obtener la aprobación del Contralor Electoral. 12. Las requisiciones de compra de artículos, equipos, materiales, servicios no profesionales o la realización de obras son aprobadas por el Director de la división que las origina o por los representantes autorizados por el Contralor Electoral. La Oficina de Administración, Finanzas y Presupuesto las tramita para la autorización del Contralor Electoral 0 su representante autorizado, de ser necesario. Las requisiciones de compra MAV 8 se pueden procesar y aprobar por medios electrónicos. En tal caso se deben tomar las medidas que sean necesarias para garantizar la seguridad del medio electrónico a utilizarse. 13. Todo funcionario de la Oficina del Contralor Electoral autorizado a solicitar o aprobar la adquisición de equipo, materiales, servicios no profesionales y la realización de obras, se guía por criterios de necesidad, utilidad y austeridad. 14. Solamente se aprueba la adquisición de artículos, equipos, materiales o servicios no profesionales y se autoriza la realización de obras, que sean estrictamente necesarias para las actividades para las cuales han de adquirirse. TÍTULO III TIPOS DE COMPRA